Ein Haus, ein Eigentümer, ein Ansprechpartner
Die Mietshausverwaltung — juristisch die Miet- oder Fremdverwaltung — betreut ein Mehrfamilienhaus, das einem einzelnen Eigentümer, einer Familie oder einer Gesellschaft gehört. Anders als bei der WEG-Verwaltung gibt es keine Eigentümergemeinschaft, keine Beschlüsse und keine gesetzlich vorgegebene Versammlung. Grundlage ist allein der Verwaltervertrag zwischen Ihnen und uns, ein entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag nach den §§ 675 und 611 BGB. Was darin steht, entscheiden Sie.
Sie bleiben dabei Vermieter, Bauherr und Träger der Verkehrssicherungspflicht; wir handeln in Ihrem Namen im Rahmen der Vollmacht, die Sie uns erteilen. Deshalb legen wir vorab offen, was wir übernehmen, was in Ihrer Hand bleibt und wofür wir Ihre Freigabe brauchen.
Der Leistungsumfang im Einzelnen
Mietinkasso und Überwachung der Zahlungseingänge, Mahnwesen bei Rückständen, Führung der Objektbuchhaltung, Zahlung der laufenden Kosten aus dem Objektkonto, monatliche oder quartalsweise Eigentümerabrechnung und die jährliche Betriebskostenabrechnung für jede Einheit.
Verwaltung der Mietverträge und Nachträge, Kautionsverwaltung auf getrenntem Konto nach § 551 BGB, Wohnungsübergaben und -abnahmen mit Protokoll, Wohnungsgeberbestätigung nach § 19 BMG, Bearbeitung von Mängelanzeigen und Mietminderungen.
Prüfung und Umsetzung von Erhöhungen bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete nach § 558 BGB — mit Jahressperrfrist, Kappungsgrenze und Begründung über den Berliner Mietspiegel — sowie Modernisierungsumlagen nach § 559 BGB und die Anpassung von Index- und Staffelmieten.
Regelmäßige Objektbegehungen, Aufnahme und Priorisierung von Mängeln, Einholen und Vergleichen von Handwerkerangeboten, Beauftragung und Abnahme der Arbeiten, sachliche und rechnerische Rechnungsprüfung.
Überwachung der wiederkehrenden Prüfungen: Heizungswartung und Schornsteinfeger, Trinkwasseruntersuchung auf Legionellen nach TrinkwV, Aufzugsprüfung nach BetrSichV, Rauchwarnmelder, Prüfung ortsfester elektrischer Anlagen, Winterdienst und Baumkontrolle im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht.
Verwaltung der Versorgungs-, Wartungs- und Dienstleistungsverträge, Meldung und Abwicklung von Versicherungsschäden gegenüber der Gebäude- und Haftpflichtversicherung, Umsetzung der CO₂-Kostenaufteilung zwischen Vermieter und Mieter nach dem Stufenmodell.
Wie eine Übernahme abläuft
Ein Verwalterwechsel ist Routine, wenn er sauber vorbereitet wird. Der Stichtag ist in aller Regel ein Monatserster; wann er möglich ist, ergibt sich aus der Kündigungsfrist Ihres bestehenden Verwaltervertrags.
- Bestandsaufnahme und Angebot. Wir sehen uns Objekt, Einheitenzahl, Nutzungsarten und Zustand an und nennen Ihnen einen festen Preis — bevor irgendetwas unterschrieben wird.
- Verwaltervertrag. Darin stehen Leistungsumfang, Honorar, Laufzeit, Kündigungsfristen und der Umfang der Vollmacht: bis zu welchem Betrag wir Reparaturen ohne Rückfrage beauftragen dürfen und ab wann wir Ihre Freigabe einholen.
- Unterlagen übernehmen. Mietverträge samt Nachträgen, Kautionsnachweise, die letzten Betriebskostenabrechnungen, Wartungs-, Versorgungs- und Dienstleistungsverträge, Versicherungspolicen, Prüfprotokolle, Grundbuchauszug und vorhandene Baupläne.
- Konten und Zahlungswege umstellen. Objektkonto einrichten, Kautionskonten übertragen, Lastschriften und Daueraufträge umstellen, Versorger und Dienstleister ummelden.
- Mieter informieren. Jeder Mieter erhält schriftlich den neuen Ansprechpartner, die Erreichbarkeit und den neuen Zahlungsempfänger.
- Objektbegehung. Zum Start gehen wir das Haus durch, nehmen Mängel und offene Prüfungen auf und legen mit Ihnen die Reihenfolge der Abarbeitung fest.
Was der Preis enthält — und was nicht
Unser Honorar beginnt bei 25 € netto je Einheit und Monat. Es hängt an der Zahl der Einheiten, der Nutzungsart und dem Zustand des Objekts — je größer das Objekt, desto günstiger der Preis je Einheit. Sie erhalten vor der Beauftragung einen festen Betrag, keine Spanne.
