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Sondervergütung für größere Baumaßnahmen in der WEG

Eine Sondervergütung für die Betreuung größerer Baumaßnahmen darf der Verwalter nur verlangen, wenn sich die zusätzliche Leistung klar und nachvollziehbar von den Aufgaben abgrenzen lässt, die bereits mit der vereinbarten Grundvergütung abgegolten sind. Diese Abgrenzung ist der entscheidende Maßstab, an dem sich sowohl der Verwaltervertrag als auch ein nachträglicher Beschluss der Eigentümerversammlung messen lassen müssen.

Grundvergütung und Sondervergütung: wo die Grenze verläuft

Der Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag im Sinne des § 675 BGB. Mit der vereinbarten Grundvergütung sind die laufenden Aufgaben der Verwaltung abgegolten, dazu zählt in der Regel auch die Organisation kleinerer Instandhaltungs- und Reparaturaufträge, einschließlich des Einholens einiger Vergleichsangebote. Bei größeren Baumaßnahmen, etwa einer Fassadensanierung, einem Dachausbau, dem Austausch der zentralen Heizungsanlage oder dem nachträglichen Einbau eines Aufzugs, fällt jedoch häufig ein Aufwand an, der über die gewöhnliche Verwaltungstätigkeit deutlich hinausgeht.

Ob dieser Mehraufwand gesondert vergütet werden darf, hängt nicht davon ab, wie groß das Bauvorhaben ist, sondern davon, ob die zusätzliche Leistung im Verwaltervertrag oder in einem späteren Beschluss so eindeutig beschrieben ist, dass sie sich von den ohnehin geschuldeten Aufgaben unterscheiden lässt. Pauschale Klauseln wie eine allgemeine Formulierung zur Betreuung von Baumaßnahmen reichen dafür erfahrungsgemäß nicht immer aus, wenn sie nicht konkretisieren, welche Tätigkeiten gemeint sind.

Rechtliche Grundlage: § 26 WEG und der Verwaltervertrag

Die Bestellung des Verwalters und der Abschluss des Verwaltervertrags einschließlich der Vergütung erfolgen durch Beschluss der Wohnungseigentümer nach § 26 Abs. 1 WEG. Die Gemeinschaft entscheidet damit auch darüber, ob und in welcher Höhe eine Sondervergütung vereinbart wird. Das kann bereits im ursprünglichen Verwaltervertrag geschehen oder zu einem späteren Zeitpunkt, wenn ein konkretes Bauvorhaben ansteht und absehbar ist, welche zusätzliche Betreuung erforderlich wird.

Wichtig ist in beiden Fällen, dass die Vergütungsregelung nicht erst nachträglich, nach Abschluss der Baumaßnahme, formuliert wird. Fehlt eine vorherige klare Vereinbarung, besteht das Risiko, dass die Verwaltung die Zusatzleistung im Zweifel nicht gesondert abrechnen kann, weil sie als Teil der ordentlichen Verwaltung gilt.

Welche Tätigkeiten typischerweise als Sonderleistung gelten

Eine abschließende gesetzliche Liste vergütungspflichtiger Zusatzleistungen gibt es nicht. In der Praxis werden bei größeren Baumaßnahmen regelmäßig folgende Tätigkeiten als über die Grundvergütung hinausgehend behandelt, sofern der Verwaltervertrag dies entsprechend vorsieht:

✓Einholung und vergleichende Auswertung mehrerer Angebote bei umfangreichen Gewerken (in der Praxis werden hierfür häufig mindestens drei Angebote als Richtwert herangezogen)
✓Vertragsverhandlung und Vertragsabschluss mit den beauftragten Firmen im Namen der Gemeinschaft
✓Laufende Baubegleitung und Koordination mehrerer Gewerke oder Fachplaner während der Ausführung
✓Abnahme der Bauleistung und Verfolgung von Mängelansprüchen gegenüber dem Werkunternehmer
✓Abstimmung mit Fördermittelgebern, Sonderumlagen oder Kreditinstituten, soweit die Maßnahme extern finanziert wird

Beschlussfassung: Ankündigung und Bestimmtheit

Soll eine Sondervergütung erst nachträglich beschlossen werden, muss die Einladung zur Eigentümerversammlung erkennen lassen, dass über eine zusätzliche Vergütung für die Verwaltung entschieden wird. Der spätere Beschluss selbst muss hinreichend bestimmt sein, also klar benennen, welche konkrete Leistung mit welcher Vergütung abgegolten wird. Mit Fragen dieser Art, insbesondere der Bestimmtheit von Beschlüssen zu Sondervergütungen und der ordnungsgemäßen Ankündigung des Beschlussgegenstands, hat sich der Bundesgerichtshof im Urteil vom 5.7.2019 (V ZR 278/17) befasst.

