Hausverwaltungskosten auf Mieter umlegen: Was gilt?
Nein. Die Kosten der Hausverwaltung gehören zu den Verwaltungskosten und sind nach der Betriebskostenverordnung ausdrücklich von der Umlage auf Mieter ausgeschlossen. Das gilt unabhängig davon, ob eine externe Hausverwaltung beauftragt ist oder der Eigentümer selbst verwaltet, und unabhängig davon, was im Mietvertrag vereinbart wurde. Verwaltungskosten trägt der Vermieter beziehungsweise die Wohnungseigentümergemeinschaft aus eigener Tasche.
Rechtliche Grundlage: § 556 BGB und die Betriebskostenverordnung
Welche Kosten ein Vermieter auf den Mieter umlegen darf, richtet sich nach § 556 Abs. 1 BGB in Verbindung mit der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Umlagefähig sind danach ausschließlich Betriebskosten im Sinne des § 1 BetrKV, also laufende Kosten, die durch das Eigentum am Grundstück oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes und seiner Anlagen entstehen.
§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nimmt Verwaltungskosten davon ausdrücklich aus. Als Verwaltungskosten gelten insbesondere die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten für die Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit sowie die Kosten für die gesetzliche oder freiwillige Prüfung des Jahresabschlusses. Damit ist die Vergütung der Hausverwaltung eindeutig dem nicht umlagefähigen Bereich zugeordnet, ganz gleich ob es sich um eine Mietshausverwaltung, eine Sondereigentumsverwaltung oder die Verwaltervergütung nach § 26 WEG handelt.
Was konkret zu den Verwaltungskosten zählt
In der Praxis fallen unter die nicht umlagefähigen Verwaltungskosten regelmäßig folgende Positionen:
- ✓Vergütung der Hausverwaltung, unabhängig vom Abrechnungsmodell (Pauschale je Einheit oder Objekt)
- ✓Kosten für Buchhaltung, Mieterkorrespondenz und Erstellung der Betriebskostenabrechnung
- ✓Portokosten, Telefon- und Reisekosten der Verwaltung, soweit sie der Verwaltungstätigkeit zuzurechnen sind
- ✓Kosten für Rechts- und Steuerberatung im Zusammenhang mit der Verwaltung
- ✓Kosten der Beschlusssammlung und Eigentümerversammlungen bei WEG-verwalteten Objekten
Abgrenzung zu tatsächlich umlagefähigen Kosten
Häufig kommt es zur Verwechslung mit Kostenarten, die zwar organisatorisch von der Hausverwaltung abgerechnet werden, rechtlich aber echte Betriebskosten sind und deshalb umlagefähig bleiben. Dazu zählen etwa die Kosten für den Hauswart nach § 2 Nr. 14 BetrKV, soweit sie nicht Verwaltungs- oder Instandhaltungstätigkeiten betreffen, die Kosten für Wartung von Aufzügen, die Gebäudereinigung, die Gartenpflege oder die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung nach § 2 Nr. 13 BetrKV.
Maßgeblich ist nicht, wer die Leistung organisiert, sondern welcher Kostenart sie inhaltlich zuzuordnen ist. Beauftragt die Hausverwaltung einen Handwerker mit der Aufzugswartung, ist die Wartungsrechnung umlagefähig, das Honorar der Verwaltung für die Beauftragung selbst dagegen nicht.
Besonderheit bei WEG-verwalteten Eigentumswohnungen
Vermietet ein Wohnungseigentümer seine Einheit, zahlt er die Verwaltervergütung im Rahmen des Wirtschaftsplans beziehungsweise der Jahresabrechnung an die Gemeinschaft, gestützt auf § 19 Abs. 1 WEG in Verbindung mit dem Verwaltervertrag. Diese Kosten fließen zwar in das Hausgeld ein, bleiben im Verhältnis zum Mieter aber Verwaltungskosten und sind aus der Betriebskostenabrechnung des Vermieters herauszurechnen. Das bedeutet praktisch, dass Eigentümer bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung für ihre vermietete Einheit die im Hausgeld enthaltenen Verwaltungskostenanteile identifizieren und herausrechnen müssen, bevor sie die übrigen Positionen an den Mieter weitergeben. Beiräte und Verwaltungen sollten in der Jahresabrechnung eine klare Trennung zwischen Betriebs- und Verwaltungskosten vornehmen, damit vermietende Eigentümer diese Zuordnung ohne größeren Aufwand nachvollziehen können.
Vertragliche Vereinbarungen ändern daran nichts
Die Vorschriften der BetrKV zu den nicht umlagefähigen Verwaltungskosten sind im Rahmen des § 556 BGB zwingendes Recht zugunsten des Mieters. Eine im Mietvertrag enthaltene Klausel, die Verwaltungskosten pauschal als Betriebskosten deklariert, ist insoweit unwirksam. Tauchen Verwaltungskosten dennoch in einer Betriebskostenabrechnung auf, kann der Mieter diese Position beanstanden, und der Vermieter muss die Abrechnung entsprechend korrigieren. Ob eine als Sammelposition formulierte Klausel im Übrigen wirksam bleibt oder insgesamt zu unbestimmt ist, hängt von der konkreten Formulierung ab und ist im Einzelfall zu prüfen.
Häufige Fragen
Nein. § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV schließt Verwaltungskosten von der Umlagefähigkeit aus. Eine abweichende vertragliche Regelung ist insoweit unwirksam, da es sich um zwingendes Mieterschutzrecht nach § 556 BGB handelt.
Ja. Die Verwaltervergütung nach § 26 WEG bleibt Verwaltungskosten, auch wenn sie über das Hausgeld an die Gemeinschaft gezahlt wird. Vermietende Eigentümer müssen diesen Anteil aus ihrer Betriebskostenabrechnung herausrechnen.
Hausmeisterkosten für Pflege- und Reinigungstätigkeiten nach § 2 Nr. 14 BetrKV sind umlagefähig, sofern sie nicht Verwaltungs- oder Instandhaltungsanteile enthalten. Bei gemischten Tätigkeiten ist eine Aufteilung erforderlich, da der Verwaltungsanteil ausgeschlossen bleibt.
Der Mieter kann die betreffende Position innerhalb der Einwendungsfrist des § 556 Abs. 3 BGB beanstanden und eine korrigierte Abrechnung verlangen. Zu Unrecht gezahlte Beträge sind zurückzuerstatten.
Nein. Die Kosten der Abrechnungserstellung zählen zu den Verwaltungskosten und sind auch dann nicht umlagefähig, wenn sie von einer externen Hausverwaltung in Rechnung gestellt werden.