WEG-Jahresabrechnung: Inhalt, Frist und Prüfung

Die Jahresabrechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft weist die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des abgelaufenen Wirtschaftsjahres nach und bildet die Grundlage für den Beschluss über Nachzahlungen oder Guthaben der einzelnen Eigentümer. Sie muss der Verwalter erstellen und den Eigentümern zur Beschlussfassung vorlegen, üblicherweise innerhalb der ersten sechs Monate nach Ablauf des Wirtschaftsjahres. Rechtsgrundlage ist § 28 WEG in der seit dem 1. Dezember 2020 geltenden Fassung.

Was zur Jahresabrechnung gehört

Nach § 28 Abs. 2 WEG beschließen die Eigentümer über die Kostentragung aufgrund einer Abrechnung, die der Verwalter erstellt. Diese Abrechnung besteht aus einer Gesamtabrechnung für die gesamte Gemeinschaft und aus Einzelabrechnungen für jede Wohnung. Die Gesamtabrechnung zeigt sämtliche Einnahmen und Ausgaben des Wirtschaftsjahres, die Einzelabrechnung stellt dar, welcher Anteil auf die jeweilige Einheit entfällt.

Seit der WEG-Reform 2020 ist der frühere Streit um Bestandteile wie Instandhaltungsrücklage oder Kontostände teilweise entschärft worden, weil § 28 Abs. 4 WEG einen eigenständigen Vermögensbericht vorsieht. Dieser Bericht weist den Stand der Erhaltungsrücklage sowie das wesentliche Gemeinschaftsvermögen zum Ende des Wirtschaftsjahres aus und ist von der eigentlichen Abrechnung zu unterscheiden, auch wenn beide Dokumente in der Praxis meist gemeinsam vorgelegt werden.

Inhaltlich muss die Abrechnung nachvollziehbar und rechnerisch richtig sein. Dazu gehören die tatsächlich geflossenen Zahlungen, nicht geschätzte oder nur beschlossene Beträge, sowie eine plausible Verteilung nach dem in der Teilungserklärung oder durch Beschluss festgelegten Kostenverteilungsschlüssel, vergleichbar den Grundsätzen des § 556a BGB im Mietrecht, auch wenn diese Vorschrift dort für das Mietverhältnis gilt.

Frist zur Erstellung und Vorlage

Das Gesetz nennt in § 28 WEG keine starre Frist für die Erstellung der Jahresabrechnung. In der Praxis und nach überwiegender Auffassung in der Verwalterbranche gilt eine Vorlage innerhalb von etwa sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres als ordnungsmäßige Verwaltung im Sinne von § 18 Abs. 2 WEG. Bei größeren oder komplizierten Objekten, etwa mit umfangreichen Sanierungsmaßnahmen, kann sich diese Frist im Einzelfall verlängern, ohne dass dies automatisch pflichtwidrig ist.

Verzögert sich die Vorlage erheblich, können Eigentümer den Verwalter zur Erstellung auffordern und im Streitfall auch gerichtlich auf Erstellung klagen. Ein Schadensersatzanspruch gegen den Verwalter kommt in Betracht, wenn durch die Verzögerung nachweisbar ein finanzieller Nachteil entsteht, etwa weil fällige Nachzahlungen nicht rechtzeitig eingefordert werden konnten.

Beschlussfassung und Zahlungspflicht

Die Eigentümerversammlung beschließt nicht die Abrechnung als Ganzes, sondern die sich daraus ergebende Zahlungspflicht, die sogenannte Abrechnungsspitze. Das bedeutet: Beschlossen wird der Betrag, den jeder Eigentümer zusätzlich zu den bereits geleisteten Vorschüssen nachzahlen muss oder den er als Guthaben zurückerhält. Diese Klarstellung durch die Reform 2020 hat den früher üblichen Beschluss über die gesamte Abrechnung abgelöst.

Der Beschluss über die Abrechnungsspitze wird mit einfacher Mehrheit gefasst, sofern die Teilungserklärung nichts anderes vorsieht. Ein bestandskräftiger Beschluss begründet eine eigenständige Zahlungspflicht, unabhängig davon, ob die zugrunde liegenden Einzelpositionen der Abrechnung im Detail zutreffend sind. Wird der Beschluss nicht fristgerecht angefochten, ist er bindend, auch wenn sich später Fehler in der Abrechnung zeigen sollten.

Prüfung durch die Eigentümer und den Beirat

Jeder Eigentümer hat das Recht, die Abrechnung vor der Versammlung einzusehen und die zugrunde liegenden Belege zu prüfen. Dieses Einsichtsrecht ergibt sich aus der Treuepflicht der Gemeinschaft untereinander und dem allgemeinen Auskunftsanspruch gegenüber dem Verwalter. In der Praxis wird die Abrechnung häufig zunächst durch den Verwaltungsbeirat gemäß § 29 WEG geprüft, der eine Empfehlung an die Versammlung ausspricht. Eine rechtliche Bindungswirkung hat diese Vorprüfung nicht, sie dient der Vorbereitung der Beschlussfassung.

Bei der Prüfung sollten Eigentümer insbesondere auf folgende Punkte achten:

• ✓Übereinstimmung der Kontostände mit den Bankauszügen
• ✓korrekte Anwendung des vereinbarten Kostenverteilungsschlüssels
• ✓Abgrenzung zwischen umlagefähigen Betriebskosten und nicht umlagefähigen Verwaltungskosten
• ✓Nachvollziehbarkeit größerer Einzelpositionen, etwa Instandhaltungsmaßnahmen
• ✓Entwicklung der Erhaltungsrücklage im Vermögensbericht

Fehler in der Abrechnung und Anfechtung

Stellt sich vor der Versammlung ein Fehler heraus, sollte dieser mit dem Verwalter geklärt und die Abrechnung nach Möglichkeit vor der Beschlussfassung korrigiert werden. Wird ein fehlerhafter Beschluss dennoch gefasst, kann er innerhalb eines Monats nach der Versammlung durch Klage vor dem zuständigen Amtsgericht angefochten werden, § 45 WEG. Nach Ablauf dieser Frist wird der Beschluss bestandskräftig, selbst wenn die Abrechnung inhaltlich fehlerhaft war.

Ob ein Fehler zur Anfechtbarkeit führt, hängt vom Einzelfall ab. Kleinere Rundungsdifferenzen oder unwesentliche Darstellungsmängel führen in der Regel nicht zum Erfolg einer Anfechtungsklage, während grundlegende Fehler bei der Kostenverteilung oder eine nicht nachvollziehbare Gesamtabrechnung regelmäßig als Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Verwaltung gewertet werden. Eine pauschale Aussage, welche Fehler im Einzelfall zur Aufhebung eines Beschlusses führen, lässt sich nicht treffen, da die Bewertung stark vom konkreten Sachverhalt abhängt.

Häufige Fragen