Üblich sind zwei Berechnungsmodelle: eine Pauschale je Bauvorhaben oder ein Prozentsatz der Auftragssumme der beauftragten Bauleistung. Beide Modelle sind zulässig, haben aber unterschiedliche Konsequenzen: Eine Pauschale ist für die Gemeinschaft kalkulierbar, bildet aber den tatsächlichen Aufwand bei sehr umfangreichen oder sehr kleinen Vorhaben möglicherweise nicht sachgerecht ab. Ein Prozentsatz der Auftragssumme steigt automatisch mit dem Bauvolumen, was bei Nachtragsaufträgen während der Bauphase zu Diskussionen über die Berechnungsgrundlage führen kann.

Streitpunkte aus Eigentümer- und Verwaltersicht

Aus Sicht der Eigentümer besteht das Hauptrisiko darin, eine zu weit gefasste oder zu unbestimmte Klausel zu beschließen, die im Nachhinein Spielraum für Abrechnungsstreitigkeiten lässt. Aus Sicht der Verwaltung besteht umgekehrt das Risiko, Zusatzleistungen zu erbringen, ohne dass vorher eine tragfähige Vergütungsgrundlage geschaffen wurde. Ob eine konkrete Klausel im Einzelfall ausreichend bestimmt ist, lässt sich nicht pauschal beantworten, das hängt von der Formulierung im Verwaltervertrag und vom jeweiligen Bauvorhaben ab. Eigentümerbeiräte sind gut beraten, vor einem größeren Bauvorhaben frühzeitig zu klären, welche Leistungen die Grundvergütung abdeckt und welche gesondert abgerechnet werden sollen, statt dies erst während oder nach der Baumaßnahme zu regeln.

Wie wir größere Baumaßnahmen begleiten

Bei InnovateImmo betreut ein fester Objektbetreuer das jeweilige Objekt durchgängig, auch während eines größeren Bauvorhabens. Vergütungsfragen zu Sonderleistungen werden vor Beauftragung einer Maßnahme mit dem Beirat beziehungsweise der Eigentümerversammlung geklärt und im Verwaltervertrag beziehungsweise im jeweiligen Beschluss dokumentiert. Angebote, Vergaben und der Schriftverkehr zu einer Baumaßnahme werden über die Verwaltungssoftware impower erfasst und den Eigentümern über das Portal casavi zugänglich gemacht. Der Verwaltervertrag läuft über ein Jahr mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten, Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan legen wir bis Ende Mai des Folgejahres vor.

Häufige Fragen

Muss eine Sondervergütung bereits im ursprünglichen Verwaltervertrag stehen?

Nicht zwingend. Sie kann auch nachträglich durch einen gesonderten Beschluss der Eigentümerversammlung vereinbart werden, sollte dann aber vor Beauftragung der Baumaßnahme feststehen, nicht erst danach.

Wie hoch darf eine Sondervergütung für die Baubetreuung sein?

Eine gesetzliche Obergrenze gibt es nicht. Üblich sind Pauschalen oder ein Prozentsatz der Auftragssumme. Die Angemessenheit im Einzelfall ist am Umfang der tatsächlich geschuldeten Zusatzleistung zu messen.

Was gilt, wenn kein gesonderter Beschluss zur Sondervergütung gefasst wurde?

Dann kann die Verwaltung die Zusatzleistung in der Regel nicht gesondert abrechnen, weil sie als Teil der mit der Grundvergütung abgegoltenen ordentlichen Verwaltung gilt.

Zählt das Einholen von Angeboten schon zur vergütungspflichtigen Sonderleistung?

Das Einholen weniger Vergleichsangebote gehört in der Regel zu den ordentlichen Verwaltungsaufgaben. Erst der darüber hinausgehende Koordinations- und Überwachungsaufwand bei größeren Vorhaben kann vergütungspflichtig sein, das ist einzelfallabhängig.

Kann ein Beschluss über eine Sondervergütung angefochten werden?

Ja, nach § 45 WEG innerhalb der dort genannten Fristen, insbesondere wenn der Beschluss nicht hinreichend bestimmt ist oder die Ankündigung in der Einladung nicht erkennen ließ, worüber abgestimmt wird.

Herangezogene Entscheidungen

BGH, Urteil vom 09.11.2016, Az. VIII ZR 73/16
KG Berlin, Urteil vom 26.08.2002, Az. 8 U 181/01
BGH, Urteil vom 12.11.2003, Az. VIII ZR 41/03