Betriebskostenpauschale: Rechte und Pflichten für Vermieter

Eine Betriebskostenpauschale ist eine mietvertragliche Vereinbarung, nach der der Mieter neben der Grundmiete einen festen, gleichbleibenden Betrag für die Betriebskosten zahlt, über den der Vermieter nicht jährlich abrechnen muss. Sie unterscheidet sich damit grundlegend von der Betriebskostenvorauszahlung, bei der nach § 556 BGB eine jährliche Abrechnung mit möglicher Nachzahlung oder Erstattung vorgeschrieben ist. Die Pauschale ist sowohl bei Wohnraum- als auch bei Geschäftsraummietverhältnissen zulässig, mit einer wichtigen Ausnahme bei den Heizkosten.

Pauschale oder Vorauszahlung: der rechtliche Unterschied

Ob eine Pauschale oder eine Vorauszahlung vereinbart wurde, entscheidet darüber, ob der Vermieter überhaupt abrechnen muss. Nach § 556 Abs. 2 BGB können die Vertragsparteien beides vereinbaren. Bei der Vorauszahlung besteht eine Abrechnungspflicht, bei der Pauschale entfällt sie. Für den Vermieter bedeutet das zugleich: Steigen die tatsächlichen Betriebskosten über den vereinbarten Pauschalbetrag hinaus, trägt er das Kostenrisiko selbst, sofern er die Pauschale nicht nach § 560 BGB erhöht. Sinken die Kosten, verbleibt der Überschuss beim Vermieter, eine Rückzahlungspflicht besteht nicht.

In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Mietverträge nicht eindeutig formulieren, ob es sich um eine Pauschale oder eine abrechnungspflichtige Vorauszahlung handelt. Ist die Vereinbarung unklar, gehen Gerichte im Zweifel von einer Pauschale aus. Das gilt nach der Rechtsprechung sogar dann, wenn der vereinbarte Betrag die tatsächlichen Kosten nicht deckt. Für Vermieter folgt daraus, dass der Mietvertrag genau benennen sollte, welche Kostenarten die Pauschale umfasst und welche gegebenenfalls gesondert abgerechnet werden. Fehlt eine solche Klarstellung, wird im Streitfall häufig unterstellt, dass sämtliche umlagefähigen Betriebskosten bereits abgegolten sind.

Heizkosten sind von der Pauschale ausgenommen

Eine vollständige Betriebskostenpauschale, die auch Heizung und Warmwasser einschließt, ist grundsätzlich nicht zulässig. Nach der Heizkostenverordnung muss verbrauchsabhängig abgerechnet werden, unabhängig davon, wie die übrigen Betriebskosten vertraglich geregelt sind. Vermieter, die eine Pauschale vereinbaren, müssen daher für Heizung und Warmwasser weiterhin eine gesonderte, verbrauchsabhängige Abrechnung erstellen. Eine Teilinklusivmiete, bei der nur die Heiz- und Warmwasserkosten gesondert abgerechnet werden und alle übrigen Betriebskosten in der Pauschale enthalten sind, ist dagegen die in der Praxis übliche Konstruktion.

Erhöhung der Pauschale nach § 560 BGB

Steigen die tatsächlichen Betriebskosten, ist der Vermieter nicht zwangsläufig an den ursprünglich vereinbarten Pauschalbetrag gebunden. § 560 Abs. 1 BGB eröffnet die Möglichkeit, Kostensteigerungen auf den Mieter umzulegen, sofern eine entsprechende Umlagevereinbarung im Mietvertrag besteht. Die Erhöhung wird jedoch nicht automatisch wirksam, sondern setzt eine Erklärung in Textform voraus, die die Erhöhung nachvollziehbar begründet. Ohne eine solche Erklärung bleibt der Vermieter an die vereinbarte Pauschale gebunden und trägt das Risiko gestiegener Kosten selbst.

Bei der Berechnung einer Mieterhöhung nach § 558 BGB ist zudem zu beachten, dass der Begriff der Miete in dieser Vorschrift die vom Mieter zu zahlende Nettomiete ohne Betriebskostenanteile meint. Bei einer Pauschalmiete, die Betriebskosten enthält, ist diese Unterscheidung bei der Ermittlung der ortsüblichen Vergleichsmiete und der Kappungsgrenze zu berücksichtigen, worauf der Bundesgerichtshof hingewiesen hat [BGH, Urteil vom 19.11.2003, Az. VIII ZR 160/03].

Kein Auskunftsanspruch des Mieters bei vereinbarter Pauschale

Da bei einer Pauschale keine Abrechnungspflicht besteht, hat der Mieter grundsätzlich auch keinen Anspruch darauf, zu erfahren, wie hoch die tatsächlich angefallenen Betriebskosten waren. Der Vermieter muss dem Mieter also weder eine Aufstellung noch Belege zu den von der Pauschale abgedeckten Kosten vorlegen. Das unterscheidet die Pauschale deutlich von der Vorauszahlung, bei der der Mieter im Rahmen der Abrechnungsprüfung Einsicht in die Belege verlangen kann. Für Eigentümer, die eine Wohnung vermieten, bedeutet das zugleich weniger Verwaltungsaufwand, aber auch weniger Transparenz gegenüber dem Mieter, was in der Praxis gelegentlich zu Diskussionen führt, obwohl ein Rechtsanspruch auf Offenlegung nicht besteht.

CO2-Kostenaufteilung gilt auch bei Pauschale

Eine Besonderheit ergibt sich aus dem CO2-Kostenaufteilungsgesetz. Haben Vermieter und Mieter sich für eine Betriebskostenpauschale nach § 556 Abs. 2 Satz 1 BGB entschieden, entbindet das nicht von der Pflicht zur Ausweisung der CO2-Kosten nach § 7 Abs. 3 CO2KostAufG. Diese Ausweisung ist Bestandteil der Heizkostenabrechnung, die wegen der zwingenden verbrauchsabhängigen Abrechnung von Heizung und Warmwasser ohnehin erstellt werden muss. Für Vermieter folgt daraus, dass die Pauschale sie zwar von der allgemeinen Betriebskostenabrechnung befreit, nicht aber von den Pflichten rund um die Heizkostenabrechnung einschließlich der CO2-Kostenaufteilung zwischen Vermieter und Mieter.

Praktische Einordnung für Eigentümer und Vermieter

Ob eine Pauschale oder eine Vorauszahlung die sinnvollere Lösung ist, hängt vom Einzelfall ab und lässt sich nicht pauschal beantworten. Eine Pauschale reduziert den Verwaltungsaufwand, da keine jährliche Abrechnung erstellt werden muss, birgt aber das Risiko, dass steigende Betriebskosten ohne rechtzeitige Erhöhungserklärung zulasten des Vermieters gehen. Eine Vorauszahlung erfordert mehr Verwaltungsaufwand, bildet die tatsächlichen Kosten jedoch genauer ab und erlaubt eine Nachforderung, wenn die Vorauszahlungen nicht ausreichen. Bei vermieteten Einheiten innerhalb einer Eigentümergemeinschaft ist zudem zu beachten, dass die WEG-interne Kostenverteilung nach § 16 WEG unabhängig von der mietvertraglichen Gestaltung zwischen Eigentümer und Mieter erfolgt, beide Ebenen also getrennt zu betrachten sind.

Häufige Fragen

Herangezogene Entscheidungen

• OLG Karlsruhe, Urteil vom 12.11.2002, Az. 17 U 177/00
• BGH, Urteil vom 19.11.2003, Az. VIII ZR 160/03