Datenschutz im Wohnungseigentum: Rechte und Pflichten

Verantwortlich für den Datenschutz in einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist nicht der Verwalter, sondern die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer selbst. Nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist Verantwortlicher, wer über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet - und das tut in der WEG die Gemeinschaft durch ihre Organe: Eigentümerversammlung, Verwaltungsbeirat und Verwalter. Der Verwalter handelt dabei nicht als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO und auch nicht als gemeinsam Verantwortlicher nach Art. 26 Abs. 1 DSGVO, sondern setzt die Entscheidungen der Gemeinschaft um. Diese Einordnung wird in Teilen der Literatur zwar diskutiert, ist aber die überwiegend vertretene Linie. Für die Praxis folgt daraus: Gegenüber berechtigten Einsichts- und Auskunftsersuchen anderer Eigentümer kann sich niemand auf den Datenschutz berufen, während gegenüber außenstehenden Dritten strengere Maßstäbe gelten.

Wer gilt als Verantwortlicher nach der DSGVO

Die Zuordnung der Verantwortlichkeit zur Gemeinschaft hat praktische Folgen. Die Gemeinschaft muss festlegen, welche Daten sie zu welchem Zweck verarbeitet - etwa Namen, Anschriften, Miteigentumsanteile, Bankverbindungen oder Verbrauchsdaten aus der Heizkostenabrechnung. Der Verwalter setzt diese Vorgaben technisch und organisatorisch um, trägt aber nicht die datenschutzrechtliche Letztverantwortung nach außen. Beschließt die Gemeinschaft beispielsweise den Einsatz einer bestimmten Verwaltungssoftware oder eines Eigentümerportals, ist das zugleich eine datenschutzrechtlich relevante Entscheidung über die Mittel der Verarbeitung, auch wenn sich die Eigentümer darüber im Alltag selten Gedanken machen.

Einsichts- und Auskunftsrecht der Eigentümer

Das Recht der Wohnungseigentümer, Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu nehmen, ergibt sich aus § 18 Abs. 4 WEG. Dazu zählen nicht nur die eigene Einzelabrechnung, sondern grundsätzlich auch die Einzelabrechnungen anderer Eigentümer, Verbrauchsdaten aus Heiz- und Wasserkostenabrechnungen sowie Unterlagen zu Ansprüchen gegen Dritte oder gegen einzelne Eigentümer. Der Datenschutz steht diesem Einsichtsrecht nach geltendem Recht nicht entgegen - auch der von einem Einsichtsbegehren betroffene Eigentümer kann sich nicht auf Anonymität berufen. Begrenzt wird das Recht lediglich durch das Schikaneverbot: Eine wiederholte Einsichtnahme ist grundsätzlich zulässig, solange sie nicht erkennbar nur dazu dient, einen anderen Eigentümer zu drangsalieren.

Davon zu unterscheiden ist ein darüberhinausgehendes Auskunftsrecht, bei dem die Gemeinschaft von sich aus Informationen zusammenstellen und mitteilen müsste. Ob ein solches umfassendes Auskunftsrecht gegen die Gemeinschaft besteht, ist nicht abschließend geklärt. Überwiegend wird ein Auskunftsanspruch im Kern bejaht, zugleich aber vertreten, dass er nur dort greift, wo sich die gewünschte Information nicht bereits über das Einsichtsrecht beschaffen lässt. Für das Forderungsmanagement bedeutet das in der Praxis häufig, dass ein eigenständiger Auskunftsanspruch ausscheidet, weil die Informationen ohnehin über die Einsichtnahme zugänglich sind.

Datenweitergabe an Dritte

Gegenüber Personen außerhalb der Gemeinschaft gilt ein deutlich strengerer Maßstab als im Verhältnis der Eigentümer untereinander. Informationspflichten des Verwalters gegenüber Dritten bestehen nur, wenn sich dafür eine gesetzliche Grundlage findet - etwa bei einer Zeugenaussage vor Gericht oder bei Auskunftsersuchen der Finanzverwaltung - oder wenn eine vertragliche Beziehung die Weitergabe trägt, zum Beispiel gegenüber einem beauftragten Handwerksbetrieb oder einer Versicherung im Schadensfall. Ohne eine solche Grundlage darf der Verwalter Namen, Kontaktdaten oder wirtschaftliche Verhältnisse einzelner Eigentümer nicht herausgeben, etwa an Kaufinteressenten, an Mieter von Eigentümern oder an sonstige Außenstehende. Rechtsgrundlage für eine zulässige Verarbeitung ist im Übrigen stets Art. 6 DSGVO, in der WEG-Praxis meist gestützt auf die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder ein berechtigtes Interesse der Gemeinschaft.

Datenschutz in der Eigentümerversammlung

Auch die Durchführung von Versammlungen berührt den Datenschutz. Teilnehmerlisten, Vollmachten und Abstimmungsergebnisse enthalten personenbezogene Daten und sind entsprechend vertraulich zu behandeln. Seit die Wohnungseigentümer beschließen können, dass eine elektronische Teilnahme an Versammlungen möglich sein soll, kommt eine weitere Dimension hinzu: Für die Online-Teilnahme müssen sowohl auf Seiten der Gemeinschaft als auch auf Seiten der teilnehmenden Eigentümer technische Vorgaben festgelegt werden, wobei der Datenschutz zu wahren ist. Das Gesetz regelt die technische Ausgestaltung bewusst nicht im Detail. Ob die Gemeinschaft die Festlegung der Einzelheiten dem Verwalter über eine Beschlusskompetenz nach § 27 Abs. 2 WEG überlassen kann, ist umstritten. Eigentümer, die nicht über die verlangte technische Ausstattung verfügen, müssen nicht zur Online-Teilnahme gezwungen werden - ihnen steht weiterhin die Teilnahme in Präsenz offen.

Datenschutz in der Verwaltungspraxis: Software und Zugriffsrechte

In der Praxis hängt die Umsetzung des Datenschutzes maßgeblich davon ab, wie Verwaltungssoftware und Kommunikationswege organisiert sind. Personalisierte Zugänge für Eigentümer, etwa über ein Eigentümerportal, sorgen dafür, dass jeder Eigentümer nur auf die ihn betreffenden Unterlagen sowie auf die für die Einsicht freigegebenen Gemeinschaftsdokumente zugreifen kann, während das Einsichtsrecht nach § 18 Abs. 4 WEG gewahrt bleibt. Wir setzen hierfür die Verwaltungssoftware impower sowie das Eigentümerportal casavi ein. Jedes Objekt wird von einem festen Objektbetreuer begleitet, der auch für Rückfragen zu Einsicht und Auskunft Ansprechpartner ist. Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan stellen wir bis Ende Mai des Folgejahres bereit, damit Eigentümer die darin enthaltenen Daten rechtzeitig prüfen können. Der Verwaltungsvertrag läuft über ein Jahr mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten.

Häufige Fragen

Herangezogene Entscheidungen

• KG Berlin, Beschluss vom 26.03.2003, Az. 24 W 189/02
• BGH, Urteil vom 10.02.2017, Az. V ZR 166/16
• OLG Hamburg, Beschluss vom 12.05.2003, Az. 2 Wx 1/01