Beschlusssammlung in der WEG: Pflicht, Form und Inhalt

Die Beschluss-Sammlung ist ein vom Verwalter zu führendes Verzeichnis aller Beschlüsse einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie ist in § 24 Abs. 7 WEG geregelt und besteht zusätzlich zur Versammlungsniederschrift, ersetzt diese also nicht. Zweck ist es, die aktuelle Beschlusslage der Gemeinschaft an einer Stelle nachvollziehbar und jederzeit einsehbar zu dokumentieren, auch für Personen, die nicht an der Versammlung teilgenommen haben.

Gesetzliche Grundlage und Zweck

Die Pflicht zur Führung der Beschluss-Sammlung trifft den Verwalter nach § 24 Abs. 7 WEG. Sie ist von der Niederschrift zu unterscheiden: Während die Niederschrift den Ablauf einer einzelnen Versammlung protokolliert, bündelt die Beschluss-Sammlung über die Zeit hinweg sämtliche gefassten Beschlüsse im Wortlaut. Dadurch entsteht ein fortlaufendes Nachschlagewerk, aus dem sich der aktuelle Stand der Beschlusslage ergibt, ohne dass sämtliche Protokolle einzeln durchgesehen werden müssen.

Praktische Bedeutung hat dies vor allem für Personen, die nicht selbst an Versammlungen teilgenommen haben, etwa bei einem Eigentümerwechsel. Ein Erwerber kann sich anhand der Beschluss-Sammlung einen Überblick darüber verschaffen, welche Regelungen in der Gemeinschaft gelten, bevor er den Kaufvertrag abschließt.

Form der Führung und Einsichtsrecht

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Die Beschluss-Sammlung kann als Ordner in Papierform oder als elektronische Datei geführt werden. In der Praxis hat sich die elektronische Führung durchgesetzt, da sie Ausdrucke jederzeit ermöglicht und sich leichter durchsuchen lässt.

Entscheidend ist in jedem Fall, dass eine jederzeitige Einsichtsmöglichkeit besteht. Einsichtsberechtigt sind die Wohnungseigentümer selbst, aber auch von ihnen ermächtigte Dritte, etwa potenzielle Erwerber, Mieter oder ein Rechts- oder Steuerberater. Wird die Beschluss-Sammlung elektronisch geführt, lässt sich dieses Einsichtsrecht über ein Eigentümerportal praktisch umsetzen, da Eigentümer dort jederzeit selbst Zugriff auf die hinterlegten Dokumente haben, ohne eine Anfrage an den Verwalter richten zu müssen.

Was in die Beschluss-Sammlung gehört

Aufzunehmen ist der Wortlaut aller Beschlüsse, die in einer Wohnungseigentümerversammlung verkündet wurden, unabhängig davon, ob es sich um eine ordentliche oder eine außerordentliche Versammlung handelte. Auch Beschlüsse, die aufgrund einer Öffnungsklausel gefasst wurden, gehören hinein, selbst wenn sie zusätzlich ins Grundbuch eingetragen werden müssen, um nach § 10 Abs. 3 Satz 1 WEG auch gegenüber Rechtsnachfolgern zu wirken.

Daneben sind im Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 WEG gefasste Beschlüsse aufzunehmen. Da hierfür keine Versammlung stattfindet, existiert für diese Beschlüsse keine Niederschrift, so dass die Beschluss-Sammlung hier die einzige zentrale Dokumentationsstelle darstellt.

Wird in einem Beschluss zur Konkretisierung auf ein außerhalb des Protokolls liegendes Dokument Bezug genommen, etwa ein Gutachten oder ein Angebot im Rahmen einer Erhaltungsmaßnahme, muss dieses Dokument ebenfalls in die Beschluss-Sammlung aufgenommen werden, sofern es zweifelsfrei bestimmbar ist. Bei elektronischer Führung lässt sich dies durch Einscannen umsetzen. Ist das im Einzelfall nicht möglich, ist ein gesonderter Anlagen-Ordner zu führen, auf den in der Beschluss-Sammlung verwiesen wird.

Ferner gehören die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen in Beschlussverfahren nach § 43 WEG in die Sammlung. Auch dies dient dem Zweck, die Rechtslage innerhalb der Gemeinschaft umfassend abzubilden.

• ✓Beschlüsse aus ordentlichen und außerordentlichen Versammlungen
• ✓Beschlüsse aufgrund einer Öffnungsklausel, auch bei zusätzlicher Grundbucheintragung
• ✓Umlaufbeschlüsse nach § 23 Abs. 3 WEG
• ✓In Bezug genommene Anlagen wie Gutachten oder Angebote
• ✓Urteilsformeln aus Verfahren nach § 43 WEG

Geschäftsordnungsbeschlüsse und Streitfragen

Geschäftsordnungsbeschlüsse, etwa zur Reihenfolge der Tagesordnungspunkte, sind nach überwiegender Auffassung nicht in die Beschluss-Sammlung aufzunehmen, während sie in der Versammlungsniederschrift vermerkt werden. Ob diese Unterscheidung in jedem Einzelfall zutreffend ist, wird in der Literatur nicht einheitlich beurteilt, sie entspricht jedoch der verbreiteten Praxis, da eine Aufnahme sämtlicher Verfahrensbeschlüsse die Beschluss-Sammlung unübersichtlich machen würde.

Wo die Grenze im Einzelfall verläuft, etwa bei Beschlüssen, die formal wie Geschäftsordnungsbeschlüsse aussehen, aber inhaltliche Wirkung entfalten, lässt sich nicht pauschal beantworten. Im Zweifel ist eine Aufnahme eher zu empfehlen, um spätere Streitigkeiten über die Vollständigkeit der Sammlung zu vermeiden.

Frist und Haftung des Verwalters

Seit Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes gilt für die Erstellung der Niederschrift dieselbe Maßgabe wie für die Beschluss-Sammlung: Sie ist unverzüglich zu erstellen. Zuvor war die Niederschrift an keine Frist gebunden, während für die Beschluss-Sammlung bereits vorher eine zeitnahe Führung erwartet wurde.

Führt der Verwalter die Beschluss-Sammlung nicht oder nur unvollständig, verletzt er eine ihm gesetzlich zugewiesene Pflicht. Dies kann im Einzelfall haftungsrechtlich relevant werden, etwa wenn einem Erwerber durch eine unvollständige Sammlung ein Nachteil entsteht. Wir führen die Beschluss-Sammlung elektronisch über die Verwaltungssoftware impower und stellen Eigentümern über das Portal casavi einen eigenen Zugriff zur Verfügung, so dass Einsicht ohne gesonderte Anfrage möglich ist. Für jedes Objekt ist ein fester Objektbetreuer zuständig.

Häufige Fragen

Herangezogene Entscheidungen

• OLG Braunschweig, Urteil vom 16.11.2016, Az. 3 U 31/16
• FG Baden-Württemberg, Urteil vom 05.04.2017, Az. 4 K 3005/14rechtskräftig
• OLG Celle, Beschluss vom 12.07.2002, Az. 16 U 98/02