Hausverwaltung finden: Kriterien, Vergleich, Warnzeichen

Eine geeignete Hausverwaltung erkennen Sie an drei Punkten: nachweisbarer Qualifikation und Zertifizierung, einer transparenten Vertragsgestaltung mit klar abgegrenztem Leistungs- und Preisumfang, sowie einer sauberen Trennung von Fremd- und Eigengeldern. Wer diese drei Ebenen prüft, kann Angebote sachlich vergleichen und Warnsignale früh erkennen, bevor ein Vertrag über mehrere Jahre bindet.

Rechtlicher Rahmen: Was eine Verwaltung leisten muss

Bei der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ergeben sich die Aufgaben der Verwaltung aus § 27 WEG. Dazu gehören unter anderem die Durchführung von Beschlüssen, die Aufstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sowie die Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums nach § 19 WEG. Seit der WEG-Reform 2020 können Eigentümer zudem verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter im Sinne von § 26a WEG bestellt wird, wenn nicht alle Wohnungen dem Verwalter selbst gehören oder er bereits vor Inkrafttreten der Reform bestellt war. Die Zertifizierung erfolgt über eine Prüfung bei der IHK und ist ein sachliches Auswahlkriterium, auch wenn sie gesetzlich nicht in jedem Fall zwingend vorgeschrieben ist.

Bei der Mietshausverwaltung und der Sondereigentumsverwaltung (SEV) gibt es keine vergleichbare Zertifizierungspflicht. Hier zählt vor allem die korrekte Anwendung der Betriebskostenverordnung und des § 556 BGB bei der Nebenkostenabrechnung sowie die ordnungsgemäße Verwaltung von Mietkautionen nach § 551 BGB, die getrennt vom Verwaltervermögen anzulegen sind. Ein Angebot, das diese Trennung nicht klar beschreibt, sollte kritisch hinterfragt werden.

Fachliche und organisatorische Kriterien

Neben der formalen Qualifikation lohnt ein Blick auf die tatsächliche Arbeitsweise. Wichtig ist, wie die Verwaltung mit Fremdgeldern umgeht: Nach § 27 Abs. 5 WEG sind Gelder der Gemeinschaft getrennt vom Vermögen des Verwalters zu halten, üblicherweise auf gesonderten Bankkonten je Objekt. Fragen Sie konkret nach, ob Einzel- oder Gemeinschaftskonten geführt werden und wie oft Kontoauszüge und Zahlungsübersichten zur Verfügung gestellt werden.

Ebenso relevant ist die Erreichbarkeit im Schadensfall, etwa bei Wasserschäden oder Ausfällen der Heizungsanlage. Eine Verwaltung sollte klar benennen, wie Notfälle außerhalb der Geschäftszeiten organisiert sind und wie die Kommunikation mit Handwerkern und Versicherungen abläuft. Auch der Umgang mit Versicherungsfällen, etwa im Rahmen der Wohngebäudeversicherung, gehört zum laufenden Geschäft und sollte im Angebot beschrieben sein, nicht erst im Schadensfall geklärt werden.

Eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung der Verwaltung ist üblich und sollte im Angebot oder auf Nachfrage nachgewiesen werden können. Sie schützt die Eigentümergemeinschaft beziehungsweise den Vermieter bei Fehlern in der Verwaltungstätigkeit.

Angebote vergleichen: Struktur statt Gesamtpreis

Ein reiner Preisvergleich führt selten zu einer sachgerechten Entscheidung, weil die Leistungsumfänge stark variieren. Sinnvoller ist es, Angebote nach einzelnen Leistungsblöcken aufzuschlüsseln: laufende Verwaltung, Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, Beiratsbetreuung, Durchführung von Eigentümerversammlungen sowie Sonderleistungen wie die Begleitung größerer Sanierungsmaßnahmen. Sonderleistungen werden häufig gesondert vergütet und sollten im Vertrag mit Stundensätzen oder Pauschalen konkret benannt sein, nicht pauschal als „nach Aufwand“ formuliert.

Ein weiterer Vergleichspunkt ist die Vertragslaufzeit. Die Bestellung eines WEG-Verwalters ist nach § 26 Abs. 2 WEG auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der erstmaligen Bestellung nach Begründung der Gemeinschaft auf drei Jahre. Der Verwaltervertrag selbst kann davon abweichende, meist kürzere Kündigungsfristen vorsehen. Eine Abberufung aus wichtigem Grund ist jederzeit möglich, unabhängig von der vertraglichen Laufzeit; was im Einzelfall als wichtiger Grund gilt, ist jedoch von den konkreten Umständen abhängig und lässt sich nicht pauschal festlegen.

Warnzeichen bei der Auswahl

Bestimmte Signale sprechen gegen eine Zusammenarbeit, auch wenn der Preis attraktiv wirkt. Dazu zählt eine fehlende oder ausweichende Antwort auf die Frage nach getrennten Konten, ebenso wie eine Verwaltung, die keine Referenzen oder bestehenden Verwaltungsobjekte benennen kann. Auch unklare oder verspätete Jahresabrechnungen bei bestehenden Objekten sind ein Indiz für organisatorische Defizite, die sich nach einem Verwalterwechsel fortsetzen können.

Vorsicht ist zudem geboten, wenn eine Verwaltung sehr lange Vertragslaufzeiten ohne ordentliche Kündigungsmöglichkeit anbietet oder Sonderleistungen erst im laufenden Betrieb benannt und berechnet werden. Ebenso kritisch ist es, wenn keine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung nachgewiesen werden kann oder die Verwaltung nicht bereit ist, den Entwurf des Verwaltervertrags vorab zur Prüfung zu übergeben.

• ✓Keine Trennung von Fremd- und Eigengeldern erkennbar
• ✓Keine oder vage Auskunft zu Referenzobjekten
• ✓Sonderleistungen ohne konkrete Preisangabe
• ✓Sehr lange Laufzeiten ohne reguläre Kündigungsmöglichkeit
• ✓Kein Nachweis einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung

Ablauf der Auswahl in der Praxis

In der WEG erfolgt die Bestellung durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung nach § 25 WEG. Der Beirat kann im Vorfeld Angebote einholen und vergleichen, die Entscheidung selbst trifft aber die Versammlung. Bei privaten Vermietern mit Sondereigentumsverwaltung ist der Ablauf formloser, hier empfiehlt sich dennoch ein schriftlicher Vertrag mit klar definiertem Leistungsumfang, auch wenn dies gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben ist.

Ein Probelauf über die erste Jahresabrechnung hinweg zeigt oft mehr als das ursprüngliche Angebot. Erst hier wird sichtbar, wie sorgfältig mit Belegen, Fristen und der Kommunikation mit Eigentümern beziehungsweise Mietern umgegangen wird.

Häufige Fragen