Notarielle Beglaubigung: Bedeutung, Kosten, Praxisfälle
Eine notarielle Beglaubigung bestätigt nach § 129 BGB, dass eine Unterschrift tatsächlich von der Person stammt, die sie geleistet hat. Sie sagt nichts darüber aus, ob der Inhalt der Erklärung richtig oder wirksam ist. Im Wohnungseigentum begegnet sie vor allem bei der Teilungserklärung nach § 8 WEG und bei der Zustimmung des Verwalters zum Verkauf einer Wohnung. Für Eigentümer und Beiräte ist relevant, welche Nachweise dabei zusätzlich verlangt werden und wer die Kosten trägt.
Beglaubigung und Beurkundung: der Unterschied
Bei der öffentlichen Beglaubigung bestätigt der Notar ausschließlich die Echtheit einer Unterschrift. Die Erklärung selbst wird schriftlich abgefasst, der Unterzeichner unterschreibt in Gegenwart des Notars oder erkennt eine bereits geleistete Unterschrift an, und der Notar vermerkt dies. Bei der Beurkundung dagegen wird der gesamte Inhalt der Erklärung von einem Notar aufgenommen und vorgelesen, der Notar prüft und protokolliert auch, dass der Erklärende den Inhalt verstanden und gewollt hat. Das ist aufwendiger und teurer als eine reine Beglaubigung.
Nach § 129 Abs. 1 BGB genügt für eine Erklärung, die nach dem Gesetz öffentlicher Beglaubigung bedarf, entweder die schriftliche Form mit notariell beglaubigter Unterschrift oder, seit einer Gesetzesänderung, die elektronische Form mit notariell beglaubigter qualifizierter elektronischer Signatur. Wo das Gesetz eine Beglaubigung ausdrücklich vorschreibt, reicht eine einfache Unterschrift also nicht aus, eine Beurkundung ist aber auch nicht zwingend erforderlich.
Beglaubigung bei der Teilungserklärung nach § 8 WEG
Wer ein Grundstück nach § 8 Abs. 1 WEG in Wohnungseigentum aufteilt, muss dies gegenüber dem Grundbuchamt erklären. Die Unterschrift unter dieser Teilungserklärung bedarf der notariellen Beglaubigung. Zur Teilungserklärung gehört regelmäßig ein Aufteilungsplan, der die Abgeschlossenheit der einzelnen Einheiten dokumentiert.
Nach einer Entscheidung des BayObLG muss der Aufteilungsplan nicht bereits im Zeitpunkt der Beglaubigung der Teilungserklärung als Anlage beigeheftet sein. Es genügt, wenn er bis zur Eintragung vorgelegt wird und die Zusammengehörigkeit von Plan und Eintragungsbewilligung erkennbar gemacht wird (BayObLG, Beschluss vom 12.12.2002, Az. 2Z BR 112/02). Weicht der zunächst vorgelegte Plan jedoch vom amtlichen Aufteilungsplan ab, kann dieser Mangel nicht durch eine bloße Identitätserklärung des Notars geheilt werden. Die Übereinstimmung hat das Grundbuchamt nach dieser Entscheidung selbst zu prüfen, eine notarielle Bestätigung ersetzt diese Prüfung nicht.
Zustimmung des Verwalters bei der Veräußerung
Sieht die Gemeinschaftsordnung eine Zustimmungspflicht des Verwalters zum Verkauf einer Wohnung vor, muss diese Zustimmung schriftlich erklärt und die Unterschrift des Verwalters notariell beglaubigt werden. Damit ist es jedoch nicht getan: Der Verwalter muss zusätzlich in grundbuchmäßiger Form nachweisen, dass er tatsächlich zum Verwalter bestellt ist. Üblich ist dafür die Vorlage des Versammlungsprotokolls, in dem die Bestellung beschlossen wurde. Dieses Protokoll muss nach den §§ 26 Abs. 4 i. V. m. 24 Abs. 6 WEG vom Versammlungsleiter und einem Wohnungseigentümer unterzeichnet sein, bei bestelltem Beirat zusätzlich vom Vorsitzenden oder seinem Vertreter, und auch diese Unterschriften bedürfen der notariellen Beglaubigung.
