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Abgrenzung in der Jahresabrechnung: was gilt

Eine Abgrenzung, also die periodengerechte Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zu dem Wirtschaftsjahr, in dem sie wirtschaftlich entstanden sind, ist in der WEG-Jahresabrechnung grundsätzlich nicht zulässig. Maßgeblich ist stattdessen das Zufluss-/Abfluss-Prinzip: Eine Zahlung wird dem Jahr zugeordnet, in dem sie tatsächlich geflossen ist, unabhängig davon, für welchen Zeitraum sie wirtschaftlich gedacht war. Eine einzige gesetzlich anerkannte Ausnahme betrifft die Heiz- und Warmwasserkosten.

Das Zufluss-/Abfluss-Prinzip als Grundlage

Die Jahresabrechnung nach § 28 WEG ist keine Bilanz. Sie stellt keine Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungsposten oder sonstige periodengerechten Korrekturen dar, wie sie im kaufmännischen Rechnungswesen üblich sind. Erfasst wird allein, welche Zahlungen im jeweiligen Kalenderjahr tatsächlich auf den Konten der Gemeinschaft eingegangen oder von ihnen abgeflossen sind.

Das hat praktische Konsequenzen, die auf den ersten Blick unbefriedigend wirken können. Wird beispielsweise ein Versicherungsbeitrag vom Versicherer verspätet abgebucht und der Abbuchungszeitpunkt fällt erst ins Folgejahr, kann dieser Betrag nicht mehr in der Jahresabrechnung des ursprünglichen Jahres berücksichtigt werden. Er erscheint vollständig im Jahr des tatsächlichen Abflusses, auch wenn dadurch in diesem Jahr rechnerisch zwei Jahresbeiträge für dieselbe Versicherung verteilt werden.

Auch Nachzahlungen von Wohnungseigentümern folgen diesem Prinzip. Zahlt ein Eigentümer im Januar rückständige Hausgelder für Monate des Vorjahres nach und versieht die Überweisung mit einem entsprechenden Verwendungszweck, ändert das nichts an der bereits abgeschlossenen Jahresabrechnung des Vorjahres. Die Tilgungsbestimmung des Eigentümers hat lediglich schuldrechtliche Wirkung im Verhältnis zur Gemeinschaft, sie kann die abrechnungstechnische Zuordnung zum Zahlungsjahr nicht verändern.

Die Ausnahme: Heiz- und Warmwasserkosten

Eine Durchbrechung des Jährlichkeitsprinzips ist ausschließlich bei den Heiz- und Warmwasserkosten anerkannt. Grund dafür sind die Vorgaben der Heizkostenverordnung zur verbrauchsabhängigen Abrechnung, die einen eigenen, oft vom Kalenderjahr abweichenden Abrechnungszeitraum vorsehen können. Für alle übrigen Kostenpositionen einer Jahresabrechnung, etwa Hausmeisterkosten, Versicherungen, Wasser- und Abwassergebühren oder Instandhaltungsaufwendungen, verbleibt es strikt beim Zufluss-/Abfluss-Prinzip.

Diese Sonderstellung der Heizkosten wird in der obergerichtlichen Rechtsprechung ausdrücklich als Ausnahme und nicht als allgemeines Vorbild behandelt. Eine Übertragung auf andere Kostenarten, etwa mit dem Argument, eine verspätet gebuchte Müllgutschrift betreffe wirtschaftlich das Vorjahr, ist damit nicht möglich.

Keine Beschlusskompetenz für Abgrenzungen

Wohnungseigentümer können in der Versammlung nicht wirksam beschließen, bestimmte Abgrenzungen zuzulassen, auch nicht einstimmig. Der Eigentümerversammlung fehlt hierfür schlicht die Beschlusskompetenz, weil das Abrechnungsprinzip gesetzlich vorgegeben ist und nicht zur Disposition der Gemeinschaft steht. Ein entsprechender Beschluss wäre nichtig, nicht nur anfechtbar, sodass ihn auch der Verwaltungsbeirat nicht durch eine geschickte Formulierung retten kann.

Ob eine Abgrenzung ausnahmsweise über eine Vereinbarung aller Eigentümer, also außerhalb der Mehrheitsentscheidung der Versammlung, wirksam vereinbart werden könnte, ist in der Praxis nicht abschließend geklärt und wird unterschiedlich beurteilt. Wer diesen Weg erwägt, sollte sich bewusst sein, dass er rechtlich unsicher ist und im Streitfall vom Gericht verworfen werden kann.

