Vergleichsangebote in der WEG: Wann Pflicht?

Vor der Vergabe eines Auftrags zur Instandsetzung oder Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums müssen grundsätzlich mehrere Angebote eingeholt werden, damit die Eigentümerversammlung eine tragfähige Entscheidungsgrundlage hat. Eine feste Anzahl schreibt das Gesetz nicht vor. Maßgeblich ist § 19 Abs. 2 WEG, wonach die Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen muss. Bei geringfügigen Maßnahmen kann auf zusätzliche Angebote verzichtet werden, wo genau diese Grenze verläuft, ist in Rechtsprechung und Literatur nicht einheitlich beantwortet.

Der Grundsatz: Vergleichsangebote vor der Auftragsvergabe

Nach ständiger Rechtsprechung sind vor der Vergabe eines Auftrags grundsätzlich Alternativ- oder Konkurrenzangebote einzuholen, um eine Überteuerung zu vermeiden. Das BayObLG hat dies bereits 2002 klargestellt und dabei betont, dass eine Maßnahme nicht schon deshalb unangemessen ist, weil sie kostenintensiv oder nicht die billigste Lösung ist (BayObLG, Beschluss vom 11.04.2002, Az. 2Z BR 85/01). Entscheidend ist vielmehr, dass die Eigentümer auf Basis vergleichbarer Angebote eine informierte Ermessensentscheidung treffen können.

Für einen privaten Verwalter besteht dabei keine Pflicht, förmlich nach den Regeln der VOB/A auszuschreiben. Diese Vergaberegeln richten sich an öffentliche Auftraggeber; eine Hausverwaltung als Privatperson beziehungsweise privatrechtlich handelnde Gesellschaft unterliegt ihnen nicht. Das entbindet sie jedoch nicht davon, den Markt in einer dem Einzelfall angemessenen Weise zu sondieren.

Die Bagatellgrenze: Wann auf zusätzliche Angebote verzichtet werden kann

Bei geringfügigen Erhaltungsmaßnahmen wird die Einholung mehrerer Angebote überwiegend nicht verlangt, wenn der damit verbundene Aufwand in keinem angemessenen Verhältnis zum Erkenntnisgewinn steht. Wo diese sogenannte Bagatellgrenze konkret liegt, ist umstritten. In der Literatur werden Beträge zwischen 2.000 EUR und 5.000 EUR genannt, ohne dass sich ein einheitlicher Wert durchgesetzt hätte.

Maßgeblich sind nach verbreiteter Auffassung nicht allein die absolute Auftragssumme, sondern auch die Größe der Wohnungseigentumsanlage und die daraus resultierende Kostenbelastung des einzelnen Eigentümers. Eine Maßnahme, die in einer kleinen Gemeinschaft mit wenigen Einheiten für den Einzelnen erheblich ins Gewicht fällt, kann anders zu beurteilen sein als dieselbe Summe in einer großen Anlage. Ein Amtsgericht hat in einem Fall 3.000 EUR als geringfügig eingestuft und weitere Angebote für entbehrlich gehalten; dies zeigt, dass die Einordnung stark vom Einzelfall abhängt.

Wie viele Angebote sind ausreichend?

Auch wenn keine feste Zahl vorgeschrieben ist, gilt die Einholung von lediglich zwei Vergleichsangeboten nach der Literatur als im Einzelfall ermessensfehlerhaft, insbesondere wenn ein drittes Angebot zwar ursprünglich vorlag, der betreffende Unternehmer zum Zeitpunkt der Beschlussfassung aber nicht mehr zur Ausführung bereit war. Ein solches Angebot kann dann für die Entscheidungsfindung in der Versammlung nicht mehr herangezogen werden.

Damit die Eigentümer das Preis-Leistungs-Verhältnis überhaupt beurteilen können, müssen die eingeholten Angebote zudem inhaltlich vergleichbar sein. Unterschiedliche Leistungsbeschreibungen, abweichende Materialqualitäten oder nicht vergleichbare Gewährleistungsfristen erschweren eine sachgerechte Entscheidung und können die Beschlussfassung angreifbar machen.

Kann die Eigentümerversammlung per Beschluss auf Angebote verzichten?

Ein pauschaler Verzicht auf Vergleichsangebote, etwa mit Verweis auf eine angespannte Lage am Handwerkermarkt, ist nicht zulässig, wenn diese Angebote erforderlich wären, um die Ermessensentscheidung der Eigentümer auf eine ausreichende Tatsachengrundlage zu stellen. Die Eigentümer können also nicht durch einen solchen Beschluss die materiellen Anforderungen ordnungsmäßiger Verwaltung unterlaufen.

Liegt zum Zeitpunkt der Beschlussfassung nur ein einziges Angebot vor, kann es ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen, der Verwaltung aufzugeben, zwei weitere Angebote einzuholen, um anschließend dem wirtschaftlich günstigsten Anbieter den Auftrag zu erteilen. Dieser Weg vermeidet eine verfrühte Entscheidung auf zu schmaler Basis, ohne die Maßnahme insgesamt zu verzögern.

Beschlussfassung und Dokumentation in der Praxis

Für die Praxis empfiehlt sich, eingeholte Angebote als Anlage zum jeweiligen Tagesordnungspunkt zu nehmen, damit für alle Eigentümer nachvollziehbar bleibt, auf welcher Grundlage die Entscheidung getroffen wurde. Ein Beschluss, der lediglich auf ein Angebot verweist, ohne dieses beizufügen oder die Gründe für den Verzicht auf weitere Angebote zu nennen, ist im Streitfall angreifbar.

Wir dokumentieren eingeholte Angebote in der Verwaltungssoftware impower und stellen sie den Eigentümern über das Portal casavi zur Einsicht bereit, damit die Entscheidungsgrundlage vor der Versammlung nachvollziehbar ist. Für jedes Objekt ist ein fester Objektbetreuer zuständig, der die Angebotseinholung begleitet und mit dem Verwaltungsbeirat abstimmt.

Häufige Fragen

Herangezogene Entscheidungen

• BayObLG, Beschluss vom 11.04.2002, Az. 2Z BR 85/01
• BGH, Urteil vom 28.01.2004, Az. VIII ZR 190/03
• KG Berlin, Urteil vom 22.05.2003, Az. 8 U 422/01