Startseite › Ratgeber › Instandsetzung oder Modernisierung: die Abgrenzung im WEG

Instandsetzung oder Modernisierung: die Abgrenzung im WEG

Instandsetzung liegt vor, wenn eine Maßnahme den bisherigen, ordnungsgemäßen Zustand des Gemeinschafts- oder Sondereigentums wiederherstellt, weil ein Schaden oder Mangel eingetreten ist. Modernisierung geht darüber hinaus: Sie verbessert Substanz oder Nutzungswert über den ursprünglichen Zustand hinaus, etwa durch neue Technik oder einen höheren Ausstattungsstandard. Die Abgrenzung ist keine akademische Frage. Sie entscheidet in der Wohnungseigentümergemeinschaft über Mehrheit und Kostenverteilung nach § 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG beziehungsweise § 20 WEG, und bei vermieteten Einheiten zusätzlich darüber, ob Aufwendungen steuerlich sofort als Werbungskosten abziehbar sind oder nur über die Abschreibung nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 in Verbindung mit § 7 EStG berücksichtigt werden.

Erhaltung und bauliche Veränderung im WEG-Recht

Erhaltung nach § 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG umfasst Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums, also die Wiederherstellung eines ordnungsgemäßen Zustands. Bauliche Veränderung nach § 20 Abs. 1 WEG ist jede Maßnahme, die über die Erhaltung hinausgeht, von Umbauten bis zu Modernisierungen. Der reine Ersatz eines defekten Bauteils durch ein gleichwertiges neues Bauteil bleibt Erhaltung, selbst wenn das neue Modell technisch moderner ist, weil das alte nicht mehr erhältlich ist. Wird beim Austausch der Standard bewusst angehoben, etwa bei einer Dämmung mit deutlich höherer Wirkung als bisher, verschiebt sich die Einordnung in Richtung bauliche Veränderung.

Ein Grenzfall ist die sogenannte modernisierende Erhaltung. Nach früherem Recht war die modernisierende Instandsetzung in § 22 Abs. 3 WEG a. F. eigenständig geregelt und konnte mit einfacher Mehrheit beschlossen werden. Mit dem WEMoG wollte der Gesetzgeber diese Fälle der baulichen Veränderung zuordnen; in der Literatur wird dagegen vertreten, die modernisierende Erhaltung weiterhin als Unterfall des § 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG zu behandeln, wenn sich die Maßnahme im Rahmen bewährter Technik hält und wirtschaftlich vernünftig erscheint. Für eine Zuordnung zur baulichen Veränderung nach § 21 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 WEG wird zusätzlich verlangt, dass sich der Modernisierungsanteil der Kosten innerhalb von etwa zehn bis fünfzehn Jahren amortisiert, wobei die ohnehin anfallenden Instandsetzungskosten außen vor bleiben. Diese Frage ist in Rechtsprechung und Literatur nicht einheitlich geklärt.

Kriterien zur Abgrenzung in der Praxis

Für die Einordnung im Einzelfall haben sich in der Praxis mehrere Anhaltspunkte bewährt, die allerdings nur eine Orientierung geben und keine automatische Zuordnung ersetzen.

✓Auslöser: ein eingetretener Schaden oder Mangel spricht für Instandsetzung, ein reiner Verbesserungswunsch ohne Schadensbild spricht für Modernisierung
✓Ergebnis: gleichwertiger Ersatz des Bestehenden ist Erhaltung, ein deutlich höherer Standard ist Modernisierung
✓Technik: der Verbleib im Rahmen bewährter Technik spricht für Erhaltung, eine über den bisherigen Zustand hinausgehende technische Umstellung für Veränderung
✓Umfang: die Einzelmaßnahme ist eher Erhaltung, ein Bündel bautechnisch zusammenhängender Maßnahmen mit erheblicher Komfortsteigerung eher Modernisierung

