Betriebskostenabrechnung: Fristen für Abrechnung und Einwendung
Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Versäumt er diese Frist, kann er Nachforderungen in der Regel nicht mehr geltend machen. Der Mieter wiederum hat nach Zugang der Abrechnung ebenfalls zwölf Monate Zeit, um Einwendungen zu erheben. Beide Fristen sind in § 556 Abs. 3 BGB geregelt und betreffen ausschließlich Mietverhältnisse, nicht die Hausgeldabrechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft.
Abrechnungsfrist des Vermieters
Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB ist die Betriebskostenabrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Läuft der Abrechnungszeitraum beispielsweise vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023, muss die Abrechnung dem Mieter bis zum 31. Dezember 2024 zugehen. Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Datum auf dem Anschreiben. Wird ein Schreiben erst nach Fristablauf zugestellt, gilt die Frist als versäumt, auch wenn die Abrechnung vorher erstellt wurde.
In der Praxis empfiehlt es sich, Abrechnungen deutlich vor Fristende zu versenden und den Versand nachvollziehbar zu dokumentieren, etwa durch Einschreiben oder einen Übergabenachweis bei elektronischem Versand. Bei Übergabe- oder Vermittlungsfällen mit wechselndem Nutzungszeitraum, wie sie bei Mieterwechseln während des Abrechnungsjahres vorkommen, gilt die Frist für jede Abrechnung gesondert ab dem jeweiligen Ende des Abrechnungszeitraums.
Folgen einer verspäteten Abrechnung
Versäumt der Vermieter die Zwölfmonatsfrist, ist er gemäß § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB grundsätzlich mit Nachforderungen ausgeschlossen. Der Mieter muss also keine Nachzahlung mehr leisten, selbst wenn die Abrechnung inhaltlich korrekt ist. Ein bereits bestehendes Guthaben des Mieters bleibt davon unberührt und ist weiterhin auszuzahlen.
Eine Ausnahme gilt, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, etwa weil er selbst auf Abrechnungen Dritter angewiesen war, die verspätet vorlagen, und er dies nicht beeinflussen konnte. Diese Ausnahme wird von Gerichten eng ausgelegt und ist im Einzelfall zu prüfen. Als Vermieter sollten Sie sich nicht darauf verlassen, sondern die Frist aktiv im Blick behalten und Zulieferungen, etwa von Energieversorgern oder Abrechnungsdienstleistern, rechtzeitig anfordern.
Einwendungsfrist des Mieters
Auch der Mieter unterliegt einer Frist: Nach § 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB muss er Einwendungen gegen die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach deren Zugang erheben. Nach Ablauf dieser Frist sind Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten, etwa weil ihm zur Prüfung notwendige Belege verweigert wurden.
Für Sie als Vermieter oder Verwalter bedeutet das: Auch nach Ablauf der eigenen Abrechnungsfrist bleibt die Abrechnung für ein weiteres Jahr angreifbar. Erst danach ist sie in beide Richtungen grundsätzlich bindend, sowohl was Nachforderungen als auch was Einwendungen betrifft. Ein Einwendungsschreiben muss dabei nicht jede Position im Detail begründen, es genügt, dass der Mieter erkennbar macht, welche Punkte er beanstandet.
Nachforderung nach Fristablauf
Eine Nachforderung, die erst nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist geltend gemacht wird, ist regelmäßig nicht mehr durchsetzbar. Das gilt auch dann, wenn die Abrechnung selbst fristgerecht erstellt, aber fehlerhaft war und erst später korrigiert wird. Eine Korrektur zu Lasten des Mieters nach Fristablauf ist grundsätzlich ausgeschlossen, eine Korrektur zugunsten des Mieters dagegen nicht.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen der ersten Abrechnung und einer korrigierten Abrechnung: Enthält die fristgerecht zugegangene Abrechnung formale oder inhaltliche Mängel, kann der Vermieter diese innerhalb der Zwölfmonatsfrist noch korrigieren. Nach Fristablauf ist eine Nachbesserung zu Lasten des Mieters nicht mehr möglich, auch wenn ursprünglich eine formell wirksame Abrechnung vorlag.
Abgrenzung zur Hausgeldabrechnung in der WEG
Für Wohnungseigentümer ist die Unterscheidung zwischen Betriebskostenabrechnung und Hausgeldabrechnung von Bedeutung. Die hier beschriebenen Fristen aus § 556 BGB gelten ausschließlich im Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter. Die Abrechnung der Verwaltung gegenüber der Eigentümergemeinschaft, also die Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 2 WEG, unterliegt eigenen Regeln ohne feste gesetzliche Abrechnungsfrist, jedoch mit der Pflicht der Verwaltung, die Abrechnung dem Beschluss der Eigentümerversammlung zeitnah vorzulegen.
Vermietende Eigentümer müssen daher zwei getrennte Abrechnungskreise im Blick behalten: die Jahresabrechnung der WEG als Grundlage für die eigene Kalkulation und die separate Betriebskostenabrechnung gegenüber dem eigenen Mieter, für die allein die Fristen des § 556 BGB gelten. Verzögerungen bei der WEG-Abrechnung entbinden nicht von der Pflicht, gegenüber dem Mieter fristgerecht abzurechnen.
Häufige Fragen
Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums, in der Regel also mit Ablauf des 31. Dezember eines Jahres, sofern das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum vereinbart ist.
Der Vermieter ist mit Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen. Ein Guthaben des Mieters bleibt davon unberührt und ist weiterhin auszuzahlen.
In der Regel nicht. Nach § 556 Abs. 3 Satz 6 BGB sind Einwendungen nach Ablauf von zwölf Monaten ab Zugang der Abrechnung ausgeschlossen, außer der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Nein. Die Jahresabrechnung nach § 28 WEG folgt eigenen Regeln ohne feste gesetzliche Frist wie in § 556 BGB. Sie betrifft das Verhältnis der Eigentümer untereinander, nicht das Mietverhältnis.
Zugunsten des Mieters ist eine Korrektur weiterhin möglich. Eine Korrektur zu Lasten des Mieters, etwa eine nachträglich erhöhte Nachforderung, ist nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist grundsätzlich ausgeschlossen.