Bedeutung für private Vermieter

Für Eigentümer, die ihre Wohnung vermieten, entsteht dadurch ein Spannungsfeld zur Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter. Während die WEG-Jahresabrechnung strikt nach Zahlungsjahr arbeitet, verlangt § 556 BGB gegenüber dem Mieter eine Abrechnung, die dem tatsächlichen Abrechnungszeitraum zugeordnete Kosten enthält und innerhalb der gesetzlichen Frist zu erstellen ist. Wird eine Kostenposition in der WEG-Abrechnung erst im Folgejahr erfasst, weil die Zahlung verspätet floss, kann dies dazu führen, dass diese Position in der Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter für das betreffende Jahr fehlt oder erst später nachgeholt werden muss.

Vermietende Eigentümer sollten deshalb bei der Erstellung ihrer eigenen Betriebskostenabrechnung nicht ungeprüft die Zahlen der WEG-Jahresabrechnung übernehmen, sondern prüfen, ob eine Kostenposition dem richtigen Abrechnungsjahr im Verhältnis zum Mieter zugeordnet ist. Dies kann eine eigene, vom WEG-Rhythmus unabhängige Zuordnung erfordern.

Folgen einer fehlerhaften Abgrenzung

Enthält eine Jahresabrechnung tatsächlich unzulässige Abgrenzungen, etwa weil Kosten willkürlich einem anderen Jahr zugeordnet wurden, ist der zugehörige Genehmigungsbeschluss der Eigentümerversammlung anfechtbar. Die Anfechtungsfrist und die formalen Anforderungen an die Klage sind zu beachten. Wird ein solcher Genehmigungsbeschluss gerichtlich für ungültig erklärt und wehrt sich die unterlegene Seite mit einem Rechtsmittel, bemisst sich der wirtschaftliche Wert dieses Rechtsmittels nach dem Nennbetrag der Jahresabrechnung ohne den Anteil des klagenden Eigentümers; stützt sich die Klage auf Einwendungen gegen die gesamte Abrechnung, ist für den Streitwert grundsätzlich der hälftige Nennbetrag maßgeblich (BGH, Beschluss vom 09.02.2017, Az. V ZR 188/16). Diese Grundsätze zeigen, dass eine fehlerhafte Abrechnung nicht nur inhaltlich, sondern auch finanziell Folgen für alle Beteiligten haben kann.

In der laufenden Verwaltung lässt sich das Risiko am ehesten dadurch begrenzen, dass Zahlungsvorgänge zeitnah verbucht und Zahlungseingänge und -ausgänge sauber dem tatsächlichen Kalenderjahr zugeordnet werden. Wir erstellen die Jahresabrechnung nach diesem gesetzlich vorgegebenen Prinzip und liefern sie zusammen mit dem Wirtschaftsplan bis Ende Mai des Folgejahres; ein fester Objektbetreuer steht dabei als Ansprechpartner für Rückfragen zur Verfügung.

Häufige Fragen

Dürfen Eigentümer per Beschluss festlegen, dass bestimmte Kosten periodengerecht abgegrenzt werden?

Nein. Der Eigentümerversammlung fehlt hierfür die Beschlusskompetenz, ein solcher Beschluss wäre nichtig, unabhängig vom Mehrheitsverhältnis bei der Abstimmung.

Was passiert, wenn eine Rechnung verspätet abgebucht wird und erst im Folgejahr abfließt?

Die Zahlung wird dem Jahr des tatsächlichen Abflusses zugeordnet. Das kann dazu führen, dass in diesem Jahr rechnerisch zwei Jahresbeiträge für dieselbe Position anfallen.

Gilt das Zufluss-/Abfluss-Prinzip auch für Heizkosten?

Nein, hier gilt eine anerkannte Ausnahme. Aufgrund der Vorgaben der Heizkostenverordnung ist eine Durchbrechung des Jährlichkeitsprinzips bei Heiz- und Warmwasserkosten möglich, bei allen anderen Kostenarten nicht.

Wirkt sich das strikte Zahlungsjahr-Prinzip auf meine Nebenkostenabrechnung als Vermieter aus?

Ja. Die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter nach § 556 BGB verlangt eine periodengerechte Zuordnung, die von der Zufluss-/Abfluss-Logik der WEG-Jahresabrechnung abweichen kann. Eine ungeprüfte Übernahme der WEG-Zahlen birgt hier Risiken.

Kann ich eine Jahresabrechnung wegen einer unzulässigen Abgrenzung anfechten?

Ja, der Genehmigungsbeschluss der Versammlung ist grundsätzlich anfechtbar, wenn die Abrechnung fehlerhafte Abgrenzungen enthält. Fristen und Kostenrisiken sollten dabei im Einzelfall geprüft werden.

Herangezogene Entscheidungen

KG Berlin, Beschluss vom 25.02.2004, Az. 24 W 285/01
BGH, Beschluss vom 09.02.2017, Az. V ZR 188/16
KG Berlin, Beschluss vom 26.06.2002, Az. 24 W 309/01