Warum die Einordnung für Beschlüsse und Kosten entscheidend ist

Erhaltungsmaßnahmen werden mit einfacher Mehrheit beschlossen, die Kosten tragen die Eigentümer nach dem in der Gemeinschaftsordnung vorgesehenen Schlüssel, mangels abweichender Regelung nach Miteigentumsanteilen gemäß § 16 Abs. 2 WEG. Bauliche Veränderungen benötigen nach § 20 Abs. 1 WEG ebenfalls grundsätzlich nur einen Mehrheitsbeschluss zur Durchführung, doch die Kostenfolge unterscheidet sich: Wer der Maßnahme nicht zugestimmt hat, muss die Kosten nach § 21 WEG grundsätzlich nicht tragen, es sei denn, die Maßnahme wird mit qualifizierter Mehrheit beschlossen oder amortisiert sich in angemessener Zeit. Wird eine Maßnahme in der Beschlussvorlage fälschlich als Erhaltung bezeichnet, obwohl sie tatsächlich eine bauliche Veränderung ist, kann der Beschluss deshalb anfechtbar sein.

Der optische Gesamteindruck als Grenze

Nach der Rechtsprechung muss der einzelne Wohnungseigentümer bauliche Veränderungen, die den optischen Gesamteindruck der Anlage verändern, im Grundsatz nicht hinnehmen, selbst wenn die Mehrheit der Eigentümer sie wünscht (BGH, Urteil vom 18.11.2016, Az. V ZR 49/16). Diese Entscheidung erging noch zum alten Recht, als bauliche Veränderungen weitgehend Einstimmigkeit voraussetzten. Der Gesetzgeber hat die Mehrheitserfordernisse seither gelockert, um Modernisierungen nicht an der Zustimmung eines Einzelnen scheitern zu lassen. Der Grundgedanke bleibt jedoch relevant: Je stärker eine Maßnahme das äußere Erscheinungsbild verändert, desto eher spricht das für eine bauliche Veränderung und desto genauer sollte die Gemeinschaft die Beschlussgrundlage und die Kostenfolge prüfen.

Steuerliche Abgrenzung bei vermieteten Einheiten

Für private Vermieter kommt eine zweite, von der WEG-rechtlichen Einordnung unabhängige Abgrenzung hinzu: die steuerliche Unterscheidung zwischen Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten. Aufwendungen sind als Werbungskosten sofort abziehbar (§ 9 Abs. 1 Satz 1 EStG), es sei denn, es handelt sich um Anschaffungs- oder Herstellungskosten; dann werden sie nur im Rahmen der Abschreibung berücksichtigt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 in Verbindung mit § 7 EStG). Ob Herstellungskosten vorliegen, bestimmt sich nach § 255 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 1 HGB; danach zählen dazu auch Aufwendungen für eine über den ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung (BFH, Urteil vom 09.05.2017, Az. IX R 6/16). Eine wesentliche Verbesserung wird angenommen, wenn durch ein Bündel bautechnisch zusammenhängender Maßnahmen der Wohnkomfort erheblich gesteigert wird, etwa wenn Heizung, Sanitär, Elektro und Fenster in einem Zug auf einen deutlich höheren Standard gebracht werden.

Für die Praxis gibt es eine Erleichterung: Beträgt die Rechnung für eine einzelne Baumaßnahme nach Fertigstellung des Gebäudes nicht mehr als 4.000 EUR netto, kann der Aufwand stets als Erhaltungsaufwand sofort abgezogen werden; dies gilt nicht für Aufwendungen zur endgültigen Fertigstellung eines neu errichteten Gebäudes. Größerer Erhaltungsaufwand kann bei Wohngebäuden im Privatvermögen auf Antrag gleichmäßig auf mehrere Jahre verteilt werden (§ 82b EStDV), was die steuerliche Belastung in einem einzelnen Jahr abmildert. Für Eigentümergemeinschaften bedeutet das: Sammelrechnungen für mehrere Einzelmaßnahmen sollten möglichst getrennt ausgewiesen werden, damit die steuerliche Einordnung je Maßnahme für die einzelnen Eigentümer nachvollziehbar bleibt.

