Vertreterversammlung in der WEG: Wann ist sie zulässig?

Eine Versammlung, bei der nicht die Wohnungseigentümer selbst, sondern ausschließlich ein Vertreter – meist der Verwalter – anwesend ist und für alle Stimmen abgibt, nennt man Vertreterversammlung. Sie ist nur dann rechtmäßig, wenn sämtliche Wohnungseigentümer dem vorab zugestimmt und den Vertreter entsprechend bevollmächtigt haben. Fehlt diese einstimmige Zustimmung, sind die auf einer solchen Versammlung gefassten Beschlüsse nichtig, nicht nur anfechtbar.

Was eine Vertreterversammlung von einer normalen Versammlung unterscheidet

Nach § 24 WEG haben Wohnungseigentümer das Recht, an der Eigentümerversammlung persönlich teilzunehmen, dort zu diskutieren und abzustimmen. Dieses Teilnahmerecht gehört zum sogenannten Kernbereich des Wohnungseigentumsrechts. Es darf den Eigentümern grundsätzlich nicht entzogen werden, auch nicht durch Mehrheitsbeschluss.

Bei einer Vertreterversammlung tritt an die Stelle der persönlichen Anwesenheit aller Eigentümer eine einzige Person, die für alle Stimmen abgibt. Das ist etwas anderes als die übliche Vertretung einzelner Eigentümer durch eine Vollmacht, etwa wenn ein verhinderter Eigentümer einen Angehörigen oder den Verwalter bevollmächtigt. Diese punktuelle Stellvertretung ist unproblematisch und in der Praxis verbreitet. Problematisch wird es erst, wenn die Versammlung insgesamt nur noch aus dem Vertreter besteht und den übrigen Eigentümern die physische Teilnahme faktisch verwehrt wird.

Wann eine Vertreterversammlung ausnahmsweise zulässig ist

Eine reine Vertreterversammlung ist nur zulässig, wenn alle Wohnungseigentümer ausdrücklich eingewilligt haben, dass die Versammlung in dieser Form stattfindet, und wenn sie den Vertreter zur Teilnahme und Stimmabgabe bevollmächtigt haben. Entscheidend ist die Einstimmigkeit: Stimmt auch nur ein Eigentümer nicht zu oder erteilt keine Vollmacht, fehlt die rechtliche Grundlage für das Vorgehen.

Diese Voraussetzung ergibt sich aus der Überlegung, dass das Teilnahmerecht ein individuelles Recht jedes einzelnen Eigentümers ist. Ein Mehrheitsbeschluss kann dieses Recht nicht für die Minderheit aufheben. Nur wenn jeder Einzelne freiwillig darauf verzichtet, ist der Eingriff in den Kernbereich gerechtfertigt.

Die Einordnung durch den Bundesgerichtshof in der Pandemie

In einem Verfahren, das eine während der COVID-19-Pandemie abgehaltene Versammlung betraf, bei der nur der Verwalter körperlich anwesend war und alle übrigen Eigentümer von ihm vertreten wurden, hat der Bundesgerichtshof klargestellt, dass auch eine solche Versammlung mit nur einer anwesenden Person rechtlich eine Versammlung darstellt, auf der Beschlüsse gefasst und verkündet werden können. Eine Versammlung setzt zwar grundsätzlich ein physisches Zusammentreffen voraus, doch wird dieses Erfordernis durch die zulässige Stellvertretung nicht aufgehoben.

Zugleich hat der Bundesgerichtshof bestätigt, dass die Einberufung und Abhaltung einer reinen Vertreterversammlung den gesetzlichen Vorgaben nur dann entspricht, wenn sämtliche Eigentümer eingewilligt und den Verwalter entsprechend bevollmächtigt haben. Im entschiedenen Fall fehlte es daran. Die Pandemie allein rechtfertigt kein Abweichen von diesem Grundsatz. Ob und wie eine Versammlung durchgeführt werden kann, richtet sich stets danach, ob eine Einladung und Durchführung rechtlich und tatsächlich möglich ist, nicht danach, ob eine Vertreterversammlung organisatorisch einfacher wäre.

Folgen einer unzulässig durchgeführten Vertreterversammlung

Wird eine Versammlung ohne die erforderliche einstimmige Zustimmung aller Eigentümer als Vertreterversammlung durchgeführt, sind die dort gefassten Beschlüsse nichtig. Das unterscheidet diesen Mangel von gewöhnlichen Verfahrensfehlern, etwa einer fehlerhaften Einberufung, die in der Regel nur zur Anfechtbarkeit führen und binnen der Anfechtungsfrist gerichtlich geltend gemacht werden müssen. Nichtigkeit bedeutet dagegen, dass sich jeder Eigentümer auch noch nach Ablauf der Anfechtungsfrist auf die Unwirksamkeit berufen kann, etwa wenn aus dem Beschluss Rechte abgeleitet werden sollen.

Für die Praxis bedeutet das erhebliche Rechtsunsicherheit: Beschlüsse, die auf einer solchen Versammlung gefasst wurden, etwa zu Instandhaltungsmaßnahmen, zur Jahresabrechnung oder zur Verwalterbestellung, können Jahre später noch infrage gestellt werden. Eine Verwaltung ist deshalb gut beraten, auf die persönliche Teilnahmemöglichkeit aller Eigentümer hinzuwirken und eine reine Vertreterversammlung nur in dem engen, einstimmig gedeckten Ausnahmefall vorzusehen.

Abgrenzung zur praktischen Handhabung bei einzelnen Vollmachten

Von der unzulässigen Vertreterversammlung zu unterscheiden ist die ganz normale Praxis, dass einzelne Eigentümer sich bei Verhinderung vertreten lassen. Das ist weder außergewöhnlich noch rechtlich bedenklich, solange die Vollmacht wirksam erteilt wurde und etwaige Formvorgaben aus der Gemeinschaftsordnung – etwa Schriftform oder Beschränkung auf bestimmte Personenkreise – eingehalten werden. Problematisch wird es erst in der Summe: Je mehr Eigentümer sich vertreten lassen, desto eher stellt sich die Frage, ob die Versammlung noch ihrem Zweck entspricht, allen Eigentümern eine Gelegenheit zur Aussprache zu geben.

Wo die Verwaltung organisatorisch tätig wird, etwa bei der Terminierung oder der Einladung, sollte sie das Interesse der Eigentümer an einer tatsächlichen Teilnahmemöglichkeit berücksichtigen. Eine Versammlung zu einer Uhrzeit, zu der absehbar ein Großteil der Eigentümer verhindert ist, kann ebenfalls formale Mängel begründen, auch ohne dass es sich um eine förmliche Vertreterversammlung handelt.

Häufige Fragen

Herangezogene Entscheidungen

• OLG Düsseldorf, Beschluss vom 25.08.2003, Az. 3 Wx 217/02
• BayObLG, Beschluss vom 19.02.2004, Az. 2Z BR 212/03
• BayObLG, Beschluss vom 03.12.2003, Az. 2Z BR 188/03