Beschlussnachweis gegenüber dem Grundbuchamt bei der WEG
Soll ein Beschluss der Wohnungseigentümer, etwa die Aufhebung einer im Grundbuch eingetragenen Veräußerungsbeschränkung, zu einer Grundbuchänderung führen, reicht die übliche Beschlussniederschrift aus der Eigentümerversammlung allein nicht aus. Nachgewiesen werden muss der Beschluss durch eine Niederschrift, deren Unterschriften der nach § 24 Abs. 6 WEG dafür vorgesehenen Personen öffentlich beglaubigt sind. Eine bloße schriftliche Wiedergabe des Beschlussinhalts, etwa im Protokoll ohne Beglaubigung, genügt dem Grundbuchamt nicht.
Warum das Grundbuchamt einen besonderen Nachweis verlangt
Grundbuchänderungen setzen grundsätzlich entweder eine Bewilligung der Betroffenen nach § 19 GBO oder den urkundlichen Nachweis der tatsächlichen Rechtslage voraus. Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft wäre die klassische Bewilligung aller Eigentümer mit notarieller Beglaubigung jeder einzelnen Unterschrift unpraktikabel, insbesondere bei größeren Gemeinschaften. Für Beschlüsse, die eine Veräußerungsbeschränkung nach § 12 Abs. 1 WEG betreffen, sieht das Gesetz deshalb eine Erleichterung vor.
Nach § 12 Abs. 4 Satz 1 WEG können die Wohnungseigentümer beschließen, eine solche Zustimmungspflicht aufzuheben. Für den Nachweis gegenüber dem Grundbuchamt verweist § 12 Abs. 4 Satz 3 WEG auf § 7 Abs. 2 WEG. Diese Erleichterung ersetzt die Bewilligung durch einen formalisierten Beschlussnachweis, ändert aber nichts daran, dass die inhaltlichen Anforderungen an diesen Nachweis streng gehandhabt werden.
Die Niederschrift mit öffentlich beglaubigten Unterschriften
Nach § 7 Abs. 2 WEG bedarf es der Bewilligung der Wohnungseigentümer nicht, wenn der Beschluss durch eine Niederschrift nachgewiesen wird, bei der die Unterschriften der in § 24 Abs. 6 WEG genannten Personen öffentlich beglaubigt sind. Das sind in der Regel der Verwalter sowie der Vorsitzende der Versammlung und ein weiteres von der Versammlung bestimmtes Mitglied, soweit kein Verwaltungsbeirat vorhanden ist oder dessen Vorsitzender die Unterschrift leistet.
Entscheidend ist, dass es sich um eine eigenständige, zu Nachweiszwecken erstellte und beglaubigte Fassung der Niederschrift handelt. Eine einfache Kopie des Versammlungsprotokolls, auf der die Unterschriften nachträglich beglaubigt werden, ist nach verbreiteter Praxis und der einschlägigen Entscheidungslage nicht gleichwertig, wenn ihr der nach dem Gesetz erforderliche Inhalt fehlt.
Mindestinhalt: Warum das Abstimmungsergebnis dazugehört
Zum Mindestinhalt einer Niederschrift, die zum Nachweis einer Beschlussfassung gegenüber dem Grundbuchamt dienen soll, gehört nach der Lexikon-Faktenlage ausdrücklich auch das Abstimmungsergebnis, also zumindest die Zahl der abgegebenen Ja- und Nein-Stimmen. Fehlt diese Angabe, lässt sich aus der Niederschrift allein nicht nachvollziehen, ob und mit welcher Mehrheit der Beschluss tatsächlich zustande gekommen ist.
Eine bloße schriftliche Wiedergabe des Beschlussinhalts, also der Text des gefassten Beschlusses ohne Dokumentation des Abstimmungsvorgangs, genügt zum Nachweis des Zustandekommens nicht. Das Grundbuchamt prüft nicht die materielle Richtigkeit des Beschlusses, verlangt aber eine Urkunde, aus der sich das formelle Zustandekommen nachvollziehen lässt. Wird eine Niederschrift zur Vorlage beim Grundbuchamt erstellt, sollte sie deshalb von vornherein das Abstimmungsergebnis enthalten, auch wenn dies für die interne Dokumentation der Versammlung sonst nicht immer in dieser Genauigkeit üblich ist.
Nachweis der Verwalterstellung
Wirkt der Verwalter an einer Erklärung gegenüber dem Grundbuchamt mit, etwa bei einer Veräußerungszustimmung nach § 12 WEG oder im Zusammenhang mit der beschlussweisen Aufhebung einer Veräußerungsbeschränkung, ist auch die Verwalterstellung selbst in öffentlich beglaubigter Form nachzuweisen. Das betrifft etwa die Bestellung zum Verwalter und den Nachweis, dass die Bestellung noch wirksam ist.
