Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Fristen, Beschluss in der WEG
Der Wechsel der Hausverwaltung erfolgt durch einen Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung, mit dem der bisherige Verwalter abberufen und ein neuer bestellt wird. Seit der WEG-Reform 2020 ist dafür kein wichtiger Grund mehr erforderlich, die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (§ 26 Abs. 3 WEG). Getrennt davon zu betrachten ist der Verwaltervertrag: Er endet nicht automatisch mit der Abberufung, sondern spätestens sechs Monate danach, sofern er nicht ohnehin ausläuft oder gekündigt wird.
Zwei getrennte Rechtsakte: Organstellung und Vertrag
Rechtlich sind zwei Ebenen zu unterscheiden, die in der Praxis häufig vermischt werden. Zum einen die Organstellung als Verwalter, die durch Beschluss der Eigentümerversammlung begründet und beendet wird (§ 26 Abs. 1 und 3 WEG). Zum anderen der Verwaltervertrag, ein Dienstvertrag zwischen der Gemeinschaft und dem Verwalter, der eigene Laufzeit- und Kündigungsregelungen enthält.
Diese sogenannte Trennungstheorie bedeutet: Ein Beschluss, mit dem der Verwalter abberufen wird, beendet nicht automatisch den Vertrag. Umgekehrt endet mit Ablauf des Vertrags nicht zwingend die Organstellung. § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG schafft hier eine Auffanglösung: Der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung, unabhängig von einer möglicherweise längeren vereinbarten Vertragslaufzeit. Damit soll verhindert werden, dass eine Gemeinschaft an einen nicht mehr gewollten Verwalter über Jahre gebunden bleibt.
Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung
Für den Wechsel braucht es zwei Tagesordnungspunkte: die Abberufung des bisherigen Verwalters und die Bestellung eines neuen. Beides kann in derselben Versammlung beschlossen werden, üblich ist dabei, die Neubestellung unter der Bedingung des Wirksamwerdens der Abberufung zu fassen, um eine verwalterlose Zeit zu vermeiden.
Für beide Beschlüsse genügt die einfache Mehrheit der in der Versammlung abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Eine qualifizierte Mehrheit oder gar Einstimmigkeit ist nicht erforderlich, auch nicht bei vorzeitiger Abberufung vor Ablauf der Bestelldauer. Die Bestellzeit ist gesetzlich auf maximal fünf Jahre begrenzt, bei der erstmaligen Bestellung nach Umwandlung in Wohnungseigentum auf drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).
Wichtig für den Beirat oder einzelne Eigentümer: Eine außerordentliche Versammlung zu diesem Zweck kann verlangt werden, wenn mindestens ein Viertel der Wohnungseigentümer dies gegenüber dem Verwalter schriftlich beantragt (§ 24 Abs. 2 WEG). Verweigert der amtierende Verwalter die Einberufung, kann der Beirat oder sein Vertreter selbst laden.
Kündigungsfristen und Ende des Verwaltervertrags
Die konkrete Kündigungsfrist ergibt sich aus dem individuellen Verwaltervertrag. Üblich sind ordentliche Kündigungsfristen von drei bis sechs Monaten zum Ende eines Kalenderjahres oder Quartals. Enthält der Vertrag keine oder eine ungünstige Regelung, greift die gesetzliche Höchstgrenze aus § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG: Der Vertrag endet spätestens sechs Monate nach dem Abberufungsbeschluss.
Für die Praxis bedeutet das, dass der Zeitpunkt der Abberufung und der tatsächliche Übergabetermin auseinanderfallen können. Gemeinschaften sollten den neuen Verwalter möglichst so bestellen, dass sein Vertragsbeginn nahtlos an das Ende des alten Vertrags anschließt, um eine Verwalterlücke zu vermeiden.
Außerordentliche Abberufung aus wichtigem Grund
Neben der ordentlichen Abberufung bleibt die außerordentliche Kündigung des Verwaltervertrags aus wichtigem Grund möglich, etwa bei gravierenden Pflichtverletzungen wie eigenmächtigen Zahlungen, fehlender Rechnungslegung oder Vertrauensverlust durch nachgewiesene Unregelmäßigkeiten. In solchen Fällen kann der Vertrag fristlos beendet werden, ohne die sechsmonatige Übergangsfrist abzuwarten.
Ob ein wichtiger Grund vorliegt, ist stets eine Frage des Einzelfalls und im Streitfall gerichtlich überprüfbar. Gemeinschaften sollten Vorwürfe dokumentieren und, wenn möglich, rechtlich prüfen lassen, bevor sie eine fristlose Kündigung beschließen, da eine unwirksame außerordentliche Kündigung Schadensersatzansprüche des Verwalters nach sich ziehen kann.
Praktischer Ablauf der Übergabe
Nach dem Beschluss folgt die operative Übergabe. Der scheidende Verwalter ist verpflichtet, sämtliche Unterlagen, Beschlusssammlungen, Verträge, Kontounterlagen und die Verwaltung der Bankkonten an den Nachfolger oder die Gemeinschaft zu übergeben. Vollmachten für Konten und Verträge mit Dritten wie Versicherern, Hausmeisterdiensten oder Energieversorgern müssen aktiv umgeschrieben werden, sie erlöschen nicht automatisch mit der Abberufung.
Empfehlenswert ist ein schriftliches Übergabeprotokoll, das den Stand der Rücklagen, offene Forderungen, laufende Gewährleistungsfälle und anhängige Rechtsstreitigkeiten dokumentiert. Die neue Verwaltung sollte zudem prüfen, ob Sonderumlagen, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen ordnungsgemäß beschlossen und den Eigentümern zugestellt wurden, um Beschlussanfechtungen aus der Übergangszeit zu vermeiden.
- ✓Beschlussfassung: Abberufung und Neubestellung in der Eigentümerversammlung
- ✓Vertragsende: laut Vertrag, spätestens sechs Monate nach Abberufung
- ✓Übergabe: Unterlagen, Konten, Vollmachten, offene Vorgänge dokumentieren
- ✓Bei wichtigem Grund: fristlose Kündigung möglich, aber im Zweifel prüfen lassen
Häufige Fragen
Nein. Seit der WEG-Reform 2020 kann der Verwalter jederzeit durch einfachen Mehrheitsbeschluss abberufen werden, ein wichtiger Grund ist dafür nicht mehr erforderlich (§ 26 Abs. 3 WEG). Ein wichtiger Grund spielt nur noch für die fristlose Beendigung des Vertrags eine Rolle.
Die einfache Mehrheit der in der Versammlung abgegebenen Stimmen genügt, sowohl für die Abberufung als auch für die Neubestellung (§ 25 Abs. 1 WEG). Eine qualifizierte Mehrheit ist nicht vorgeschrieben.
Nein. Organstellung und Vertrag sind rechtlich getrennt. Der Vertrag läuft nach seinen eigenen Regeln weiter, endet aber spätestens sechs Monate nach der Abberufung, auch wenn eine längere Vertragslaufzeit vereinbart war (§ 26 Abs. 3 Satz 2 WEG).
Mindestens ein Viertel der Wohnungseigentümer kann die Einberufung verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG). Kommt der amtierende Verwalter dem nicht nach, kann der Verwaltungsbeirat oder ein von ihm bestimmter Eigentümer selbst laden.
Diese Verträge laufen unabhängig vom Verwalterwechsel weiter, da sie im Namen der Gemeinschaft geschlossen wurden. Der neue Verwalter muss sich lediglich als Vertreter gegenüber den Vertragspartnern legitimieren, in der Regel durch Vorlage des Bestellungsbeschlusses und einer Vollmacht.