Aufgaben der WEG-Verwaltung: Was gehört dazu, was nicht

Eine WEG-Verwaltung ist gesetzlich verpflichtet, die Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft umzusetzen, die laufende Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zu organisieren und die Gemeinschaft im Rahmen der ihr eingeräumten Vertretungsmacht nach außen zu vertreten. Was konkret dazugehört, ergibt sich vor allem aus § 18 WEG und § 27 WEG. Nicht dazu gehören eigenmächtige bauliche Entscheidungen, Rechtsberatung im Einzelfall oder die Regelung privater Streitigkeiten zwischen Eigentümern und Mietern. Die Grenze verläuft oft dort, wo ein Beschluss der Eigentümerversammlung erforderlich wäre.

Gesetzliche Grundlage: § 18 und § 27 WEG

Seit der WEG-Reform 2020 regelt § 18 WEG den Grundsatz, dass die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als Verband obliegt. Der Verwalter handelt dabei als deren Organ. § 27 WEG konkretisiert die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters: Er führt Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung durch, soweit sie von untergeordneter Bedeutung sind oder von der Versammlung beschlossen wurden, er nimmt Zahlungen entgegen und leistet Ausgaben aus den vorhandenen Mitteln, und er vertritt die Gemeinschaft gegenüber Dritten im Rahmen dieser Befugnisse.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen der laufenden, alltäglichen Verwaltung, die der Verwalter eigenständig erledigen darf, und Maßnahmen, die über den Rahmen ordnungsmäßiger Verwaltung hinausgehen. Für Letztere braucht er einen Beschluss nach § 19 WEG oder eine ausdrückliche Vollmacht der Eigentümerversammlung.

Kernaufgaben im laufenden Betrieb

Zum festen Aufgabenkreis gehört zunächst die Organisation der Eigentümerversammlung nach § 24 WEG: Einberufung, Erstellung der Tagesordnung, Leitung der Versammlung, Protokollierung und Umsetzung der gefassten Beschlüsse. Daneben verwaltet die Hausverwaltung das gemeinschaftliche Vermögen, führt die Bankkonten der Gemeinschaft und überwacht den Zahlungseingang der Hausgelder.

Ein weiterer Schwerpunkt ist die kaufmännische und technische Bewirtschaftung: Abschluss und Überwachung von Wartungsverträgen, Beauftragung kleinerer Reparaturen im Rahmen der laufenden Instandhaltung, Koordination von Dienstleistern wie Hausmeister oder Reinigungsfirma, sowie die Kontrolle, ob Versicherungsschutz und Betriebssicherheit gegeben sind.

Zur Rechnungslegung gehören der Vermögensbericht und die Erstellung des Wirtschaftsplans sowie der Jahresabrechnung nach § 28 WEG. Diese Unterlagen müssen den Eigentümern rechtzeitig vor der Beschlussfassung vorgelegt werden, damit der Beirat und die Eigentümer sie prüfen können.

• ✓Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung
• ✓Umsetzung gefasster Beschlüsse
• ✓Verwaltung der Gemeinschaftskonten und Zahlungsverkehr
• ✓Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung nach § 28 WEG
• ✓Beauftragung laufender Instandhaltungsmaßnahmen
• ✓Kommunikation mit Eigentümern, Dienstleistern und Behörden

Was nicht zu den Aufgaben gehört

Bauliche Veränderungen und größere Sanierungsmaßnahmen darf der Verwalter nicht eigenmächtig beauftragen. Hierfür ist nach § 20 WEG ein Beschluss der Eigentümerversammlung erforderlich, es sei denn, es handelt sich um eine unaufschiebbare Notmaßnahme zur Abwehr eines Schadens. Auch die Entscheidung über die Verwendung der Erhaltungsrücklage bleibt der Versammlung vorbehalten.

Individuelle Rechtsberatung ist ebenfalls kein Bestandteil der Verwaltertätigkeit. Der Verwalter kann Sachverhalte darstellen und auf Fristen hinweisen, eine rechtliche Bewertung einzelner Ansprüche, etwa bei Streit über Sondernutzungsrechte oder Schadensersatz, ist Sache eines Rechtsanwalts.

Streitigkeiten zwischen einzelnen Eigentümern oder zwischen Eigentümer und Mieter, etwa wegen Lärmbelästigung oder Nutzung des Gemeinschaftseigentums, gehören nicht zum originären Aufgabenbereich. Der Verwalter kann vermitteln, eine verbindliche Regelung setzt aber entweder eine Vereinbarung der Beteiligten oder eine gerichtliche Klärung voraus.

Auch die Verwaltung von Mietverhältnissen einzelner Eigentümer, also die klassische Mietshausverwaltung mit Betriebskostenabrechnung, Mieterkommunikation und Mietanpassung nach § 558 BGB, ist von der WEG-Verwaltung zu unterscheiden. Beide Leistungen werden häufig separat beauftragt und abgerechnet, etwa wenn ein Eigentümer zusätzlich eine Sondereigentumsverwaltung für seine vermietete Einheit in Anspruch nimmt.

Rolle des Verwaltungsbeirats

Der Beirat unterstützt die Eigentümergemeinschaft bei der Kontrolle des Verwalters, insbesondere bei der Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Versammlung. Er hat kein eigenständiges Weisungsrecht gegenüber dem Verwalter, kann aber Auskünfte verlangen und Einsicht in Verwaltungsunterlagen nehmen. Bei größeren Streitpunkten empfiehlt sich eine klare Abstimmung zwischen Beirat und Verwaltung, um Missverständnisse über Zuständigkeiten zu vermeiden.

Wenn Aufgaben nicht erfüllt werden

Erfüllt der Verwalter Pflichten aus § 27 WEG nicht oder mangelhaft, etwa bei verspäteter Jahresabrechnung oder unterlassener Beauftragung dringender Reparaturen, kann dies eine Pflichtverletzung des Verwaltervertrags darstellen. Die Gemeinschaft kann in schwerwiegenden Fällen die Abberufung nach § 26 Absatz 3 WEG beschließen, wonach ein wichtiger Grund die vorzeitige Abberufung ermöglicht. Ob im Einzelfall ein wichtiger Grund vorliegt, hängt von den konkreten Umständen ab und ist regelmäßig streitanfällig, sodass hierzu keine pauschale Aussage möglich ist.

Häufige Fragen