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Aufwendungsersatzanspruch des Verwalters: Wann er besteht

Der Verwalter hat einen Anspruch auf Ersatz seiner Aufwendungen gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, wenn er im Rahmen seiner Kompetenzen nach § 27 Abs. 1 WEG gehandelt hat oder wenn eine Maßnahme außerhalb dieser Kompetenzen dem wirklichen oder mutmaßlichen Interesse der Gemeinschaft entsprach. Fehlt beides, bleibt allenfalls ein Anspruch aus ungerechtfertigter Bereicherung nach § 812 BGB. Ob im Einzelfall ein Anspruch besteht, hängt stark von den konkreten Umständen der Maßnahme und ihrer Dringlichkeit ab.

Handeln innerhalb der Verwalterkompetenzen

Nach § 27 Abs. 1 WEG darf der Verwalter Maßnahmen der ordnungsmäßigen Verwaltung treffen, insbesondere solche zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils für die Gemeinschaft. Handelt er innerhalb dieser Befugnisse und schließt er etwa einen Reparaturvertrag mit einem Handwerksbetrieb, ist dieser Vertrag wirksam und bindet die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Der Verwalter hat dann einen unproblematischen Anspruch auf Ersatz der von ihm verauslagten Kosten, da er im Auftrag und auf Rechnung der Gemeinschaft tätig geworden ist.

In diesen Fällen stellt sich die Frage nach dem Aufwendungsersatz meist nicht gesondert, weil die Kosten ohnehin als Verwaltungsausgabe über die Jahresabrechnung abgerechnet werden. Praktisch relevant wird der Anspruch erst dort, wo der Verwalter über seine Kompetenzen hinausgegangen ist oder die Gemeinschaft die Erstattung verweigert.

Handeln außerhalb der Kompetenzen: berechtigte Geschäftsführung ohne Auftrag

Überschreitet der Verwalter seine Befugnisse aus § 27 Abs. 1 WEG, etwa weil er eine größere Maßnahme ohne Beschluss der Eigentümerversammlung veranlasst, kommt ein Aufwendungsersatz nur unter engeren Voraussetzungen in Betracht. Entscheidend ist, ob der Vertragsschluss im Verhältnis zur Gemeinschaft deren wirklichem oder mutmaßlichem Interesse entsprach. Ist das zu bejahen, liegt eine berechtigte Geschäftsführung ohne Auftrag vor, und der Anspruch ergibt sich aus § 683 BGB in Verbindung mit § 670 BGB. Dem Verwalter sind dann sämtliche Aufwendungen zu ersetzen, die er den Umständen nach für erforderlich halten durfte.

Der mit dem Handwerker geschlossene Vertrag selbst ist in diesen Konstellationen ohnehin wirksam und bindet die Gemeinschaft im Außenverhältnis. Die Frage des Aufwendungsersatzes betrifft nur das Innenverhältnis zwischen Verwalter und Gemeinschaft, also die Frage, wer die Kosten wirtschaftlich zu tragen hat.

Fehlt es hingegen am mutmaßlichen Interesse der Gemeinschaft, etwa weil die Eigentümer sich zuvor bewusst gegen eine Maßnahme entschieden hatten, scheidet eine berechtigte Geschäftsführung ohne Auftrag aus. Das BayObLG hat dies für den Fall entschieden, dass Eigentümer sich ausdrücklich gegen einen Fensteraustausch ausgesprochen hatten und der Verwalter die Maßnahme dennoch veranlasste. Weder eine Notgeschäftsführung nach § 21 Abs. 2 WEG a. F. noch ein Auftrag oder eine berechtigte Geschäftsführung ohne Auftrag lagen dort vor, weil der Wille der Wohnungseigentümer gerade dahin ging, zunächst nichts zu unternehmen (BayObLG, Beschluss vom 14.08.2003, Az. 2 Z BR 112/03).

Wenn auch die Geschäftsführung ohne Auftrag ausscheidet: Bereicherungsanspruch

Selbst wenn weder Kompetenzrahmen noch berechtigte Geschäftsführung ohne Auftrag greifen, muss der Verwalter nicht zwingend leer ausgehen. In dem vom BayObLG entschiedenen Fensterfall hat der Senat die Voraussetzungen eines Anspruchs aus ungerechtfertigter Bereicherung nach § 812 Abs. 1 Satz 1 in Verbindung mit § 818 Abs. 2 BGB für erfüllt gehalten. Die Gemeinschaft hatte durch den Fenstereinbau objektiv einen Vermögensvorteil erlangt, den sie ohne Rechtsgrund behalten hätte, wenn der Verwalter keinen Ausgleich erhält.

