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Betriebskosten im Wohnungseigentum: Umlage und Abrechnung

Betriebskosten im Wohnungseigentum sind die laufenden Kosten, die durch den Gebrauch und Betrieb des gemeinschaftlichen Eigentums entstehen, etwa für Wasser, Hausstrom, Müllabfuhr, Versicherung oder Aufzug. Ein eigenständiger wohnungseigentumsrechtlicher Betriebskostenbegriff existiert nicht: Die in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführten Kostenarten gehören ohnehin zu den Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums nach § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG. Wie diese Kosten innerhalb der Gemeinschaft verteilt werden und was vermietende Eigentümer ihren Mietern weiterreichen können, sind zwei getrennte Fragen, die häufig verwechselt werden.

Begriff und Rechtsgrundlage

Der Begriff Betriebskosten stammt aus dem Mietrecht. Im Wohnungseigentumsrecht selbst gibt es dafür keine eigene gesetzliche Definition. Praktisch bedeutsam ist er trotzdem, weil sich die Gliederung der BetrKV in der Jahresabrechnung vieler Gemeinschaften wiederfindet. Das erleichtert vermietenden Eigentümern die eigene Betriebskostenabrechnung gegenüber ihren Mietern, weil sich die Einzelpositionen direkt zuordnen lassen.

Rechtlich gehören alle Kosten der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, einschließlich der Betriebskosten im engeren Sinn, zu den Lasten und Kosten nach § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG. Davon zu unterscheiden sind Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung sowie bauliche Veränderungen, für die teilweise andere Verteilungs- und Beschlussregeln gelten.

Verteilung unter den Eigentümern

Gesetzlicher Maßstab für die Kostenverteilung sind nach § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG grundsätzlich die Miteigentumsanteile. Die Gemeinschaftsordnung kann hiervon abweichende Regelungen treffen, etwa nach Wohnfläche oder Verbrauch. Seit der WEG-Reform 2020 können die Eigentümer zudem durch Mehrheitsbeschluss den Verteilungsschlüssel für einzelne Kostenarten oder bestimmte Kosten ändern, ohne dass es dafür einer Vereinbarung aller Eigentümer bedarf (§ 16 Abs. 2 Satz 2 WEG).

Ein in der Praxis häufiger Fall betrifft die Kosten der Wasserversorgung und Abwasserentsorgung der Sondereigentumseinheiten. Nach einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs zählen diese nicht zu den Lasten und Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums im engeren Sinn, sodass die Eigentümer über deren Verteilung durch Mehrheitsbeschluss entscheiden können, wenn hierzu keine Vereinbarung besteht. Der Einbau von Kaltwasserzählern zur Umsetzung einer verbrauchsabhängigen Verteilung gilt dabei als Maßnahme ordnungsmäßiger Verwaltung und nicht als bauliche Veränderung, die der Zustimmung aller betroffenen Eigentümer bedürfte (BGH, Beschluss vom 25.09.2003, Az. V ZB 21/03). Die Entscheidung erging noch zum alten Recht vor dem WEMoG, ihr Grundgedanke wird aber überwiegend weiter für tragfähig gehalten. Ob eine konkrete Konstellation genauso zu beurteilen ist, hängt von der Gemeinschaftsordnung des jeweiligen Objekts ab.

Abgrenzung zu Instandhaltung und Modernisierung

Betriebskosten im engeren Sinn sind laufende Kosten des gewöhnlichen Gebrauchs, etwa Wartung, Strom oder Reinigung. Davon zu trennen sind Kosten für Modernisierung, Instandsetzung oder Sanierung, die einer eigenen Beschlussfassung und gegebenenfalls einem eigenen Verteilungsschlüssel unterliegen können.

Am Beispiel einer Aufzugsanlage zeigt sich, dass eine in der Gemeinschaftsordnung getroffene Umlagevereinbarung, die sich ausdrücklich auf die allgemeinen Betriebskosten des Aufzugs bezieht, nicht ohne Weiteres auch Modernisierungskosten erfasst. Wird eine solche Vereinbarung durch Mehrheitsbeschluss auf Modernisierungskosten ausgedehnt, kann darin eine unzulässige Änderung des gesetzlichen Verteilungsmaßstabs nach § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG liegen. Wie eine konkrete Klausel auszulegen ist, bleibt jedoch einzelfallabhängig und sollte vor einer entsprechenden Beschlussfassung geprüft werden.

Weitergabe an Mieter

Vermietende Eigentümer können die auf ihre Einheit entfallenden Betriebskosten an ihre Mieter weitergeben, sofern dies im Mietvertrag vereinbart ist. Für Mietverträge, die nach dem 1.12.2020 geschlossen wurden, bestimmt § 556a Abs. 3 BGB, dass für die Umlage grundsätzlich der zwischen den Wohnungseigentümern geltende Umlageschlüssel maßgeblich ist, soweit die Mietvertragsparteien nichts anderes vereinbart haben.

