Amtsniederlegung der Hausverwaltung: Folgen für die WEG
Legt eine Hausverwaltung ihr Amt nieder, verliert die Wohnungseigentümergemeinschaft von diesem Zeitpunkt an ihr handlungsberechtigtes Organ nach § 9b WEG. Die Gemeinschaft bleibt zwar rechtsfähig und besteht unverändert fort, doch für Zahlungen, Vertragsabschlüsse und die Durchführung von Beschlüssen fehlt vorübergehend die zuständige Vertretung. Ob und wie schnell der Verwalter das Amt einseitig niederlegen darf, hängt vom Verwaltervertrag und vom Vorliegen eines wichtigen Grundes ab. Für die Gemeinschaft zählt vor allem, wer in der Übergangszeit handelt, was mit den Konten geschieht und wie zügig ein Nachfolger bestellt werden kann.
Amtsniederlegung ist etwas anderes als Abberufung
Das WEG-Recht unterscheidet seit der Reform 2020 klar zwischen der Organstellung des Verwalters und dem zugrunde liegenden Verwaltervertrag. § 26 WEG regelt in erster Linie die Abberufung durch die Eigentümer, die jederzeit auch ohne wichtigen Grund per Beschluss möglich ist. Die umgekehrte Konstellation, dass der Verwalter selbst sein Amt niederlegt, ist im Gesetz nicht ausdrücklich geregelt. In der Praxis wird überwiegend vertreten, dass eine einseitige Niederlegung nur aus wichtigem Grund zulässig ist, etwa bei nachhaltig gestörtem Vertrauensverhältnis, ausbleibender Vergütung oder gesundheitlichen Gründen auf Seiten des Verwalters. Ohne wichtigen Grund bleibt der Verwalter grundsätzlich an seinen Vertrag gebunden und macht sich bei vorzeitigem Ausscheiden schadensersatzpflichtig.
Der Verwaltervertrag selbst ist rechtlich ein Geschäftsbesorgungsvertrag im Sinne von § 675 BGB. Für seine Beendigung gelten damit auch die allgemeinen Kündigungsregeln, insbesondere das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund nach § 626 BGB. Enthält der Vertrag eine ordentliche Kündigungsmöglichkeit mit Frist, kann der Verwalter sich hierauf stützen, ohne dass es eines besonderen Grundes bedarf. Maßgeblich ist daher stets ein Blick in den konkreten Vertrag.
Wer handelt in der verwalterlosen Zeit
Fehlt ein Verwalter, verwaltet die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer sich nach § 18 Abs. 1 WEG grundsätzlich selbst, indem die Eigentümer per Beschluss entscheiden. Praktisch ist das nur eingeschränkt tauglich, da viele laufende Geschäfte – Rechnungen bezahlen, Handwerker beauftragen, Post bearbeiten – eine tägliche Handlungsfähigkeit voraussetzen, die eine Eigentümergemeinschaft ohne Organ nicht ohne Weiteres leisten kann.
Der Verwaltungsbeirat übernimmt in dieser Phase keine Vertretungsbefugnis im Außenverhältnis, kann aber nach § 24 Abs. 3 WEG die Eigentümerversammlung einberufen, wenn kein Verwalter vorhanden ist. Das ist regelmäßig der erste und wichtigste Schritt: Die Versammlung muss so schnell wie möglich zusammentreten, um einen neuen Verwalter zu bestellen oder zumindest eine Übergangslösung zu beschließen, etwa die befristete Beauftragung einer anderen Hausverwaltung mit einzelnen dringenden Aufgaben.
Folgen für Konten und laufende Verträge
Die Bankvollmacht des ausscheidenden Verwalters für die Gemeinschaftskonten erlischt mit dem Ende seiner Organstellung, während die Konten selbst auf die Gemeinschaft laufen und bestehen bleiben. In der Übergangszeit kann es dazu kommen, dass niemand mehr verfügungsberechtigt ist, bis ein neuer Verwalter bestellt und der Bank gegenüber legitimiert ist. Banken verlangen dafür üblicherweise den Bestellungsbeschluss und einen aktuellen Grundbuchauszug oder eine Eigentümerliste.