Eine Ausnahme gilt, wenn der Verwalter als bauträgerseits eingesetzter Erstverwalter bereits in der Teilungserklärung benannt wurde. In diesem Fall kann die Vorlage der Teilungserklärung genügen. Ob ein Verwalter bereits in der Teilungserklärung wirksam eingesetzt werden kann, wird in der Literatur allerdings nicht einheitlich beurteilt, sodass im Einzelfall Vorsicht angebracht ist.
Verwandte Eintragungsvoraussetzungen: Abgeschlossenheit und notarielle Prüfung
Ähnlich strenge Anforderungen gelten in anderen Konstellationen rund um das Wohnungseigentum. Verändern sich die Grenzen des Sondereigentums, etwa durch Unterteilung einer Einheit, verlangt das Grundbuchamt zusätzlich zum neuen bestätigten Aufteilungsplan eine Abgeschlossenheitsbescheinigung der Baubehörde. Das OLG Zweibrücken hat bestätigt, dass diese Bescheinigung zwingende Eintragungsvoraussetzung ist: Fehlt sie, darf das Grundbuchamt die geänderte Einheit nicht eintragen (OLG Zweibrücken, Beschluss vom 23.02.2001, Az. 3 W 39/01).
Bei notariell beurkundeten oder beglaubigten Erklärungen, die eine Eintragungsvoraussetzung berühren, erwartet das OLG Celle zudem regelmäßig einen Prüfvermerk des Notars, der die Eintragungsfähigkeit für das Grundbuchamt bescheinigt, sei es als Eigenurkunde oder formlos im Antragsschreiben. Fehlt dieser Nachweis, liegt ein Eintragungshindernis im Sinne des § 18 Abs. 1 GBO vor (OLG Celle, Beschluss vom 13.11.2017, Az. 18 W 57/17). Diese Grundsätze zeigen, dass das Grundbuchamt bei formellen Nachweisen generell wenig Spielraum für Auslegung lässt und auf die vollständige, urkundlich belegte Dokumentation Wert legt.
Bedeutung für die Verwaltungspraxis
Für Verwaltungsbeiräte und Eigentümer bedeutet dies in der Praxis, dass bei Beschlüssen mit Grundbuchrelevanz, etwa zur Löschung einer Veräußerungsbeschränkung, von vornherein auf eine formgerechte Niederschrift mit Abstimmungsergebnis geachtet werden sollte, damit eine spätere Beglaubigung und Vorlage beim Grundbuchamt nicht an fehlenden Angaben scheitert. In der Verwaltungspraxis der InnovateImmo Immobilienmanagement GmbH wird die Erstellung und Dokumentation von Versammlungsniederschriften vom jeweils festen Objektbetreuer des Objekts begleitet, der in der impower-Verwaltungssoftware und im Eigentümerportal casavi hinterlegt ist. Ob im Einzelfall zusätzlich eine notarielle Beglaubigung oder ein Prüfvermerk erforderlich ist, hängt von der konkreten Beschlussart und der betroffenen Eintragung ab und sollte bei grundbuchrelevanten Vorgängen mit einem Notar abgestimmt werden.
Häufige Fragen
Nein. Erforderlich ist eine eigenständige Niederschrift, deren Unterschriften der nach § 24 Abs. 6 WEG vorgesehenen Personen öffentlich beglaubigt sind. Eine einfache schriftliche Wiedergabe des Beschlussinhalts genügt nicht.
Ja. Zum Mindestinhalt gehört zumindest die Angabe der abgegebenen Ja- und Nein-Stimmen, damit das Zustandekommen des Beschlusses nachvollziehbar ist.
Unterschreiben müssen die in § 24 Abs. 6 WEG genannten Personen, in der Regel der Verwalter, der Versammlungsvorsitzende und ein weiteres bestimmtes Mitglied oder der Beiratsvorsitzende. Die Beglaubigung erfolgt öffentlich, üblicherweise notariell.
Grundsätzlich ebenfalls in öffentlich beglaubigter Form. Nur wenn es sich um den in der Teilungserklärung benannten Erstverwalter handelt, kann die Vorlage der Teilungserklärung genügen, wobei die Zulässigkeit dieser Einsetzung in der Literatur nicht unumstritten ist.
Die genannte Regelung betrifft unmittelbar die Aufhebung einer Veräußerungsbeschränkung nach § 12 Abs. 4 WEG. Für andere Eintragungsvorgänge, etwa Änderungen des Sondereigentums, gelten eigene Nachweiserfordernisse wie die Abgeschlossenheitsbescheinigung, die im Einzelfall zu prüfen sind.
Herangezogene Entscheidungen
- OLG Celle, Beschluss vom 13.11.2017, Az. 18 W 57/17
- OLG Zweibrücken, Beschluss vom 23.02.2001, Az. 3 W 39/01
- BayObLG, Beschluss vom 10.12.2003, Az. 2Z BR 205/03