Aufwendungsersatz: Wer ist Schuldner in der WEG?

Schuldner eines Aufwendungsersatzanspruchs ist grundsätzlich die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) als rechtsfähiger Verband – nicht der einzelne Miteigentümer. Das gilt sowohl für Verwaltungsbeiräte, die Auslagen für ihre Tätigkeit hatten, als auch für Eigentümer, die Verbindlichkeiten der Gemeinschaft aus eigener Tasche beglichen haben. Wer Aufwendungen ersetzt bekommen möchte, muss sich daher an die Gemeinschaft halten und nicht an einzelne Nachbarn, selbst wenn diese wirtschaftlich anteilig mit betroffen wären.

Rechtsgrundlage: Auftragsrecht nach §§ 662, 670 BGB

Der Verwaltungsbeirat übt sein Amt regelmäßig ohne gesonderten Beiratsvertrag aus. Fehlt eine ausdrückliche Vergütungsregelung, greift das allgemeine Auftragsrecht: Nach § 662 BGB in Verbindung mit § 670 BGB kann der Beirat Ersatz der Aufwendungen verlangen, die er zur Ausführung seines Amtes für erforderlich halten durfte. Dazu zählen etwa Fahrtkosten zu Ortsterminen, Kopier- oder Portokosten oder Telefonauslagen im Zusammenhang mit der Beiratstätigkeit.

Gläubiger dieses Anspruchs ist der jeweilige Beirat, Schuldner ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als Verband. Der einzelne Eigentümer haftet dem Beirat gegenüber nicht persönlich, sondern nur über seinen Anteil an den gemeinschaftlichen Kosten, die im Rahmen der Jahresabrechnung nach § 28 WEG umgelegt werden.

Voraussetzung für den Ersatz ist stets, dass die Aufwendungen im konkreten Einzelfall tatsächlich entstanden und nachweisbar sind. Ein pauschaler Verweis auf übliche Kosten reicht nicht aus, wenn der Beirat den Ersatz einzeln geltend macht.

Aufwendungsersatz bei Eigentümern, die Gemeinschaftsschulden getilgt haben

Nicht selten kommt es vor, dass ein einzelner Eigentümer Rechnungen oder Verbindlichkeiten der Gemeinschaft aus eigenen Mitteln vorstreckt, etwa weil eine dringende Reparatur keinen Aufschub duldete oder die Gemeinschaftskasse vorübergehend nicht ausreichend gedeckt war. Auch hier gilt: Schuldner des Erstattungsanspruchs ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, nicht die einzelnen Miteigentümer.

Besonders praxisrelevant ist die Konstellation der sogenannten Zweiergemeinschaft, also einer WEG mit nur zwei Eigentümern, in der wegen des Kopfstimmrechts oft keine Mehrheitsbeschlüsse zustande kommen und häufig kein Verwalter bestellt ist. Auch in einer solchen zerstrittenen Zweiergemeinschaft kann der Eigentümer, der Verbindlichkeiten der Gemeinschaft beglichen hat, nach der Rechtsprechung nicht unmittelbar von dem anderen Eigentümer anteilige Erstattung verlangen. Der Anspruch richtet sich weiterhin gegen die Gemeinschaft als solche, auch wenn diese praktisch nur aus den beiden Eigentümern besteht.

Das gilt entsprechend, wenn der in Anspruch genommene Eigentümer zwischenzeitlich aus der Gemeinschaft ausgeschieden ist, etwa durch Verkauf seiner Einheit, und für Verbindlichkeiten haften soll, die während seiner Zugehörigkeit entstanden oder fällig geworden sind. Auch dann bleibt die Gemeinschaft der richtige Anspruchsgegner, einschlägig sind hier § 9a Abs. 4 Satz 1 WEG und § 28 Abs. 1 Satz 1 WEG.

Abgrenzung: tatsächlicher Aufwendungsersatz und Pauschale

In der Praxis behilft sich manche Gemeinschaft mit einer pauschalen Aufwandsentschädigung für den Verwaltungsbeirat, um Einzelabrechnungen zu vermeiden. Eine solche Pauschale ist zulässig, wenn sie sich an der Verkehrsauffassung und der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit der Gemeinschaft orientiert und in einem angemessenen Rahmen bleibt.

Rechtlich handelt es sich bei einer Pauschale jedoch nicht um echten Aufwendungsersatz im Sinne von § 670 BGB, sondern im Ergebnis meist um eine verkappte Vergütung. Das ist relevant für die Frage, ob und wie ein solcher Betrag versteuert werden muss und ob er neben einem etwaigen Vergütungsbeschluss überhaupt zulässig ist. Beiräte und Eigentümer sollten diese Unterscheidung kennen, bevor sie eine Pauschalregelung beschließen.

Praktische Hinweise für Beiräte und Eigentümer

Wer Aufwendungsersatz geltend machen will, sollte Belege von Anfang an sammeln und den Zusammenhang mit der Beirats- oder Verwaltungstätigkeit dokumentieren. Ein formloser Antrag an die Verwaltung mit Belegkopien genügt in der Regel, um die Erstattung im Rahmen der laufenden Buchführung zu veranlassen.

Eigentümer, die größere Beträge für die Gemeinschaft vorstrecken, sollten dies möglichst vorab in der Eigentümerversammlung ankündigen oder zumindest zeitnah dokumentieren lassen, um spätere Streitigkeiten über die Erstattungspflicht zu vermeiden. Die Erstattung erfolgt üblicherweise über die nächste Jahresabrechnung, in der die verauslagten Beträge als Ausgabe der Gemeinschaft erscheinen und dem vorleistenden Eigentümer gutgeschrieben werden.

In der laufenden Verwaltung wird ein solcher Vorgang über die Verwaltungssoftware erfasst und über das Eigentümerportal für die Beteiligten nachvollziehbar dokumentiert. Bei InnovateImmo erstellen wir Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan bis Ende Mai des Folgejahres, sodass Erstattungsansprüche zeitnah abgebildet werden; je Objekt ist ein fester Objektbetreuer Ansprechpartner für solche Fragen.

Häufige Fragen

Herangezogene Entscheidungen

• BGH, Beschluss vom 13.07.2017, Az. I ZB 103/16
• BGH, Beschluss vom 16.03.2017, Az. IX ZB 45/15
• OLG Celle, Beschluss vom 09.07.2002, Az. 2 W 60/02