Laufende Verträge der Gemeinschaft, etwa mit Versorgern, Hausmeisterdiensten oder Versicherungen, werden von der Amtsniederlegung nicht automatisch berührt, da sie im Namen der teilrechtsfähigen Gemeinschaft geschlossen wurden. Problematisch wird es jedoch, wenn Rechnungen fällig werden oder Fristen laufen, etwa bei Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnungen oder bei Mängelanzeigen an Handwerker, für die niemand mehr zeichnungsberechtigt ist. Eigentümer sollten in dieser Phase besonders auf Fristen achten und den Beirat oder einzelne bevollmächtigte Eigentümer mit dringenden Handlungen betrauen.
Neubestellung und Notlösungen
Die Bestellung eines neuen Verwalters erfolgt durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung nach § 26 Abs. 1 WEG. Bis zur Beschlussfassung kann es je nach Ladungsfristen mehrere Wochen dauern, während derer die Gemeinschaft faktisch ohne handlungsfähiges Organ dasteht. Ist die Lage dringlich, etwa weil ein Schaden am Gemeinschaftseigentum sofortiges Handeln erfordert, kommt eine gerichtliche Bestellung eines Notverwalters im Wege der einstweiligen Verfügung in Betracht. Diese Möglichkeit ist im WEG nicht ausdrücklich geregelt, wird in der Praxis aber von einzelnen Gerichten anerkannt, wenn die Gemeinschaft anderweitig nicht rechtzeitig handlungsfähig ist. Da die Rechtslage hierzu nicht einheitlich ist, empfiehlt sich vorab anwaltliche Beratung.
In vielen Fällen erklärt sich der scheidende Verwalter bereit, gegen anteilige Vergütung übergangsweise die dringendsten Aufgaben weiterzuführen, bis ein Nachfolger gefunden ist. Das ist keine rechtliche Pflicht, in der Praxis aber häufig im Interesse aller Beteiligten, um Schäden von der Gemeinschaft abzuwenden.
Übergabe und Ansprüche gegenüber dem scheidenden Verwalter
Der ausscheidende Verwalter bleibt aus dem Geschäftsbesorgungsverhältnis nach §§ 666, 667 BGB zur Rechenschaft und zur Herausgabe verpflichtet. Das betrifft insbesondere die vollständige Verwaltungsunterlagen, Kontoauszüge, Verträge, Schlüssel und ein etwaiges Guthaben auf den von ihm geführten Konten. Verzögert der Verwalter die Übergabe, kann die Gemeinschaft die Herausgabe zivilrechtlich durchsetzen.
Die Vergütung des scheidenden Verwalters endet grundsätzlich mit dem tatsächlichen Ende seiner Tätigkeit, sofern der Vertrag nichts anderes vorsieht. Bereits erhaltene Vorauszahlungen für Zeiträume nach Vertragsende sind zurückzuerstatten. Zur Vermeidung von Streit empfiehlt sich eine schriftliche Übergabebestätigung, in der Stichtag, übergebene Unterlagen und Kontostände dokumentiert werden.
Häufige Fragen
Nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes im Sinne von § 626 BGB oder wenn der Verwaltervertrag eine entsprechende Kündigungsmöglichkeit vorsieht. Ohne einen dieser Gründe bleibt der Verwalter vertraglich gebunden und haftet bei vorzeitigem Ausscheiden für dadurch entstehende Schäden.
Solange kein neuer Verwalter bestellt ist, muss die Gemeinschaft selbst handeln, etwa durch einen Beschluss, der einzelne Eigentümer oder den Beirat zur Vornahme dringender Zahlungen ermächtigt. Ohne eine solche Regelung entsteht schnell eine Handlungslücke.
Das Konto bleibt bestehen, da es auf die Gemeinschaft läuft. Die Verfügungsbefugnis des bisherigen Verwalters erlischt jedoch, sodass die Bank erst nach Bestellung eines neuen Verwalters und entsprechendem Nachweis wieder Verfügungen zulässt.
Ja, er ist nach §§ 666, 667 BGB zur unverzüglichen Rechenschaft und Herausgabe verpflichtet. Bei Verzögerung kann die Gemeinschaft die Herausgabe gerichtlich durchsetzen.
In dringenden Fällen wird das in der Praxis vereinzelt über eine einstweilige Verfügung ermöglicht, eine ausdrückliche gesetzliche Regelung im WEG gibt es dafür jedoch nicht. Die Rechtslage ist einzelfallabhängig, weshalb rechtliche Beratung sinnvoll ist.