Auskunftsanspruch gegenüber dem WEG-Verwalter

Wohnungseigentümer haben einen Anspruch auf Auskunft, dieser richtet sich rechtlich jedoch nicht gegen den Verwalter persönlich, sondern gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE), die der Verwalter im Innenverhältnis vertritt. Grundlage ist der Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung nach § 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG. Daneben steht das Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen nach § 18 Abs. 4 WEG, das in der Praxis die meisten Informationswünsche abdeckt. Ein eigenständiger Auskunftsanspruch kommt nur dort in Betracht, wo die Einsichtnahme nicht ausreicht, etwa weil Informationen nicht in Dokumenten vorliegen, sondern erst zusammengestellt oder erläutert werden müssten.

Wer schuldet die Auskunft

Anspruchsgegner ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht der Verwalter als natürliche oder juristische Person. Der Verwalter erfüllt die Auskunftspflicht der GdWE lediglich als deren gesetzlicher Vertreter. Diese Unterscheidung ist mehr als eine Formalie: Klagen auf Auskunft richten sich gegen die Gemeinschaft, und sobald der Verwalter im Namen der GdWE Auskunft erteilt hat, ist der Anspruch erloschen. Der Verwalter kann sich dann gegenüber wiederholten Anfragen, die dieselbe Frage betreffen, auf die bereits erfolgte Erfüllung berufen und weitere Auskünfte zu identischen Punkten zurückweisen.

In der praktischen Verwaltung bedeutet das für Eigentümer, dass ein Auskunftswunsch klar formuliert und konkret begründet werden sollte. Pauschale oder wiederholte Anfragen ohne neuen Sachverhalt haben rechtlich wenig Aussicht auf Erfolg, wenn die Frage bereits einmal beantwortet wurde.

Verhältnis zum Einsichtsrecht nach § 18 Abs. 4 WEG

Der eigenständige Auskunftsanspruch ist gegenüber dem Einsichtsrecht subsidiär. Das bedeutet: Kann ein Eigentümer die gewünschte Information durch Einsicht in Verwaltungsunterlagen, Kontoauszüge, Beschlusssammlung oder Verträge selbst erlangen, besteht daneben kein zusätzlicher Auskunftsanspruch. Erst wenn die Unterlagen die Frage nicht beantworten, etwa weil eine Erläuterung, eine Zusammenstellung von Einzelposten oder eine Einschätzung des Verwalters gefragt ist, kommt ein originärer Auskunftsanspruch in Betracht.

Diese Abgrenzung ist in der Praxis nicht immer trennscharf. Wo die Grenze im Einzelfall verläuft, hängt von der konkreten Frage und dem Zustand der Unterlagen ab. Eigentümer sind daher gut beraten, zunächst um Terminierung eines Einsichttermins zu bitten, bevor sie eine gesonderte Auskunft verlangen.

Grenzen des Anspruchs: Datenschutz und Zumutbarkeit

Der Auskunftsanspruch findet dort seine Grenze, wo schutzwürdige Interessen anderer Eigentümer oder Dritter entgegenstehen. Das Landgericht Düsseldorf hat entschieden, dass ein Wohnungseigentümer keinen Anspruch auf Übermittlung einer Eigentümerliste hat, die zugleich die E-Mail-Adressen der anderen Eigentümer enthält (LG Düsseldorf, Urteil vom 04.10.2018, Az. 25 S 22/18). Der Wunsch nach vereinfachter Kommunikation innerhalb der Gemeinschaft rechtfertigt danach keinen Eingriff in die Daten Dritter, jedenfalls nicht in dieser Form.

Für die Praxis folgt daraus, dass Auskunftsersuchen, die personenbezogene Daten Dritter betreffen, besonders sorgfältig geprüft werden müssen. Der Verwalter hat hier eine Abwägung vorzunehmen, die nicht allein am Wunsch des anfragenden Eigentümers ausgerichtet werden kann.

Auskunft nach Verwalterwechsel und bei der Entlastung

Auch nach einem Verwalterwechsel bleiben Auskunftsfragen relevant. Der Bundesgerichtshof hat zur Entlastung eines ausgeschiedenen Verwalters entschieden, dass diese die Wirkung eines Verzichts auf Ansprüche entfaltet, die den Wohnungseigentümern zum Zeitpunkt der Entlastung bekannt oder bei sorgfältiger Prüfung erkennbar waren (BGH, Beschluss vom 25.09.2003, Az. V ZB 40/03). Für die Praxis bedeutet das: Wer Auskunft zu bestimmten Vorgängen aus der Amtszeit eines Verwalters wünscht, sollte diese vor einer Entlastung einholen und klären, da die Entlastung spätere Ansprüche zu bereits erkennbaren Sachverhalten regelmäßig ausschließt. Die Entscheidung erging noch zur alten Rechtslage, die Grundgedanken zur Verzichtswirkung der Entlastung werden aber auch unter dem seit 2020 geltenden Recht herangezogen.

Ein Sonderfall ist der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG. Legt der Verwalter keinen Vermögensbericht vor, entspricht ein dennoch gefasster Entlastungsbeschluss nicht ordnungsmäßiger Verwaltung. Die Vorlage von Jahresabrechnung und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ersetzt den Vermögensbericht nicht. Umgekehrt begrenzt ein vorgelegter Vermögensbericht weder das Einsichtsrecht nach § 18 Abs. 4 WEG noch weitergehende Auskunftsansprüche der Eigentümer.

Praktisches Vorgehen und laufende Transparenz

Viele Auskunftsstreitigkeiten entstehen, weil Informationen zwar vorhanden, aber schwer zugänglich sind. Eine laufend gepflegte Dokumentenablage verringert den Bedarf an gesonderten Auskunftsersuchen erheblich, weil Eigentümer viele Fragen bereits über die Einsicht in Unterlagen klären können.

Wir setzen dafür die Verwaltungssoftware impower und das Eigentümerportal casavi ein, über das Eigentümer Abrechnungen, Protokolle und Verträge einsehen können. Für jedes Objekt ist ein fester Objektbetreuer zuständig, der Auskunftsersuchen inhaltlich beurteilen kann, ohne dass Zuständigkeiten zwischen mehreren Ansprechpartnern geklärt werden müssen. Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan legen wir bis Ende Mai des Folgejahres vor, was die im vorigen Abschnitt beschriebenen Fragen rund um Vermögensbericht und Entlastung frühzeitig entschärft.

Häufige Fragen

Herangezogene Entscheidungen

• BGH, Urteil vom 04.12.2003, Az. IX ZR 222/02
• BGH, Beschluss vom 25.09.2003, Az. V ZB 40/03
• BayObLG, Beschluss vom 04.03.2004, Az. 2Z BR 242/03