Verwalter bestellen: Beschluss, Laufzeit und Vertrag

Die Bestellung eines Verwalters erfolgt durch Beschluss der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit gemäß § 26 WEG. Der Beschluss regelt, wer als Verwalter tätig wird und für welchen Zeitraum, höchstens jedoch fünf Jahre, bei der erstmaligen Bestellung nach Aufteilung des Objekts höchstens drei Jahre. Getrennt davon steht der Verwaltervertrag, der die Vergütung und die vertraglichen Pflichten regelt. Beide Rechtsakte sind zu unterscheiden und sollten in der Praxis inhaltlich aufeinander abgestimmt werden.

Der Bestellungsbeschluss nach § 26 WEG

Die Eigentümerversammlung entscheidet mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen über die Bestellung eines Verwalters. Der Beschluss ist ein körperschaftlicher Organisationsakt: Er macht eine bestimmte Person oder Gesellschaft zum Verwalter der Gemeinschaft und legt fest, ab wann und bis wann die Bestellung gilt.

Damit der Beschluss hinreichend bestimmt ist, sollte er den Namen des Verwalters, den Beginn der Tätigkeit und das Ende der Bestellung ausdrücklich benennen. Unklare oder unvollständige Beschlüsse bergen das Risiko, dass sie später als anfechtbar eingestuft werden, etwa wenn der Beginn offenbleibt oder mehrere Bewerber zur Abstimmung standen, ohne dass klar protokolliert wurde, wer tatsächlich gewählt wurde.

Vor der Abstimmung muss den Eigentümern in der Einladung mitgeteilt werden, dass über die Verwalterbestellung beschlossen werden soll, damit sie sich vorbereiten können. Üblich ist, den oder die Vertragsentwürfe der zur Wahl stehenden Verwalter im Vorfeld zur Einsicht bereitzustellen, auch wenn hierzu keine gesetzliche Pflicht in dieser Form besteht.

Laufzeit der Bestellung

§ 26 Abs. 2 WEG begrenzt die Dauer der Bestellung. Die reguläre Höchstlaufzeit beträgt fünf Jahre. Handelt es sich um die erste Bestellung eines Verwalters nach Begründung von Sondereigentum, etwa bei einer neu aufgeteilten Immobilie, ist die Laufzeit auf drei Jahre begrenzt. Der Hintergrund ist, dass die Eigentümergemeinschaft in der Anfangsphase noch keine Erfahrung mit dem Verwalter sammeln konnte und sich nicht langfristig binden soll.

Eine Bestellung über die gesetzliche Höchstdauer hinaus ist unwirksam, soweit sie diese Grenze überschreitet; sie gilt dann regelmäßig nur bis zur zulässigen Höchstdauer fort. Eine erneute Bestellung ist nach Ablauf jederzeit durch neuen Beschluss möglich, auch mehrfach hintereinander mit demselben Verwalter.

Läuft die Bestellung aus, ohne dass ein neuer Beschluss gefasst wurde, endet das Amt des Verwalters mit Fristablauf. Es gibt keine automatische Verlängerung. Praktisch sollte die Verwaltung oder der Beirat die auslaufende Bestellung rechtzeitig auf die Tagesordnung der nächsten Versammlung setzen, um eine verwalterlose Zeit zu vermeiden.

Verwaltervertrag: eigenständiges Rechtsgeschäft

Von der organschaftlichen Bestellung ist der Verwaltervertrag zu unterscheiden. Er ist ein schuldrechtlicher Geschäftsbesorgungsvertrag im Sinne der §§ 675, 611 ff. BGB und regelt Vergütung, Leistungsumfang, Nebenkosten für Sonderleistungen, Kündigungsfristen und Haftungsfragen. Nach der in Rechtsprechung und Literatur überwiegend vertretenen Trennungstheorie können Bestellung und Vertrag rechtlich unabhängig voneinander enden: Die Abberufung als Organ beendet nicht automatisch den Vertrag, und umgekehrt führt eine Kündigung des Vertrags nicht automatisch zur Abberufung.

Über den Abschluss des Verwaltervertrags entscheidet ebenfalls die Eigentümerversammlung durch Beschluss, meist zusammen mit der Bestellung, aber als gesondertem Tagesordnungspunkt und gesondertem Beschluss. Es empfiehlt sich, die Laufzeit des Vertrags an die Laufzeit der Bestellung zu koppeln, damit keine Situation entsteht, in der der Verwalter vertraglich noch gebunden ist, organschaftlich aber nicht mehr amtiert, oder umgekehrt.

Der Vertrag sollte die Aufgaben so konkret wie möglich beschreiben, insbesondere die Abgrenzung zwischen der im Grundhonorar enthaltenen laufenden Verwaltung nach § 19 WEG und gesondert vergüteten Sonderleistungen, etwa bei größeren Sanierungsmaßnahmen oder gerichtlichen Auseinandersetzungen.

Abberufung und vorzeitige Beendigung

Nach § 26 Abs. 3 WEG kann die Eigentümergemeinschaft den Verwalter jederzeit durch Mehrheitsbeschluss abberufen, auch ohne wichtigen Grund und ohne Einhaltung einer Frist bezogen auf das Organverhältnis. Diese Abberufungsfreiheit ist zwingendes Recht und kann durch den Verwaltervertrag nicht ausgeschlossen werden.

Getrennt davon zu behandeln ist die Beendigung des Verwaltervertrags. Enthält der Vertrag eine feste Laufzeit ohne ordentliches Kündigungsrecht, kann eine vorzeitige Abberufung dazu führen, dass dem Verwalter vertragliche Ansprüche, etwa auf das restliche Honorar, verbleiben, wenn kein wichtiger Grund für die Beendigung vorliegt. Ob ein wichtiger Grund gegeben ist, etwa bei gravierenden Pflichtverletzungen, ist stets im Einzelfall zu prüfen und hängt von den konkreten Umständen ab; eine pauschale Einschätzung verbietet sich.

Eigentümergemeinschaften sollten daher bei Vertragsabschluss auf angemessene Kündigungsfristen und auf eine Klausel achten, die die Vertragsbeendigung im Fall einer Abberufung regelt, um Streit über finanzielle Folgeansprüche zu vermeiden.

Praktische Hinweise für Beiräte und Eigentümer

Vor einer Neubestellung oder Wiederbestellung lohnt sich ein strukturierter Vergleich mehrerer Angebote. Der Verwaltungsbeirat kann hierzu vorab Angebote einholen und dem Beschluss eine Entscheidungsgrundlage liefern, ohne dass die Versammlung dadurch in ihrer Beschlusskompetenz eingeschränkt wird.

Bei der Vertragsprüfung sollten Eigentümer insbesondere auf die Vergütungsstruktur, die Regelungen zu Sonderhonoraren, die Kündigungsfristen und die Haftungsbegrenzung achten. Eine übersichtliche Darstellung erleichtert die Entscheidung in der Versammlung.

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