Einberufung der Eigentümerversammlung: Ermächtigung erklärt
Grundsätzlich beruft der Verwalter die Eigentümerversammlung ein, mindestens einmal im Jahr (§ 24 Abs. 1 WEG). Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, können stattdessen der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss der Eigentümer ermächtigtes Mitglied einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG). Diese Ermächtigung muss vorher ausdrücklich durch einen Beschluss der Versammlung erteilt worden sein, eine formlose Bitte oder eine bloße Beiratsfunktion reicht dafür nicht automatisch aus.
Wer beruft die Versammlung im Normalfall ein
Nach § 24 Abs. 1 WEG obliegt die Einberufung dem Verwalter. Er muss die ordentliche Versammlung mindestens einmal im Jahr einberufen, üblicherweise zur Beschlussfassung über Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan. Daneben muss er eine außerordentliche Versammlung einberufen, wenn dies in durch Vereinbarung bestimmten Fällen vorgesehen ist oder wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG).
Dieses Minderheitsverlangen ist an klare Voraussetzungen geknüpft: Es muss die Textform wahren, den Zweck der gewünschten Versammlung benennen und die Gründe dafür darlegen. Fehlt eine dieser Angaben, ist der Verwalter nicht verpflichtet, tätig zu werden. In der Praxis lohnt es sich daher, ein solches Verlangen so konkret wie möglich zu formulieren und am besten mit einem Vorschlag für Tagesordnungspunkte zu verbinden.
Wenn der Verwalter nicht reagiert: Ersatzeinberufung
Reagiert der Verwalter nicht oder existiert gar kein Verwalter, sieht § 24 Abs. 3 WEG eine Ersatzzuständigkeit vor. Einberufen können dann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer. Diese Regelung wurde mit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 erweitert: Zuvor war eine Ersatzeinberufung nur möglich, wenn überhaupt ein Verwaltungsbeirat bestellt war. Gab es keinen Beirat, blieb den Eigentümern faktisch nur der Weg über das Gericht, wenn der Verwalter untätig blieb.
Seit der Reform kann die Eigentümerversammlung zusätzlich jeden beliebigen Eigentümer durch Beschluss zur Einberufung ermächtigen, unabhängig davon, ob ein Beirat besteht. Das schließt die frühere Lücke bei kleinen Gemeinschaften ohne Beirat. Wichtig ist, dass diese Ermächtigung ein eigener Beschlussgegenstand ist und nicht automatisch aus der Wahl in den Beirat folgt.
Die Ermächtigung durch Beschluss in der Praxis
Die praktische Schwierigkeit liegt oft darin, dass eine Ermächtigung durch Beschluss selbst eine Versammlung voraussetzt, zu der aber wiederum jemand einladen muss. Sinnvoll ist deshalb, eine solche Ermächtigung vorsorglich zu beschließen, solange die Zusammenarbeit mit dem Verwalter noch funktioniert, etwa als Rücklage für den Fall einer Abberufung ohne sofortige Neubestellung.
Besteht keine solche Vorratsermächtigung und ist auch kein Beirat vorhanden, bleibt bei einem untätigen oder nicht mehr vorhandenen Verwalter häufig nur der Weg über das Gericht. Das OLG Köln hat in anderem Zusammenhang betont, dass eine besondere Dringlichkeit für eine gerichtliche Maßnahme ausscheidet, wenn die Eigentümergemeinschaft selbst willens und in der Lage ist, mit der erforderlichen Mehrheit Abhilfe zu schaffen (OLG Köln, Beschluss vom 04.09.2002, Az. 16 Wx 114/02). Übertragen auf die Einberufungsfrage bedeutet das: Wer sich auf eine Blockade beruft, sollte zunächst prüfen, ob die Eigentümer nicht selbst, etwa durch eine Ermächtigung nach § 24 Abs. 3 WEG, handlungsfähig sind, bevor ein gerichtliches Verfahren angestrengt wird.
Wann liegt eine pflichtwidrige Weigerung des Verwalters vor
Nicht jede Verzögerung berechtigt bereits zur Ersatzeinberufung. Das OLG Düsseldorf hat in einem Fall entschieden, dass eine pflichtwidrige Weigerung nicht automatisch vorliegt, nur weil der Verwalter eine Versammlung nicht sofort einberuft. Erforderlich ist entweder eine tatsächliche Weigerung oder eine so weit hinausgeschobene Terminierung, dass sich daraus im Umkehrschluss eine Weigerung ergibt. Hatte der Verwalter bereits fristgerecht zu einem späteren Termin eingeladen, durften Eigentümer oder Beirat ihm im entschiedenen Fall keine eigene Frist setzen und die Versammlung stattdessen selbst einberufen (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 25.08.2003, Az. 3 Wx 217/02).
