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Belegprüfung durch den Beirat: Pflicht, Umfang, Haftung

Die Belegprüfung durch den Verwaltungsbeirat ist im Wohnungseigentumsgesetz nicht als zwingende Voraussetzung für einen wirksamen Beschluss über die Jahresabrechnung ausgestaltet. Der Beirat unterstützt und überwacht den Verwalter nach § 29 WEG, eine ausdrückliche Pflicht, Belege vor der Versammlung im Detail zu prüfen, enthält das Gesetz seit der WEG-Reform 2020 nicht mehr. Fehlt eine solche Prüfung, können die Eigentümer die Abrechnung trotzdem wirksam beschließen; sie können umgekehrt auch beschließen, die Abstimmung zurückzustellen, bis eine Prüfung stattgefunden hat.

Gesetzliche Grundlage: unterstützen und überwachen statt Detailprüfung

Der Verwaltungsbeirat ist nach § 29 WEG dazu berufen, den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben zu unterstützen und zu überwachen. Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht, jeden Beleg der Jahresabrechnung im Detail zu prüfen, enthält das seit der WEG-Reform 2020 geltende Gesetz nicht mehr. Vor der Reform sah § 29 Abs. 3 WEG in seiner alten Fassung vor, dass der Beirat den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung prüft und der Versammlung gegenüber Stellung nimmt. Diese Formulierung wurde gestrichen, der Grundgedanke der Unterstützung und Kontrolle der Verwalterarbeit ist in der allgemeinen Aufgabenbeschreibung des § 29 Abs. 2 WEG weiterhin enthalten.

Das Kammergericht Berlin hat zur alten Rechtslage entschieden, dass es sich bei der Prüfungspflicht des Beirats um eine bloße Sollvorschrift handelt (KG Berlin, Beschluss vom 25.08.2003, Az. 24 W 110/02). Diese Einordnung wird in der Literatur auch nach der Reform überwiegend fortgeschrieben, weil sich an der Grundkonstruktion des Beirats als unterstützendem, aber nicht entscheidungsbefugtem Organ nichts geändert hat. Eine höchstrichterliche Klärung zur neuen Rechtslage steht nach dem hier ausgewerteten Quellenstand noch aus.

Folgen für die Beschlussfassung über die Jahresabrechnung

Eine unterbliebene oder unvollständige Belegprüfung durch den Beirat macht einen Beschluss über die Jahresabrechnung nicht automatisch anfechtbar. Das Kammergericht hat ausgeführt, dass die Wohnungseigentümer die Abstimmung über die Jahresabrechnung per Geschäftsordnungsbeschluss mehrheitlich ablehnen können, wenn eine mögliche Vorprüfung durch einen vorhandenen Beirat nicht stattgefunden hat. Ebenso steht es der Mehrheit frei, sich über diese Sollvorschrift hinwegzusetzen und die vorgelegte Abrechnung auch ohne Beiratsprüfung zu beschließen, wenn sie diese für zutreffend hält (KG Berlin, Beschluss vom 25.08.2003, Az. 24 W 110/02).

Eine Klage gegen den Beschluss nach § 44 WEG, die innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben werden muss (§ 45 WEG), kann sich also nicht allein darauf stützen, dass der Beirat nicht geprüft hat. Angreifbar bleibt der Beschluss über die Jahresabrechnung nur, wenn die Abrechnung selbst inhaltlich fehlerhaft ist, etwa weil Kostenpositionen falsch verteilt oder Salden nicht nachvollziehbar sind.

Haftung der Beiratsmitglieder

Auch wenn der Beirat prüft und dabei einen Fehler übersieht, führt das nicht automatisch zu einer persönlichen Haftung. § 29 Abs. 3 WEG beschränkt die Haftung der Beiratsmitglieder gegenüber den Wohnungseigentümern auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Wer sein Amt ehrenamtlich und ohne besondere Fachkenntnisse ausübt, muss also nicht befürchten, für jede übersehene Unstimmigkeit persönlich einzustehen. Grobe Fahrlässigkeit kommt eher in Betracht, wenn offensichtliche, ins Auge fallende Fehler ungeprüft bleiben, etwa eine deutlich falsche Summenbildung oder fehlende Belege zu hohen Einzelpositionen.

