Verwalterwechsel in der Eigentümergemeinschaft beschließen

Wenn Anrufe unbeantwortet bleiben, Jahresabrechnungen sich verspäten oder Schäden ohne klare Zuständigkeit liegen bleiben, wird der Gedanke an einen Wechsel schnell konkret. Einen Verwalterwechsel in der Eigentümergemeinschaft beschließen heißt aber nicht einfach, einen neuen Namen auf die Tagesordnung zu setzen. Entscheidend sind ein sauber vorbereiteter Beschluss, die Trennung von Abberufung und Verwaltervertrag sowie eine Übergabe, bei der Unterlagen, Konten und offene Vorgänge nicht verloren gehen.

Wann ein Verwalterwechsel sinnvoll ist

Nicht jede Unzufriedenheit rechtfertigt hektische Entscheidungen. Einzelne Missverständnisse lassen sich häufig in einem klaren Gespräch mit Fristsetzung lösen. Häufen sich die Probleme aber über Monate, ist ein Wechsel oft der richtige Schritt. Typische Warnsignale sind ausbleibende Antworten, nicht nachvollziehbare Abrechnungen, fehlende Beschlusssammlungen, liegen gebliebene Instandhaltungen oder Eigentümerversammlungen ohne belastbare Entscheidungsgrundlagen.

Besonders kritisch wird es, wenn die Gemeinschaft nicht mehr verlässlich weiß, welche Maßnahmen beauftragt wurden, wie hoch die Liquidität ist oder wer bei einem Schaden verantwortlich handelt. Eine Verwaltung schuldet nicht nur Buchhaltung. Sie muss die Gemeinschaft organisatorisch handlungsfähig halten, Fristen überwachen und Informationen verständlich bereitstellen.

Der Verwaltungsbeirat sollte Beschwerden und offene Punkte vorab sachlich dokumentieren. Das schafft eine faire Entscheidungsbasis und verhindert, dass die Versammlung allein von persönlichen Eindrücken geprägt wird. Zugleich hilft diese Übersicht dem potenziellen neuen Verwalter, den tatsächlichen Übernahmeaufwand einzuschätzen.

Verwalterwechsel in der Eigentümergemeinschaft beschließen: die Rechtslage

Die Bestellung und Abberufung des Verwalters gehören zu den Kernkompetenzen der Wohnungseigentümer. Nach § 26 WEG kann ein Verwalter jederzeit abberufen werden. Einen wichtigen Grund muss die Gemeinschaft dafür grundsätzlich nicht nachweisen. Der Beschluss wird in der Regel mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst, sofern die Gemeinschaftsordnung keine wirksame abweichende Regelung enthält.

In der Praxis müssen zwei Fragen getrennt behandelt werden: Erstens die Abberufung als Organ der Gemeinschaft. Zweitens der Verwaltervertrag, also die vertragliche Vergütung, Laufzeit und Kündigung. Mit der Abberufung endet der Verwaltervertrag nach § 26 WEG spätestens sechs Monate später. Ob und wann er früher endet oder Ansprüche aus einer vereinbarten Vertragslaufzeit bestehen können, hängt vom Vertrag ab. Deshalb sollte dieser vor der Beschlussfassung geprüft werden.

Die Gemeinschaft kann den bisherigen Verwalter abberufen und einen neuen Verwalter in derselben Versammlung bestellen. Das ist meist sinnvoll. Eine verwalterlose Übergangsphase führt oft zu Verzögerungen bei Zahlungsfreigaben, Schadensmeldungen und Handwerkerbeauftragungen. Bei der Neubestellung sollten zugleich die Eckpunkte des neuen Vertrags beschlossen oder die bevollmächtigte Person zur Unterzeichnung eindeutig bestimmt werden.

Wer kann eine Eigentümerversammlung verlangen?

Üblicherweise lädt der amtierende Verwalter zur Eigentümerversammlung ein. Wenn mindestens ein Viertel der Wohnungseigentümer dies in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen verlangt, muss er eine Versammlung einberufen. Der Wunsch nach Beratung und Beschlussfassung über Abberufung und Neubestellung sollte dabei ausdrücklich genannt sein.

Weigert sich der Verwalter trotz berechtigtem Verlangen oder ist kein Verwalter vorhanden, kommen je nach Situation der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer als Einberufende in Betracht. Bei Streit über die wirksame Einberufung ist rechtliche Beratung sinnvoll. Ein formaler Fehler kann einen ansonsten nachvollziehbaren Beschluss angreifbar machen.

Die Tagesordnung entscheidet über die Beschlusssicherheit

Ein häufiger Fehler ist eine zu vage Formulierung wie „Beratung zur Verwaltung“. Soll über die Abberufung entschieden werden, muss dieser Punkt konkret in der Einladung stehen. Gleiches gilt für die Bestellung des neuen Verwalters und gegebenenfalls für den Abschluss des Verwaltervertrags.

Eine klare Tagesordnung kann beispielsweise die Abberufung des bisherigen Verwalters zum festgelegten Datum, die Bestellung eines namentlich benannten neuen Verwalters, die Genehmigung des Vertrags sowie die Regelung der Übergabe umfassen. Werden mehrere Angebote eingeholt, sollten sie den Eigentümern rechtzeitig mit den wesentlichen Konditionen zugänglich gemacht werden. Nur dann kann die Gemeinschaft Leistung, Erreichbarkeit, Vergütung und mögliche Zusatzkosten wirklich vergleichen.