Ein solcher Bereicherungsanspruch ist regelmäßig der Höhe nach begrenzt auf den objektiven Wert der Bereicherung und nicht zwangsläufig identisch mit den tatsächlich aufgewendeten Kosten. Ob und in welcher Höhe ein Wertersatz geschuldet ist, bleibt im Ergebnis eine Frage des Einzelfalls, die sich häufig nur mit sachverständiger Bewertung klären lässt.

Anspruchsgegner und Verjährung

Aufwendungsersatzansprüche des Verwalters sind stets gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zu richten, da diese Vertragspartnerin des Verwalters ist, nicht die einzelnen Eigentümer. Das gilt unabhängig davon, auf welche Anspruchsgrundlage sich der Verwalter stützt.

Die Ansprüche verjähren nach der regelmäßigen Verjährungsfrist der §§ 195, 199 BGB innerhalb von drei Jahren ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Verwalter von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen. Verwalter sollten offene Erstattungsposten daher zeitnah geltend machen und nicht auf spätere Abrechnungsperioden verschieben.

Aufwendungsersatz nach Ende des Verwalteramts

Ein praktisch häufiger Fall betrifft den ausgeschiedenen Verwalter, der beim Übergang auf den Nachfolger einen Schuldsaldo aus den Gemeinschaftskonten aus eigenen Mitteln ausgleicht. Der ausgeschiedene Verwalter ist grundsätzlich nicht verpflichtet, einen solchen Saldo selbst zu tragen. Soweit er dennoch einen Ausgleich vorgenommen hat, steht ihm ein entsprechender Aufwendungsersatzanspruch gegen die Gemeinschaft zu.

Zu beachten ist außerdem, dass eine Entlastung des Verwalters durch die Eigentümerversammlung nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs die Wirkung eines Verzichts auf Ansprüche entfaltet, die den Wohnungseigentümern bekannt oder bei sorgfältiger Prüfung erkennbar waren. Das betrifft in erster Linie Ansprüche der Gemeinschaft gegen den Verwalter, kann im Einzelfall aber auch die Bewertung des Innenverhältnisses beeinflussen, wenn Erstattungspositionen bereits Gegenstand der Entlastung waren (BGH, Beschluss vom 25.09.2003, Az. V ZB 40/03).

Häufige Fragen

Muss der Verwalter jede Rechnung sofort selbst bezahlen?

Nein. Innerhalb seiner Kompetenzen nach § 27 Abs. 1 WEG handelt der Verwalter im Namen und auf Rechnung der Gemeinschaft, sodass Rechnungen üblicherweise direkt aus den Gemeinschaftsmitteln beglichen werden. Ein Aufwendungsersatzanspruch wird erst relevant, wenn der Verwalter tatsächlich eigenes Geld vorgestreckt hat.

Kann die Gemeinschaft die Erstattung verweigern, weil sie mit der Maßnahme nicht einverstanden war?

Das ist möglich, wenn die Maßnahme außerhalb der Verwalterkompetenzen lag und dem wirklichen oder mutmaßlichen Interesse der Gemeinschaft nicht entsprach. In einem solchen Fall scheidet eine berechtigte Geschäftsführung ohne Auftrag aus, wie das BayObLG für einen eigenmächtig veranlassten Fensteraustausch entschieden hat. Ein Rest-Anspruch aus Bereicherungsrecht bleibt aber denkbar.

Gegen wen richtet sich der Anspruch, gegen die Gemeinschaft oder gegen einzelne Eigentümer?

Ausschließlich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, da diese Vertragspartnerin des Verwalters ist. Einzelne Eigentümer haften dem Verwalter gegenüber nicht persönlich für Aufwendungsersatz.

Wie lange hat der Verwalter Zeit, seinen Anspruch geltend zu machen?

Es gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach §§ 195, 199 BGB, gerechnet ab Ende des Jahres der Anspruchsentstehung und Kenntniserlangung. Danach kann die Gemeinschaft die Erstattung verweigern.

Was passiert mit offenen Erstattungsansprüchen, wenn ein Verwalter das Amt verliert?

Sie bestehen fort und richten sich weiterhin gegen die Gemeinschaft, etwa wenn der ausgeschiedene Verwalter beim Übergang einen Kontensaldo ausgeglichen hat. Eine bereits erteilte Entlastung kann allerdings Ansprüche betreffen, die den Eigentümern bekannt oder erkennbar waren.

Herangezogene Entscheidungen

BayObLG, Beschluss vom 14.08.2003, Az. 2Z BR 112/03
OLG Bremen, Beschluss vom 15.06.2017, Az. 5 U 16/16
BGH, Beschluss vom 25.09.2003, Az. V ZB 40/03