Praktische Hinweise für Eigentümer und Beirat

Da die Abgrenzung sowohl WEG-rechtlich als auch steuerlich einzelfallabhängig und teilweise umstritten ist, empfiehlt sich eine sorgfältige Dokumentation. In Einladung und Protokoll sollte erkennbar sein, ob eine Maßnahme dem bestehenden Zustand entspricht oder darüber hinausgeht, welchen Standard sie herstellt und ob ein Schaden oder Mangel Anlass war. Rechnungen sollten Material- und Leistungspositionen so aufschlüsseln, dass sich Erhaltungs- und Verbesserungsanteile trennen lassen, insbesondere bei energetischen Maßnahmen, die häufig beide Elemente enthalten. Bei Zweifeln an der steuerlichen Einordnung ist eine Rücksprache mit dem eigenen Steuerberater sinnvoll, da die Verwaltung die individuelle steuerliche Situation der einzelnen Eigentümer nicht beurteilen kann.

In der laufenden Verwaltung dokumentieren wir Maßnahmen und Rechnungen über die Verwaltungssoftware impower und stellen Belege den Eigentümern über das Eigentümerportal casavi zur Einsicht bereit, damit die Zuordnung zu Erhaltung oder baulicher Veränderung im Beschluss und in der Jahresabrechnung, die wir bis Ende Mai des Folgejahres erstellen, nachvollziehbar bleibt. Ein fester Objektbetreuer begleitet die Maßnahme von der Beschlussvorlage bis zur Abrechnung.

Häufige Fragen

Wer entscheidet, ob eine Maßnahme Instandsetzung oder Modernisierung ist?

Zunächst die Eigentümerversammlung durch ihren Beschluss, wobei sich die Einordnung nach den objektiven Merkmalen der Maßnahme richtet, nicht nach der Bezeichnung im Beschlusstext. Bei Streit über die richtige Einordnung entscheidet im Zweifel das Gericht im Rahmen einer Beschlussanfechtung.

Braucht eine Modernisierung eine höhere Mehrheit als eine Instandsetzung?

Für die Durchführung genügt nach § 20 Abs. 1 WEG in beiden Fällen grundsätzlich die einfache Mehrheit. Unterschiede ergeben sich vor allem bei der Kostentragung nach § 21 WEG, nicht bei der Beschlussmehrheit selbst.

Was bedeutet die 4.000-Euro-Grenze für vermietete Wohnungen?

Liegt der Rechnungsbetrag einer einzelnen Baumaßnahme nach Fertigstellung des Gebäudes ohne Umsatzsteuer bei bis zu 4.000 EUR, kann sie stets als Erhaltungsaufwand sofort steuerlich abgesetzt werden, ohne dass es einer sonst erforderlichen Einzelprüfung bedarf.

Kann eine Maßnahme gleichzeitig Instandsetzung und Modernisierung sein?

Ja, das ist der praktisch häufigste Fall, etwa beim Austausch einer defekten Heizung gegen ein effizienteres Modell. Regelmäßig wird dann zwischen dem Anteil, der der bloßen Wiederherstellung dient, und dem Anteil, der über den bisherigen Zustand hinausgeht, unterschieden, sowohl WEG-rechtlich als auch steuerlich.

Wirkt sich die Einordnung auf die Betriebskostenabrechnung aus?

Instandsetzungskosten sind von der Betriebskostenabrechnung ausgeschlossen und werden gesondert getragen, während nur Wartungs- und Betriebskosten umlagefähig sind. Eine Vermischung beider Kostenarten in Handwerkerrechnungen sollte vermieden werden, weil sie die Abrechnung im Einzelfall streitanfällig macht.

Herangezogene Entscheidungen

BFH, Urteil vom 09.05.2017, Az. IX R 6/16 (veröffentlicht am 04.10.2017)
OLG Düsseldorf, Urteil vom 06.06.2002, Az. 10 U 12/01
BGH, Urteil vom 18.11.2016, Az. V ZR 49/16