Der Beschlusstext selbst sollte keine Interpretationslücken lassen. Er sollte benennen, wer abberufen wird, zu welchem Zeitpunkt dies gilt, wer neu bestellt wird, für welchen Zeitraum die Bestellung erfolgt und wer den Vertrag für die Gemeinschaft abschließt. Auch der Übergabetermin und die Herausgabe sämtlicher Verwaltungsunterlagen können Teil des Beschlusses sein.

Den neuen Verwalter nicht nur nach dem Preis auswählen

Ein niedriger Monatspreis wirkt auf den ersten Blick attraktiv. Er sagt aber wenig darüber aus, ob Eigentümer bei einem Wasserschaden jemanden erreichen, ob die Abrechnung nachvollziehbar erstellt wird oder ob Maßnahmen konsequent nachgehalten werden. Gerade bei einer belasteten Gemeinschaft kostet eine unklare Übernahme später Zeit, Geld und Nerven.

Fragen Sie daher konkret nach festen Ansprechpartnern, telefonischer Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, digitalen Unterlagenzugängen und dem Ablauf bei Schäden oder Beschlüssen. Ebenso relevant sind Erfahrung mit vergleichbaren Objekten, die Organisation der technischen Betreuung und die Einhaltung der Weiterbildungspflicht für Wohnimmobilienverwalter nach § 34c GewO.

Auch der Leistungsumfang gehört auf den Prüfstand. Sind Eigentümerversammlungen, Objektbegehungen, Mahnwesen und die Vorbereitung der Jahresabrechnung im Angebot enthalten? Wie werden Sonderleistungen abgerechnet? Wer steuert Handwerker und wie werden Angebote dokumentiert? Transparenz vor der Bestellung verhindert Diskussionen nach Vertragsbeginn.

Die Übergabe ist der kritische Moment

Der Beschluss allein verbessert noch keine Verwaltung. Erst die vollständige Übergabe schafft die Grundlage dafür, dass die neue Verwaltung unmittelbar arbeiten kann. Dazu gehören insbesondere die Beschlusssammlung, Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, Verträge, Versicherungsunterlagen, Wartungsnachweise, Protokolle, Abrechnungen, Wirtschaftspläne, offenen Forderungen und Informationen zu laufenden Schäden oder Rechtsstreitigkeiten.

Von besonderer Bedeutung sind die Bankkonten und die aktuelle Liquidität. Gemeinschaftsgelder müssen klar von Vermögenswerten der Verwaltung getrennt sein. Die neue Verwaltung benötigt zeitnah Zugriff auf Kontostände, Vollmachten und Zahlungsdaten, damit Hausgelder, Rechnungen und Rücklagen korrekt weitergeführt werden können.

Gute Verwalter organisieren die Übernahme nicht erst nach der Bestellung. Sie klären vorher, welche Unterlagen vorliegen, welche Fristen laufen und wo Risiken bestehen. Bei komplexen Anlagen kann eine gemeinsame Übergabeliste sinnvoll sein, die offengebliebene Punkte, Verantwortlichkeiten und Termine festhält. Das schützt die Gemeinschaft vor dem typischen Satz: „Dafür sind wir noch nicht zuständig.“

Was bei laufenden Schäden und Maßnahmen gilt

Ein Verwalterwechsel darf eine dringende Dachreparatur, einen Heizungsausfall oder einen Versicherungsfall nicht ausbremsen. Die Gemeinschaft sollte in der Versammlung festhalten, welche Projekte fortgeführt werden, welche Aufträge bereits bestehen und wer bis zur Übergabe entscheidungsfähig bleibt. Bei eilbedürftigen Maßnahmen sind klare Kommunikationswege zwischen Beirat, bisheriger und neuer Verwaltung besonders wichtig.

Bestehen Zweifel an Rechnungen, Vertragsständen oder Rücklagen, sollte die neue Verwaltung keine vorschnellen Zusagen machen. Erst die Sichtung der Unterlagen ermöglicht eine belastbare Einschätzung. Verantwortung übernehmen heißt auch, Risiken offen anzusprechen statt Probleme mit allgemeinen Versprechen zu überdecken.

So schaffen Eigentümer eine tragfähige Entscheidung

Ein Wechsel gelingt am besten, wenn Beirat und Eigentümer frühzeitig zusammenarbeiten. Zunächst werden die konkreten Defizite und offenen Vorgänge gesammelt. Danach holt die Gemeinschaft vergleichbare Angebote ein und prüft nicht nur die Vergütung, sondern auch Personalstruktur, Leistungsgrenzen und Übernahmeprozess. Auf dieser Grundlage wird die Versammlung mit präziser Tagesordnung einberufen.

In der Versammlung braucht es dann eine Entscheidung, die über den reinen Wechsel hinausgeht: Wer übernimmt wann, welche Unterlagen sind zu übergeben und wie werden laufende Maßnahmen abgesichert? Das Protokoll sollte diese Punkte sauber abbilden. Nach der Versammlung müssen Beschlüsse, Vertragsunterlagen und Übergabe aktiv nachgehalten werden - sonst bleibt aus einem klaren Eigentümerwillen schnell ein offener Verwaltungszustand.

Häufige Fragen