Dienstrad für Vermieter und WEG: Steuern und Pflichten
Ein Dienstrad ist ein Fahrrad oder E-Bike, das ein Arbeitgeber seinen Beschäftigten zur dienstlichen und privaten Nutzung überlässt. Für private Vermieter und Wohnungseigentümergemeinschaften wird das Thema relevant, sobald sie selbst Personal beschäftigen, etwa einen Hausmeister, eine Reinigungskraft oder eigenes Verwaltungspersonal. Die private Nutzungsmöglichkeit gilt steuerlich als geldwerter Vorteil und ist entsprechend zu bewerten. Ob sich ein Dienstrad lohnt, hängt davon ab, ob es zusätzlich zum Gehalt gewährt oder über eine Gehaltsumwandlung finanziert wird.
Was ein Dienstrad rechtlich und steuerlich ist
Überlässt ein Arbeitgeber einem Beschäftigten ein betriebliches Fahrrad unentgeltlich oder verbilligt zur privaten Nutzung, entsteht ein geldwerter Vorteil. Für die steuerliche Bewertung ist zu unterscheiden, ob es sich um ein Fahrrad oder ein sogenanntes Pedelec mit Motorunterstützung bis 25 km/h handelt, das verkehrsrechtlich als Fahrrad gilt und weder kennzeichen- noch versicherungspflichtig ist, oder um ein S-Pedelec mit Unterstützung bis 45 km/h. S-Pedelecs gelten verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug und unterliegen Kennzeichen- und Versicherungspflicht. Diese Einstufung wirkt sich unmittelbar auf die steuerliche Behandlung aus.
Zusätzlich ist entscheidend, ob das Dienstrad zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird oder im Rahmen einer Gehaltsumwandlung, bei der der Beschäftigte einen Teil seines Bruttogehalts in die Leasingrate umwandelt. Beide Modelle werden steuerlich unterschiedlich behandelt, beide sind in der Praxis gebräuchlich.
Die 0,25-Prozent-Regel bei Gehaltsumwandlung
Seit Januar 2020 gilt für Fahrräder und Pedelecs, die über eine Gehaltsumwandlung finanziert werden, eine vereinfachte Bewertung des geldwerten Vorteils: Monatlich sind nur 0,25 Prozent des auf volle 100 Euro abgerundeten Bruttolistenpreises als geschäftlicher Vorteil zu versteuern. Diese Regelung macht das Dienstrad gegenüber einer regulären Gehaltserhöhung für Beschäftigte häufig attraktiver, weil die steuerliche Belastung deutlich geringer ausfällt als bei einem vergleichbaren Barlohn.
Wird das Dienstrad dagegen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt, kann die private Nutzung unter bestimmten Voraussetzungen vollständig steuerfrei bleiben. Welches Modell im Einzelfall günstiger ist, hängt vom Fahrzeugwert, der Leasingdauer und der individuellen Steuersituation des Beschäftigten ab und sollte vor Vertragsabschluss durchgerechnet werden.
Dienstrad für WEG und private Vermieter als Arbeitgeber
Beschäftigt eine Wohnungseigentümergemeinschaft oder ein privater Vermieter eigenes Personal, etwa einen Hausmeister, besteht grundsätzlich keine Pflicht, ein Dienstrad anzubieten. Es handelt sich um eine freiwillige zusätzliche Leistung, über die der Verwaltungsbeirat beziehungsweise der Vermieter als Arbeitgeber eigenständig entscheidet. Wird ein Dienstrad angeboten, sollte die Vereinbarung schriftlich im Arbeitsvertrag oder in einer gesonderten Nutzungsvereinbarung geregelt werden, insbesondere im Hinblick auf Eigenanteile, Versicherung, Rückgabe bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Haftung bei Schäden.
Ein praxisrelevanter Punkt betrifft die Fortzahlung der Leasingrate bei Krankheit. Das Arbeitsgericht Osnabrück hat entschieden, dass es unzulässig ist, die Leasingrate während einer Erkrankung auf den Arbeitnehmer abzuwälzen ([ArbG Osnabrück, Urteil v. 5.11.2019, 3 Ca 229/19](#link?productid=PI44806&docid=HI15463782)). Arbeitgeber sollten diese Entscheidung bei der Vertragsgestaltung berücksichtigen und entsprechende Klauseln vermeiden, die den Beschäftigten im Krankheitsfall finanziell belasten.