Für die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter gilt die Frist aus § 556 Abs. 3 BGB: Die Abrechnung muss dem Mieter grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, andernfalls sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen. Verzögert sich die Erstellung der WEG-Jahresabrechnung, etwa weil Versorgerabrechnungen erst spät vorliegen, kann dies nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs als nicht zu vertreten gelten. Eine generelle Pflicht zu Teilabrechnungen besteht in solchen Fällen nicht (BGH, Urteil vom 25.01.2017, Az. VIII ZR 249/15). Für vermietende Eigentümer bedeutet das in der Praxis trotzdem, dass sie auf eine rechtzeitige WEG-Jahresabrechnung angewiesen sind, um ihre eigene Frist gegenüber dem Mieter einhalten zu können.

Sonderfälle: Trinkwasser und befristete Entlastungen

Betreibt eine Gemeinschaft eine eigene Wasserversorgungsanlage, zählen die Betriebskosten hierfür einschließlich der Aufbereitungsstoffe nach § 2 Satz 1 Nr. 2 BetrKV zu den umlagefähigen Betriebskosten. Vermietende Eigentümer können diese Kosten entsprechend an ihre Mieter weitergeben, sofern der Mietvertrag dies vorsieht.

Gesetzliche Sonderregelungen können zudem vorübergehend zusätzliche Pflichten für die Jahresabrechnung begründen. Im Rahmen der befristeten Entlastungen wegen gestiegener Energiepreise musste die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer erlangte Entlastungen im Rahmen der Jahresabrechnung gesondert ausweisen und an die Eigentümer weitergeben. Diese konkrete Regelung war zeitlich befristet, zeigt aber, dass solche Sonderpflichten unmittelbar in die laufende Betriebskostenabrechnung einfließen können und dort gesondert zu dokumentieren sind.

Rolle der Hausverwaltung in der Praxis

Für die Eigentümer ist vor allem wichtig, dass die Jahresabrechnung und der Wirtschaftsplan verlässlich und nachvollziehbar erstellt werden. Wir legen beides bis Ende Mai des Folgejahres vor, damit auch vermietende Eigentümer ihre eigenen Fristen gegenüber Mietern einhalten können. Jedes Objekt wird von einem festen Objektbetreuer begleitet, die Abrechnung erfolgt über die Verwaltungssoftware impower, Eigentümer erhalten Zugriff auf ihre Unterlagen über das Portal casavi. Der Verwaltungsvertrag läuft über ein Jahr bei drei Monaten Kündigungsfrist.

Häufige Fragen

Was zählt zu den Betriebskosten im Wohnungseigentum?

Im Kern dieselben Kostenarten wie im Mietrecht nach § 2 BetrKV, etwa Wasser, Hausstrom, Versicherung oder Müllabfuhr. Rechtlich gehören sie zu den Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums nach § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG, ein eigener wohnungseigentumsrechtlicher Betriebskostenbegriff besteht nicht.

Nach welchem Schlüssel werden Betriebskosten unter den Eigentümern verteilt, wenn nichts vereinbart ist?

Gesetzlich gelten die Miteigentumsanteile als Maßstab, § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG. Abweichende Regelungen können in der Gemeinschaftsordnung vereinbart oder für einzelne Kostenarten per Mehrheitsbeschluss festgelegt werden.

Kann der Verteilungsschlüssel für einzelne Kosten nachträglich geändert werden?

Ja, seit der WEG-Reform 2020 können die Eigentümer den Schlüssel für einzelne Kostenarten oder bestimmte Kosten mit Mehrheitsbeschluss ändern, ohne dass alle Eigentümer zustimmen müssen, § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG.

Muss ich als vermietender Eigentümer auf die WEG-Jahresabrechnung warten, bevor ich gegenüber dem Mieter abrechne?

In der Regel ja, da die Einzelwerte aus der Jahresabrechnung der Gemeinschaft stammen. Beachten Sie dabei die Zwölfmonatsfrist aus § 556 Abs. 3 BGB gegenüber Ihrem Mieter.

Gehören Kosten für die Modernisierung eines Aufzugs zu den Betriebskosten?

Nein, laufende Betriebskosten wie Wartung und Strom sind von Modernisierungs- oder Instandsetzungskosten zu unterscheiden. Ob eine bestehende Umlagevereinbarung auch Modernisierungskosten erfasst, hängt von der Formulierung der jeweiligen Klausel ab und ist einzelfallabhängig.

Herangezogene Entscheidungen

BGH, Urteil vom 25.01.2017, Az. VIII ZR 249/15
BGH, Beschluss vom 25.09.2003, Az. V ZB 21/03
KG Berlin, Beschluss vom 26.06.2002, Az. 24 W 179/01