Diese Abgrenzung ist einzelfallabhängig. Ein starres Zeitfenster, ab dem automatisch eine Weigerung anzunehmen ist, lässt sich aus der Entscheidung nicht ableiten. Wer eine Ersatzeinberufung erwägt, sollte die Kommunikation mit dem Verwalter dokumentieren und ihm, soweit zumutbar, eine angemessene Frist zur eigenen Einberufung setzen, bevor er selbst tätig wird oder eine Ermächtigung in Anspruch nimmt.
Formale Anforderungen an die Einladung
Unabhängig davon, wer einberuft, gelten dieselben formalen Anforderungen nach § 24 Abs. 4 WEG. Die Einberufung erfolgt in Textform, also etwa per E-Mail oder Brief, eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich. Die Einberufungsfrist soll, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen. Diese Frist wurde im Laufe der Zeit mehrfach verlängert, was bei der Prüfung älterer Beschlüsse relevant sein kann.
Streit über die Einberufungsbefugnis vermeiden
Unklarheiten über die Einberufungsbefugnis führen in der Praxis häufig zu Streit, etwa wenn ein bereits abberufener Verwalter weiterhin zu Versammlungen einlädt. In einem solchen Fall hat ein Gericht entschieden, dass ein Eigentümer keinen Anspruch auf Erstattung von Rechtsanwaltskosten hatte, die ihm durch die Beauftragung eines Anwalts zur Verhinderung einer solchen Versammlung entstanden waren. Das Gericht sah schon keine ausreichend klare Pflichtverletzung und verwies darauf, dass der Eigentümer seine Bedenken zunächst selbst gegenüber dem ehemaligen Verwalter hätte äußern können, bevor er anwaltliche Hilfe in Anspruch nahm (vgl. versammlung-absage-durch-ehemaligen-verwalter-lexikonstichwort).
Für die Praxis folgt daraus, bei Zweifeln an der Einberufungsbefugnis zunächst schriftlich und zeitnah zu widersprechen und die eigenen Bedenken zu dokumentieren, statt sofort kostenintensive rechtliche Schritte einzuleiten. Das gilt insbesondere dann, wenn die Einberufung objektiv im Interesse einer ordnungsmäßigen Verwaltung liegt, selbst wenn formale Zweifel an der Zuständigkeit bestehen.
Häufige Fragen
Nur unter den Voraussetzungen des § 24 Abs. 3 WEG, also wenn ein Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert. Eine bloße Verzögerung reicht nach der Rechtsprechung nicht automatisch aus, maßgeblich ist, ob sich aus dem Verhalten des Verwalters tatsächlich eine Weigerung ablesen lässt.
Seit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 kann die Eigentümerversammlung auch ohne Beirat einen einzelnen Eigentümer durch Beschluss zur Einberufung ermächtigen. Vor der Reform war das nicht vorgesehen, hier blieb oft nur der gerichtliche Weg.
Die Ermächtigung ist ein eigener Beschlussgegenstand und sollte im Idealfall vorsorglich gefasst werden, bevor ein Verwalter tatsächlich ausfällt oder sich weigert. Fehlt ein solcher Beschluss, lässt sich eine Ersatzeinberufung im Streitfall schwerer rechtfertigen.
Seit 1. Dezember 2020 beträgt die Regelfrist mindestens drei Wochen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt. Für ältere Beschlüsse galten kürzere Fristen von zwei Wochen beziehungsweise ursprünglich einer Woche.
Ob darin eine Pflichtverletzung liegt, ist einzelfallabhängig. Eigentümer sollten ihre Bedenken zunächst selbst schriftlich äußern, bevor sie anwaltliche Schritte einleiten, da Gerichte einen Kostenerstattungsanspruch in solchen Fällen nicht ohne Weiteres anerkennen.
Herangezogene Entscheidungen
- OLG Düsseldorf, Beschluss vom 25.08.2003, Az. 3 Wx 217/02
- OLG Celle, Beschluss vom 15.01.2002, Az. 4 W 310/01
- OLG Köln, Beschluss vom 04.09.2002, Az. 16 Wx 114/02