Fehlt dieser Nachweis, hilft die rechtzeitige Zustimmungserklärung allein nicht weiter. Das OLG Düsseldorf hat dazu entschieden, dass ein Verwalter, der die Zustimmung zwar rechtzeitig, aber ohne den erforderlichen Nachweis seiner Verwaltereigenschaft in grundbuchmäßiger Form erklärt, dem Veräußerer für einen dadurch entstehenden Schaden haftet, etwa für einen Zinsschaden durch die Verzögerung der Eintragung (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 13.08.2003, Az. I-3 Wx 176/03). Für die Praxis bedeutet das: Verwalter sollten bei der Erteilung der Zustimmung von vornherein prüfen, ob alle Nachweise vollständig und in der richtigen Form vorliegen, und nicht erst auf eine Zwischenverfügung des Grundbuchamts warten.
Wer trägt die Kosten der Beglaubigung
Die Notarkosten für die Beglaubigung der Verwalterunterschrift bei der Veräußerungszustimmung entstehen im Zusammenhang mit dem einzelnen Verkaufsfall. Sie können, sofern die Gemeinschaftsordnung oder ein entsprechender Beschluss dies vorsieht, dem veräußernden Eigentümer als Verursacher zugeordnet werden, etwa im Rahmen einer verursacherbezogenen Kostentragung nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG. Der Verwalter ist grundsätzlich berechtigt, diese Kosten dem gemeinschaftlichen Konto zu entnehmen, wenn eine entsprechende Regelung besteht. Ohne klare Regelung im Verwaltervertrag oder durch Beschluss kann strittig sein, ob die Kosten die Gemeinschaft insgesamt oder den einzelnen Veräußerer treffen. Ein ausdrücklicher Beschluss zur verursacherbezogenen Kostentragung schafft hier Klarheit für beide Seiten.
Dokumentationspflicht des Notars bei Vertretungsprüfungen
In bestimmten grundbuchrechtlichen Verfahren kann der Notar nach § 15 Abs. 3 GBO eine vereinfachte Bestätigung zur Vertretungsberechtigung abgeben, ohne dass sämtliche Nachweisurkunden dem Grundbuchamt vorgelegt werden müssen. Das OLG Celle hat dazu klargestellt, dass diese Erleichterung ihren Zweck nur erfüllt, wenn der Notar seine Prüfung nachvollziehbar dokumentiert. Ohne einen entsprechenden Vermerk kann das Grundbuchamt nicht erkennen, ob der Notar seiner Prüfungspflicht überhaupt nachgekommen ist, so dass die vom Gesetzgeber beabsichtigte Entlastung des Verfahrens leerliefe (OLG Celle, Beschluss vom 13.11.2017, Az. 18 W 57/17). Für Eigentümergemeinschaften, in deren Namen der Verwalter oder ein Vertreter gegenüber dem Grundbuchamt auftritt, ist das ein Hinweis darauf, dass eine sorgfältige und dokumentierte notarielle Prüfung Verzögerungen im Eintragungsverfahren vermeiden kann.
Häufige Fragen
Nein. Bei der Beglaubigung bestätigt der Notar nach § 129 BGB nur die Echtheit einer Unterschrift. Bei der Beurkundung nimmt der Notar den gesamten Inhalt der Erklärung auf und protokolliert, dass der Erklärende ihn verstanden und gewollt hat. Die Beurkundung ist aufwendiger und in der Regel teurer.
Nach der Rechtsprechung des BayObLG genügt es, wenn der Aufteilungsplan bis zur Eintragung im Grundbuch vorgelegt und seine Zusammengehörigkeit mit der Teilungserklärung erkennbar gemacht wird. Er muss also nicht zwingend schon bei der Beglaubigung beigeheftet sein. Weicht der Plan jedoch vom amtlichen Plan ab, prüft das Grundbuchamt die Übereinstimmung selbst.
Der Verkauf verzögert sich dann typischerweise, weil das Grundbuchamt die Eintragung nicht ohne vollständigen Nachweis vornimmt. Nach einer Entscheidung des OLG Düsseldorf kann der Verwalter dem Veräußerer in diesem Fall zum Ersatz eines daraus entstehenden Schadens verpflichtet sein, etwa eines Zinsschadens.
Das hängt von der Regelung in der Gemeinschaftsordnung oder von einem Beschluss der Eigentümerversammlung ab. Häufig wird eine verursacherbezogene Kostentragung beschlossen, wonach der veräußernde Eigentümer diese Kosten trägt. Ohne eine solche Regelung ist die Zuordnung im Einzelfall zu klären.
Herangezogene Entscheidungen
- OLG Celle, Beschluss vom 13.11.2017, Az. 18 W 57/17
- BayObLG, Beschluss vom 12.12.2002, Az. 2Z BR 112/02
- OLG Düsseldorf, Beschluss vom 13.08.2003, Az. I-3 Wx 176/03