Der Verwaltungsbeirat in der WEG: Aufgaben und Rechte

Der Verwaltungsbeirat ist ein von der Eigentümerversammlung gewähltes Organ, das den Verwalter unterstützt und kontrolliert. Rechtsgrundlage ist § 29 WEG. Er besteht, sofern die Gemeinschaftsordnung oder ein Beschluss nichts anderes vorsieht, aus einem Vorsitzenden und zwei weiteren Mitgliedern, wobei die Gemeinschaft auch eine abweichende Zahl beschließen kann.

Aufgaben des Verwaltungsbeirats

Nach § 29 Abs. 2 WEG unterstützt der Verwaltungsbeirat den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Dazu gehört insbesondere die Prüfung des Wirtschaftsplans, der Jahresabrechnung, der Rechnungslegung sowie einzelner Kostenanschläge vor der Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung. Der Beirat hat keine eigene Entscheidungsbefugnis gegenüber dem Verwalter und ersetzt nicht die Beschlussfassung der Gemeinschaft. Seine Funktion ist beratend und vorbereitend, nicht ausführend.

In der Praxis prüft der Beirat die vom Verwalter vorgelegten Zahlen auf Plausibilität, gleicht Belege stichprobenartig ab und gibt gegenüber der Versammlung eine Einschätzung ab. Diese Vorprüfung erleichtert den übrigen Eigentümern die Entscheidung, ersetzt aber keine eigene Prüfung durch einzelne Eigentümer, die dazu weiterhin berechtigt bleiben.

Vorprüfung der Jahresabrechnung: Sollvorschrift, keine Wirksamkeitsvoraussetzung

Ein wiederkehrender Streitpunkt ist die Frage, welche Folgen es hat, wenn die Vorprüfung durch den Beirat unterbleibt, obwohl ein Beirat vorhanden ist. Das Kammergericht Berlin hat hierzu entschieden, dass es sich bei der Vorprüfungsregelung um eine bloße Sollvorschrift handelt (KG Berlin, Beschluss vom 25.08.2003, Az. 24 W 110/02). Die fehlende Vorprüfung führt danach nicht automatisch zur Anfechtbarkeit des Abrechnungsbeschlusses. Die Eigentümerversammlung kann sich aufgrund ihrer Beschlusskompetenz über die Sollvorschrift hinwegsetzen, wenn sie die vorgelegte Abrechnung für zutreffend hält, und auf die Kontrolle durch den Beirat verzichten.

Praktisch bedeutet dies: Wer eine Jahresabrechnung allein deshalb anfechten will, weil der Beirat sie nicht vorab geprüft hat, wird damit in der Regel keinen Erfolg haben, solange die Abrechnung inhaltlich nachvollziehbar und richtig ist. Die Versammlung kann allerdings vorab per Geschäftsordnungsbeschluss die Abstimmung verschieben, wenn eine mögliche Vorprüfung nicht stattgefunden hat. Ob dies im Einzelfall sinnvoll ist, hängt von der Komplexität der Abrechnung und dem Vertrauen in den Verwalter ab.

Wahl des Beirats und Blockwahl

Die Wahl der Beiratsmitglieder erfolgt durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung. In der Praxis werden häufig mehrere Kandidaten in einem einzigen Beschluss (Blockwahl) gewählt, statt über jede Person einzeln abzustimmen. Das Kammergericht Berlin hat in einem Fall offengelassen, ob eine solche Blockwahl den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht, weil die Wohnungseigentümer die Wahl vorsorglich zusätzlich in Einzelwahlen mit identischem Ergebnis wiederholt hatten (KG Berlin, Beschluss vom 28.01.2004, Az. 24 W 3/02). Sind die Einzelwahlen inhaltlich nicht zu beanstanden, bleibt danach auch der identische Blockwahlbeschluss bestehen.

Die Frage, ob eine Blockwahl grundsätzlich zulässig ist, war damit nicht abschließend geklärt und bleibt einzelfallabhängig. Verwaltungen und Beiräte, die auf Nummer sicher gehen wollen, können bei mehreren Kandidaten Einzelabstimmungen vorsehen oder zumindest die Möglichkeit dazu in der Tagesordnung eröffnen.

Haftung der Beiratsmitglieder

Beiratsmitglieder sind ehrenamtlich tätig, sofern die Gemeinschaft nichts anderes beschließt. Nach § 29 Abs. 3 WEG haftet ein unentgeltlich tätiges Beiratsmitglied bei einer Pflichtverletzung nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Diese Haftungsbeschränkung soll die Bereitschaft fördern, das Amt überhaupt zu übernehmen, da eine Vorprüfung von Abrechnungen und Wirtschaftsplänen ohne Fachkenntnisse mit Unsicherheiten verbunden ist.

Auch bei Auswahlentscheidungen, etwa der Empfehlung eines bestimmten Handwerksunternehmens, gilt ein grosszügiger Massstab: Nicht zwingend muss das günstigste Angebot gewählt werden, wie das Bayerische Oberste Landesgericht zu einer vergleichbaren Verwalterentscheidung festgestellt hat (BayObLG, Beschluss vom 11.04.2002, Az. 2Z BR 85/01). Übertragen auf den Beirat bedeutet dies, dass eine sorgfältige, nachvollziehbare Empfehlung ausreicht, auch wenn sich im Nachhinein ein günstigeres Angebot gefunden hätte.

Zusammenarbeit mit der Verwaltung

Ein funktionierender Beirat erleichtert die laufende Verwaltung, ersetzt aber die gesetzlichen Fristen und Zuständigkeiten nicht. Wir erstellen Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan bis Ende Mai des Folgejahres und stimmen uns dabei mit dem jeweiligen Beirat ab, sofern die Gemeinschaft einen gewählt hat. Für jedes Objekt ist ein fester Objektbetreuer zuständig, der auch als Ansprechpartner für den Beirat dient. Unterlagen zur Vorprüfung stellen wir über das Eigentümerportal casavi bereit, die interne Abwicklung erfolgt über die Verwaltungssoftware impower.

Häufige Fragen

Herangezogene Entscheidungen

• KG Berlin, Beschluss vom 25.08.2003, Az. 24 W 110/02
• KG Berlin, Beschluss vom 28.01.2004, Az. 24 W 3/02
• BayObLG, Beschluss vom 11.04.2002, Az. 2Z BR 85/01