Dienstrad für Selbstständige und Einzelunternehmer
Private Vermieter, die ihre Objekte als Einzelunternehmer verwalten, können ein Fahrrad oder E-Bike ebenfalls steuerlich geltend machen, wenn es zu mindestens 10 Prozent betrieblich genutzt wird, etwa für Fahrten zu Objektbesichtigungen oder Eigentümerversammlungen. In diesem Fall kann das Rad dem gewillkürten Betriebsvermögen zugeordnet werden. Anschaffungs-, Leasing- und laufende Kosten sind dann als Betriebsausgaben absetzbar, die private Mitnutzung bleibt steuerlich unbeachtlich.
Für Geschäftsführer einer GmbH, etwa wenn die Hausverwaltung oder die WEG-Verwaltung in dieser Rechtsform organisiert ist, gelten im Wesentlichen dieselben Bedingungen wie für angestellte Beschäftigte. Least die GmbH das Rad und überlässt es dem Geschäftsführer zusätzlich zum Gehalt, gehört es zum Betriebsvermögen der Gesellschaft, die Kosten sind vollständig absetzbar. Wird das Fahrrad gekauft statt geleast, lässt sich der Kaufpreis in der Regel über sieben Jahre abschreiben.
Worauf bei der Vertragsgestaltung zu achten ist
Unabhängig davon, ob eine WEG, ein Vermieter oder ein Einzelunternehmer das Dienstrad anbietet, sollte vorab geklärt werden, wer die Leasingrate trägt, was bei krankheitsbedingter Abwesenheit, Elternzeit oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Rad geschieht, und ob eine Diebstahl- und Vollkaskoversicherung eingeschlossen ist. Full-Service-Anbieter übernehmen üblicherweise Versicherung, Wartung und Abwicklung der Gehaltsumwandlung, was den administrativen Aufwand für kleinere Arbeitgeber reduziert.
Trägt der Beschäftigte die gesamten Kosten allein, ohne dass der Arbeitgeber einen erkennbaren eigenen Beitrag leistet, kann das Finanzamt die steuerlichen Vorteile im Einzelfall infrage stellen. Eine klare vertragliche Dokumentation der Kostenaufteilung ist deshalb auch aus steuerlicher Sicht ratsam.
Häufige Fragen
Nein. Ein Dienstrad ist eine freiwillige zusätzliche Leistung des Arbeitgebers. Es besteht keine gesetzliche Pflicht, es anzubieten.
Die Leasingrate darf nicht einfach auf den erkrankten Arbeitnehmer abgewälzt werden. Das Arbeitsgericht Osnabrück hat eine solche Abwälzung als unzulässig eingestuft (Urteil v. 5.11.2019, 3 Ca 229/19). Eine entsprechende Regelung sollte vorab vertraglich geklärt werden.
Als Einzelunternehmer können Sie das Rad dem gewillkürten Betriebsvermögen zuordnen, wenn es zu mindestens 10 Prozent betrieblich genutzt wird, etwa für Fahrten zu Ihren Objekten. Die Kosten sind dann als Betriebsausgaben absetzbar.
Das Pedelec mit Motorunterstützung bis 25 km/h gilt verkehrsrechtlich als Fahrrad, ohne Kennzeichen- oder Versicherungspflicht. Das S-Pedelec mit Unterstützung bis 45 km/h gilt dagegen als Kraftfahrzeug mit entsprechender Kennzeichen- und Versicherungspflicht, was auch die steuerliche Bewertung beeinflusst.
Bei einer Finanzierung über Gehaltsumwandlung greift seit 2020 die 0,25-Prozent-Regel für den geldwerten Vorteil, was gegenüber einer vergleichbaren Gehaltserhöhung oft steuerlich günstiger ist. Ob sich das im Einzelfall lohnt, hängt vom Fahrzeugwert und der persönlichen Steuersituation ab und sollte vorab durchgerechnet werden.