Was die Prüfung inhaltlich leisten sollte

Inhaltlich sollte sich die Prüfung nicht auf die rechnerische Kontrolle beschränken. Bei größeren Instandhaltungs- oder Sanierungsmaßnahmen lohnt der Blick darauf, ob der Verwalter mehrere Angebote eingeholt und verglichen hat. Nach der Rechtsprechung muss der Verwalter nicht zwingend den billigsten Anbieter beauftragen, er muss aber bei größeren Preisunterschieden zwischen vergleichbaren Leistungen sorgfältig ermitteln, welches Angebot für die Eigentümer günstiger ist. Der bloße Verweis auf ein „bekanntes und bewährtes“ Unternehmen genügt bei erheblichen Preisdifferenzen allein nicht (BayObLG, Beschluss vom 11.04.2002, Az. 2Z BR 85/01).

Für die laufende Abrechnung bedeutet das für den Beirat konkret: stichprobenartiger Abgleich größerer Rechnungspositionen mit den Belegen, Plausibilität der Kostenverteilung nach dem geltenden Verteilerschlüssel und ein Blick auf die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage.

Umfang und Ablauf in der Praxis

Wie viele Belege geprüft werden und wie tief die Prüfung geht, schreibt das Gesetz nicht vor. Üblich ist eine stichprobenartige Prüfung der größeren Positionen statt einer vollständigen Durchsicht sämtlicher Belege. Sinnvoll ist es, das Ergebnis kurz zu dokumentieren, etwa in einem formlosen Vermerk, den der Beirat der Versammlung vorlegt. Das schafft Transparenz und erleichtert es der Versammlung, sich auf die Einschätzung des Beirats zu stützen.

Unabhängig von einer Beiratsprüfung steht jedem einzelnen Eigentümer ein eigenes Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen zu. Wer die Arbeit des Beirats ergänzen oder eigene Zweifel klären möchte, kann Belege auch ohne dessen Vermittlung einsehen.

✓Übereinstimmung von Kontostand und ausgewiesenem Saldo
✓Nachvollziehbarkeit einzelner Kostenpositionen anhand der Belege
✓korrekte Anwendung des Kostenverteilerschlüssels
✓Entwicklung der Instandhaltungsrücklage
✓Angebotsvergleich bei größeren Einzelmaßnahmen

Zusammenarbeit mit der Verwaltung

Für die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Beirat ist entscheidend, dass Unterlagen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung stehen. Wir legen Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan bis Ende Mai des Folgejahres vor, damit vor der Versammlung ausreichend Zeit für eine Prüfung durch den Beirat bleibt. Belege und Kontoauszüge stellen wir über das Eigentümerportal casavi bereit, die Verwaltung selbst erfolgt mit der Software impower. Für Rückfragen des Beirats zu einzelnen Positionen steht ein fester Objektbetreuer je Objekt als durchgehender Ansprechpartner zur Verfügung.

Häufige Fragen

Ist die Belegprüfung durch den Beirat gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Der Beirat unterstützt und überwacht den Verwalter nach § 29 WEG, eine ausdrückliche Pflicht zur Detailprüfung jedes Belegs enthält das Gesetz nicht. Nach der zur alten Rechtslage ergangenen Entscheidung des Kammergerichts handelt es sich um eine Sollvorschrift (KG Berlin, Beschluss vom 25.08.2003, Az. 24 W 110/02).

Kann die Versammlung die Abstimmung über die Jahresabrechnung verschieben, wenn der Beirat nicht geprüft hat?

Ja, die Eigentümer können per Geschäftsordnungsbeschluss mehrheitlich entscheiden, die Abstimmung zurückzustellen. Sie können aber ebenso mehrheitlich beschließen, die Abrechnung ohne Beiratsprüfung zu beschließen, wenn sie diese für zutreffend halten.

Haftet ein Beiratsmitglied, wenn es einen Fehler in der Abrechnung übersieht?

Nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, so § 29 Abs. 3 WEG. Für einfache, nicht offensichtliche Unstimmigkeiten besteht keine persönliche Haftung.

Muss der Beirat jeden einzelnen Beleg prüfen?

Nein, der Umfang ist gesetzlich nicht geregelt. In der Praxis üblich ist eine stichprobenartige Prüfung größerer und auffälliger Positionen, ergänzt um eine kurze Dokumentation des Ergebnisses.

Können einzelne Eigentümer auch ohne den Beirat Belege einsehen?

Ja, das Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen steht jedem Eigentümer unabhängig von einer Prüfung durch den Beirat zu.

Herangezogene Entscheidungen

KG Berlin, Beschluss vom 25.08.2003, Az. 24 W 110/02
KG Berlin, Beschluss vom 28.01.2004, Az. 24 W 3/02
BayObLG, Beschluss vom 11.04.2002, Az. 2Z BR 85/01