Beschluss außerhalb der Versammlung: Regeln nach § 23 WEG

Ein Beschluss außerhalb der Versammlung ist eine Entscheidung der Wohnungseigentümer, die nicht in einer Präsenz- oder Online-Versammlung, sondern schriftlich beziehungsweise elektronisch zustande kommt. Rechtsgrundlage ist § 23 Abs. 3 WEG. Das Gesetz kennt zwei Wege: den klassischen Umlaufbeschluss, der die Zustimmung aller Eigentümer in Textform voraussetzt, und den sogenannten Absenkungsbeschluss, bei dem die Gemeinschaft vorab für bestimmte, genau bezeichnete Gegenstände eine Mehrheitsentscheidung zulässt. Welche Voraussetzungen gelten und was bei Fehlern passiert, hängt davon ab, welches Verfahren gewählt wurde.

Zwei Verfahren nach § 23 Abs. 3 WEG

§ 23 Abs. 3 Satz 1 WEG erlaubt einen Beschluss ohne Versammlung, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss in Textform erklären. § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG öffnet einen zweiten Weg: Die Gemeinschaft kann vorab beschließen, dass für einzelne, bestimmte Gegenstände die Mehrheit der abgegebenen Stimmen ausreicht. Dieser sogenannte Absenkungsbeschluss senkt das Quorum für künftige Umlaufverfahren, allerdings nur für die dort konkret benannten Themen.

In der Praxis eignen sich beide Verfahren für Entscheidungen, die keinen Aufschub bis zur nächsten Versammlung erlauben, etwa die kurzfristige Beauftragung eines Handwerkers nach einem Wasserschaden oder die Genehmigung eines Angebots, dessen Bindefrist vor der nächsten Versammlung endet.

Der klassische Umlaufbeschluss: Einstimmigkeit ist zwingend

Beim Verfahren nach Satz 1 muss jeder einzelne Eigentümer aktiv zustimmen. Textform im Sinne von § 126b BGB genügt, eine unterschriebene Erklärung ist nicht zwingend erforderlich, eine formlose E-Mail reicht aus. Schweigen gilt jedoch nicht als Zustimmung. Wer sich nicht meldet, hat nicht zugestimmt.

Fehlt auch nur eine einzige Stimme, kommt der Beschluss nicht zustande. Verkündet die Verwaltung ihn trotzdem, handelt es sich um einen Nichtbeschluss und nicht um einen lediglich anfechtbaren Beschluss. Das bedeutet praktisch: Der Mangel muss nicht innerhalb der Anfechtungsfrist gerichtlich geltend gemacht werden, er kann auch später noch festgestellt werden, weil rechtlich schlicht nichts beschlossen wurde.

Der Absenkungsbeschluss: Mehrheit für festgelegte Gegenstände

Damit eine Mehrheitsentscheidung außerhalb der Versammlung zulässig ist, muss die Gemeinschaft zuvor in einer Versammlung festgelegt haben, für welchen konkreten Gegenstand dieses erleichterte Verfahren gelten soll. Eine pauschale Ermächtigung genügt nicht, der Gegenstand muss bestimmt und für alle Eigentümer erkennbar sein, häufig durch Verweis auf ein konkretes Dokument oder Angebot.

Liegen die Tatbestandsvoraussetzungen für einen solchen Absenkungsbeschluss nicht vor oder bleibt der Gegenstand unbestimmt, ist ein trotzdem nur mehrheitlich gefasster Beschluss nicht automatisch nichtig, sondern lediglich anfechtbar. Wer den Beschluss für fehlerhaft hält, muss ihn also fristgerecht anfechten, sonst wird er bestandskräftig. Das ist ein wesentlicher Unterschied zum klassischen Umlaufbeschluss, bei dem ein Zustimmungsmangel zur Nichtigkeit führt.

Wer darf ein Umlaufverfahren einleiten

Ein Beschlussverfahren außerhalb der Versammlung wird üblicherweise von der Verwaltung initiiert, nicht von einzelnen Eigentümern aus eigener Entscheidung. Das zeigt sich etwa bei Beschlüssen über Hausgeld-Vorschüsse: Ohne einen Beschluss nach § 28 Abs. 1 Satz 1 WEG besteht kein Zahlungsanspruch, und diesen Beschluss kann zwar in oder außerhalb einer Versammlung gefasst werden, initiiert werden muss das Verfahren aber von einer dazu befugten Person.

Existiert keine Verwaltung oder verweigert sie die Einberufung, kann ein Eigentümer nicht ohne Weiteres selbst ein Umlaufverfahren starten. In diesem Fall bleibt regelmäßig nur der Weg über eine gerichtliche Ermächtigung zur Einberufung einer Versammlung oder eine Klage auf Beschlussfassung.

Sonderfall: Untergemeinschaften

Bei größeren Wohnanlagen mit mehreren Häusern kann die Gemeinschaftsordnung Untergemeinschaften mit eigener Beschlusskompetenz vorsehen. Beschlüsse, die eine Untergemeinschaft über Maßnahmen an ihrem eigenen Gebäude fasst, sind deshalb nicht schon wegen der fehlenden Zuständigkeit der Gesamtgemeinschaft nichtig, sofern eine entsprechende Regelung in der Gemeinschaftsordnung besteht.

Für die gerichtliche Anfechtung solcher Beschlüsse gilt seit der WEG-Reform 2020, dass die Klage gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu richten ist, auch wenn nur eine Untergemeinschaft betroffen ist. Ob und in welchem Umfang eine Gemeinschaftsordnung wirksam Beschlusskompetenzen auf Untergemeinschaften verlagert, ist im Einzelfall zu prüfen und nicht immer eindeutig geregelt.

Dokumentation in der Praxis

Weil ein einziger fehlender Zustimmungsnachweis beim klassischen Umlaufbeschluss den gesamten Beschluss zu Fall bringen kann, kommt der sauberen Dokumentation besondere Bedeutung zu. Rückmeldefristen sollten klar benannt werden, und der Eingang jeder einzelnen Erklärung ist nachvollziehbar festzuhalten.

In unserer Verwaltungspraxis werden Umlaufbeschlüsse über das Eigentümerportal casavi und die Verwaltungssoftware impower dokumentiert, sodass der Rücklauf der Zustimmungen nachvollziehbar bleibt. Ansprechpartner für Rückfragen ist der feste Objektbetreuer des jeweiligen Objekts.

Häufige Fragen

Herangezogene Entscheidungen

• BayObLG, Beschluss vom 19.02.2004, Az. 2Z BR 212/03
• BGH, Urteil vom 10.11.2017, Az. V ZR 184/16
• AG Mönchengladbach-Rheydt, Beschluss vom 22.02.2002, Az. 23 UR II 19/01 WEG