- Laufende kaufmännische und technische Verwaltung
- Mietinkasso und außergerichtliches Mahnwesen
- Jährliche Betriebskostenabrechnung je Einheit
- Objektbuchhaltung und Eigentümerabrechnung
- Regelmäßige Objektbegehungen
- Koordination der laufenden Instandhaltung
- Überwachung der wiederkehrenden Prüfungen
- Fester Ansprechpartner für Sie und Ihre Mieter
- Neuvermietung und Mietersuche
- Begleitung größerer Bau- und Sanierungsmaßnahmen
- Gerichtliche Verfahren, Anwalts- und Gerichtskosten
- Erstellung von Energieausweisen und Gutachten
- Verkauf oder Vermittlung der Immobilie
Solche Leistungen fallen nicht in den laufenden Betrieb. Sie werden vorher schriftlich vereinbart — es gibt keine Position, die erst auf der Rechnung auftaucht.
Mietshaus, WEG oder einzelne Wohnung?
Die drei Verwaltungsarten werden regelmäßig verwechselt. Entscheidend ist, wem das Objekt gehört und wer den Verwalter beauftragt:
Das ganze Haus gehört einem Eigentümer oder einer Gesellschaft. Beauftragt wird der Verwalter von diesem Eigentümer, Grundlage ist allein der Verwaltervertrag. Keine Versammlung, keine Beschlüsse.
Das Haus ist in Eigentumswohnungen aufgeteilt. Verwaltet wird das gemeinschaftliche Eigentum, bestellt wird der Verwalter durch Beschluss der Eigentümergemeinschaft nach dem WEG.
Zur WEG-Verwaltung →Ihnen gehört eine Wohnung in einer WEG und Sie haben sie vermietet. Verwaltet wird nur diese Einheit: Mieter, Miete, Abrechnung, Reparaturen innerhalb der Wohnung.
Zur Sondereigentumsverwaltung →Gehört Ihnen ein Mietshaus in einer Gegend, in der auch Gewerbe im Erdgeschoss sitzt, gilt für diese Einheiten Gewerbemietrecht — mit anderen Kündigungsfristen, freier Vereinbarung der Betriebskosten und der Möglichkeit, zur Umsatzsteuer zu optieren. Sagen Sie uns das früh, dann berücksichtigen wir es im Angebot.
Häufige Fragen zur Mietshausverwaltung
Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung vorliegen? +
Spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums, so schreibt es § 556 Abs. 3 BGB vor. Wird die Frist versäumt, sind Nachforderungen ausgeschlossen — Guthaben muss der Vermieter dagegen weiterhin auszahlen. Deshalb ist die Abrechnung bei uns ein Termin im Kalender und keine Fleißaufgabe.
Wie lange dauert ein Verwalterwechsel? +
Den Takt gibt Ihr bestehender Verwaltervertrag vor: maßgeblich sind dessen Laufzeit und Kündigungsfrist. Steht der Stichtag fest, laufen Unterlagenübernahme, Kontoumstellung und Mieterinformation parallel, damit am Monatsersten alles greift. Schicken Sie uns den Vertrag, dann nennen wir Ihnen den nächstmöglichen Termin.
Was passiert bei Mietrückständen? +
Wir überwachen die Zahlungseingänge monatlich und mahnen früh, weil sich kleine Rückstände am leichtesten auflösen. Bleibt es dabei, ist die fristlose Kündigung nach § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB möglich — sie kann aber durch eine Zahlung innerhalb der Schonfrist unwirksam werden. Vor jedem gerichtlichen Schritt holen wir Ihre Entscheidung ein.
Wer haftet für die Verkehrssicherungspflicht? +
Die Pflicht trifft zunächst Sie als Eigentümer: Räumen und Streuen im Winter, standsichere Bäume, funktionierende Beleuchtung, sichere Treppen und Geländer. Sie lässt sich vertraglich auf Dienstleister und auf die Verwaltung übertragen — beim Eigentümer bleibt dann die Auswahl- und Überwachungspflicht. Wir dokumentieren die Kontrollen, damit im Schadensfall belegt ist, dass sie stattgefunden haben.
Dürfen Sie Reparaturen selbst beauftragen? +
Nur bis zu der Grenze, die Sie im Verwaltervertrag festlegen. Üblich ist ein Betrag je Einzelfall, bis zu dem wir ohne Rückfrage handeln dürfen; darüber holen wir Angebote ein und legen sie Ihnen vor. Bei Gefahr im Verzug, etwa einem Rohrbruch, wird zuerst gesichert und sofort danach informiert.
Welche Unterlagen brauchen Sie von mir? +
Für ein Angebot genügen Adresse, Zahl und Art der Einheiten und die aktuelle Mietaufstellung. Für die Übernahme selbst kommen Mietverträge mit Nachträgen, Kautionsnachweise, die letzten beiden Betriebskostenabrechnungen, Wartungs- und Versorgungsverträge, Versicherungspolicen und die Prüfprotokolle für Heizung, Aufzug und Trinkwasser dazu. Fehlt etwas, fordern wir es beim Vorverwalter an.
Wir sagen Ihnen, was es kostet — kostenlos und ohne Umschweife.
Nennen Sie uns Adresse und Einheitenzahl, und Sie erhalten ein konkretes Angebot mit festem Preis. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.
Woran Sie uns messen können
Vieles, was Hausverwaltungen versprechen, lässt sich nicht überprüfen. Das Folgende schon.